Mientras la inversión global en transformación digital sigue rompiendo récords, muchas compañías aún luchan con sistemas desconectados que frenan su potencial. De hecho, se espera que esa inversión alcance los 4.46 mil millones de dólares en 2030, según datos de Mordor Intelligence.

La solución no es simplemente digitalizar lo que ya se hace, sino transformar cómo se realizan las tareas. Oracle NetSuite es una plataforma que moderniza y orquesta la automatización inteligente de tus procesos clave. En este artículo, te explicamos cómo esta herramienta resuelve los problemas de raíz y cuál es el camino correcto para su adopción.

Ineficiencias comunes que frenan a tu empresa

Antes de hablar de la solución, identifiquemos los síntomas de una falta de transformación digital real:

Gestión financiera ineficiente

Los cierres mensuales eternos y la dependencia de procesos manuales aumentan el riesgo de errores contables. Entorpeciendo el flujo de trabajo y dañando la relación con proveedores y colaboradores.

Silos de información y departamentos desconectados 

Cuando el equipo de ventas, operaciones y servicio al cliente utilizan sistemas diferentes que no hablan entre sí, se crean barreras invisibles. Algo que lleva a los empleados a capturar la misma información múltiples veces en distintos sistemas, duplicando el trabajo y aumentando la posibilidad de inconsistencias. 

Si ventas no sabe si el cliente tiene crédito bloqueado por el área de finanzas, o si servicio al cliente no puede ver el estatus de un envío en tiempo real, la operación se vuelve lenta y conflictiva.

Ciclos de pedido a cobro lentos 

La velocidad lo es todo. Una ineficiencia crítica es la demora que existe desde que un cliente confirma un pedido hasta que el dinero entra en la cuenta de la empresa. Si el proceso de aprobar el pedido, convertirlo en orden de despacho, generar la guía y emitir la factura requiere intervenciones manuales o correos electrónicos internos, el flujo de efectivo se estanca. Esta lentitud no solo afecta la liquidez, sino que frustra al cliente que espera una experiencia de compra ágil.

Inventarios ciegos

Sin una visión unificada, mantener un seguimiento preciso del stock es imposible. Esto deriva en vender productos sin existencia, sobre-stock innecesario o mala comunicación con ventas.

Análisis de datos fragmentado

La imposibilidad de generar informes en tiempo real impide la toma de decisiones ágil. Si tus reportes financieros son una autopsia del mes pasado en lugar de un diagnóstico en tiempo real, tu empresa está operando a ciegas.

Beneficios clave de la transformación digital con NetSuite

La implementación de NetSuite es una solución ERP nacida completamente en la nube. A diferencia de los sistemas on-premise antiguos, sus recursos se alojan en servidores seguros accesibles vía internet, lo que democratiza la tecnología de nivel empresarial.

Al decidir implementar Oracle NetSuite, obtienes beneficios inmediatos:

• Visión 360° en tiempo real: Accede a datos unificados de ventas, finanzas e inventario en un solo panel, permitiendo decisiones informadas al instante.
• Reducción de costos operativos: La automatización elimina la duplicidad de tareas y reduce drásticamente los errores humanos que cuestan dinero.
• Escalabilidad nativa: La plataforma crece contigo. Puedes añadir nuevas subsidiarias, monedas o líneas de negocio sin cambiar de software.
• Actualizaciones automáticas: Al estar en la nube, todos los usuarios están siempre en la misma versión, eliminando los costosos proyectos de actualización de infraestructura física.

¿Qué implica realmente una implementación NetSuite?

A menudo existe la idea errónea de que un ERP se instala tan fácil como dar clic a un botón. La realidad es que la implementación NetSuite es un proceso sistemático de configuración, migración de datos y despliegue.

NetSuite es como un lienzo en blanco de alto potencial. La implementación es el arte de pintar tu lógica de negocio específica en ese lienzo para que el sistema se comporte exactamente como tus equipos de finanzas y operaciones necesitan.

La Metodología SuiteSuccess para acelerar el valor

Para evitar empezar desde cero, Oracle desarrolló SuiteSuccess, una metodología de implementación diseñada para agilizar la adopción del sistema.

En lugar de preguntar: «¿Qué quieres construir?», SuiteSuccess ofrece una solución preconfigurada basada en las mejores prácticas de tu industria, ya sea manufactura, software, retail, etc. Incluye dashboards, roles de usuario, KPIs e informes preestablecidos que han funcionado para miles de empresas similares a la tuya. Esto permite que el enfoque del proyecto sea la adopción y el valor inmediato, en lugar de una ingeniería interminable.

Fases críticas para una implementación exitosa

Ya sea que utilices un enfoque ágil como SuiteSuccess o uno tradicional, una implementación NetSuite profesional debe cubrir etapas innegociables para garantizar el éxito:

1. Descubrimiento y BRD: Antes de configurar nada, se debe crear el Documento de Requisitos de Negocio o BRD. Este es el plano arquitectónico del proyecto. Si un requerimiento no está escrito aquí, no existe en el alcance.
2. Configuración y construcción: Los consultores configuran el entorno basándose en el BRD. El objetivo es lograr un producto mínimo viable que cubra tus procesos centrales de manera funcional.
3. Estrategia de migración de datos: No intentes migrar todo tu historial transaccional de años anteriores. La mejor práctica es migrar solo los datos maestros. O sea, información de clientes, proveedores, artículos y los saldos iniciales. Mantén tu sistema legado como consulta histórica, esto ahorrará semanas de limpieza de datos y presupuesto.
4. Pruebas de aceptación de usuario: Este es el ensayo general. Tu equipo debe realizar operaciones reales en un entorno de prueba. El proyecto no puede salir en vivo hasta que los usuarios clave validen que el sistema soporta su operación diaria.
5. Gestión del cambio y capacitación: El mejor software del mundo fallará si tu equipo no sabe usarlo. La capacitación no debe ser genérica, sino basada en roles. El almacenista necesita un entrenamiento muy diferente al del contralor.

Consejos de experto: Lo que nadie te dice antes de empezar

Para asegurar que tu inversión en implementar Oracle NetSuite tenga el retorno esperado, considera las realidades del ecosistema:

No subestimes el rol del administrador

NetSuite es un organismo vivo que requiere mantenimiento diario, ajustes de flujos, gestión de usuarios, nuevos reportes y más. Creer que puedes operar sin un administrador del sistema, ya sea interno o externo,es un error costoso a largo plazo.

El compromiso del equipo interno

La implementación no es un proyecto de TI, es un proyecto de toda la empresa. Requiere que tus líderes de área dediquen tiempo a definir procesos y realizar pruebas. Si se delega todo a un tercero sin supervisión interna, la adopción será baja.

Calidad sobre cantidad en los datos

Limpia tus datos antes de subirlos. Un ERP nuevo no arreglará una base de datos de clientes duplicados o códigos de artículos desordenados. Para tener procesos óptimos, la información de la compañía debe estar completa, organizada y limpia. La transformación digital no es el futuro, es el estándar actual. Implementar Oracle NetSuite te permite dejar de preocuparte por la infraestructura tecnológica y enfocarte en lo que realmente importa; la estrategia y el crecimiento de tu negocio.

Posiciona a tu empresa en lo más alto y permite que la vanguardia tecnológica sea parte de tus operaciones. Reduce costos, optimiza la eficiencia y obtén claridad total.

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Corposuite | Netsuite México

Por lo tanto, es de vital importancia que la empresa cuente con un inventario ordenado, bien administrado, que no genere problemas internos, estrés innecesario ni mucho menos que vaya en detrimento de la buena atención al cliente.

Implementar un sistema de control de inventarios optimizado es, además, una razón suficiente y poderosa para no generar gastos sorpresa e innecesarios.

Contar con un sistema ERP para llevar adelante esta tarea se vuelve cuestión básica para aquellas empresas que buscan la excelencia. Es por eso que en este artículo te vamos a presentar los 6 pasos para implementar un sistema de control de inventarios a fin de que sirva como guía para los negocios que aún no cuentan con un sistema tal, o que no han logrado hacer que el control sea lo más eficiente posible.

Como dato, si te das una vuelta y revisas la última entrada publicada en nuestro blog, verás que abordamos los beneficios que trae consigo contar con sistema eficiente que administre y controle el inventario. Con la entrega de hoy buscamos enriquecer el material para brindar una visión completa sobre este tema, donde un software ERP se vuelve pieza clave.

1.  DARLE ORDEN Y ORGANIZACIÓN AL INVENTARIO

Podría parecer algo lógico, pero si no comenzamos por lo básico como es la organización y clasificación de todos los productos que conforman el inventario, difícilmente llegaremos a lograr una implementación exitosa. 

El primer paso será catalogar y organizar nuestro inventario para tener una visión completa de nuestros productos, comprobar existencias y sobre todo conocer su condición (si es que no están repetidos) y su ubicación para que sea mucho más fácil su manejo.

Esta información nos servirá como base para poder seguir adelante con los demás pasos en la implementación de un sistema de control, donde herramientas como NetSuite ERP podrían hacer la diferencia. Casi al final de este artículo platicaremos el por qué.

2. CLASIFICAR

Una vez que el inventario ha sido organizado y ya se sabe a ciencia cierta cuáles son los productos, las existencias y su ubicación, es momento de clasificar el catálogo en aquellas categorías principales que brindarán una visión más amplia de todo cuanto se tiene para gestionarlo mejor.

Nosotros, proponemos tres categorías que obedecen a las que una herramienta como NetSuite ERP ofrece como sistema de control: productos de alta rotación, productos temporales y productos sobre pedido (o conocidos también como productos especiales).

Te puede interesar: ¿Cuáles son los métodos de valuación de inventarios?

Los productos de alta rotación son los que se venden con relativa facilidad durante todo el año y no dependen de temporadas o momentos especiales. Son los productos top de nuestro catálogo y los que nunca pueden faltar en el stock, porque suelen representar las ganancias más altas. Después tenemos los productos temporales, que como su nombre lo indica, son adquiridos o buscados en momentos específicos del año. Su nivel de venta no es constante por lo que brindan más flexibilidad a la hora de las compras con los proveedores. Por último, están los productos especiales o bajo pedido, donde podemos incluir aquellos productos que quizá no forman parte del catálogo, sino que se ordenan al proveedor una vez que el cliente los ha solicitado, no antes, pues jamás se tendrá la plena certeza de cuándo se venderán.

Contar con una plataforma como un software ERP que sea capaz de hacer esta clasificación de forma más rápida y que siempre tendrá en vista sobre todo los productos de alta rotación -sin margen de error- puede ahorrar horas de trabajo.

3. DEFINIR LOS DÍAS DE COMPRAS DE INVENTARIO

Los días de compras de inventario no es otra cosa que fijar fechas o períodos precisos de tiempo en los que el departamento de compras de la empresa u organización tiene que hacer sus pedidos correspondientes a los proveedores para abastecer el almacén y mantener activo al inventario.

Existen dos factores a tener en cuenta al momento de definir las fechas: por un lado conocer cuáles son los tiempos de entrega del proveedor y por otro cuál es la frecuencia de compra de tal o cual producto.

4. CALCULAR NIVELES DE STOCK

Unido al paso anterior, calcular niveles de stock, es decir, los máximos, mínimos y puntos de re-orden de tu inventario es el cuarto paso de cara a una sistematización más controlada del mismo.

El stock máximo nos dice cuál es la cantidad mayor permitida de un producto específico en el inventario, tomando como referencia su frecuencia de compra. Esto se hace con el fin de jamás permitirse tener “0” existencia de ese producto, máxime si es un producto de alta rotación.

El stock mínimo de un producto, por su parte, es la cantidad mínima necesaria que debe existir de un producto para evitar el desabasto.

Y por último el punto de re-orden se refiere al nivel de existencias en donde ya es necesario levantar un pedido al proveedor. Esta cantidad se obtiene promediando los máximos y mínimos del producto.

Si se busca automatización en estos cálculos y echar mano de una herramienta tecnológica que lo haga sin equivocaciones, siempre se podrá contar con un sistema ERP, la plataforma que incluye un módulo especial para la gestión de inventarios.

5. VERIFICAR LA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO

Como en cualquier tipo de sistema, la verificación de la información es paso fundamental dentro de todo proceso para comprobar si los datos obtenidos cuadran con la realidad, en este caso con el stock de productos.

Verificar la información que nos arroja un control manual de inventarios -donde no se aprovechan los recursos tecnológicos como un sistema ERP puede traer serias dificultades. En cambio cuando la información sobre existencias, máximos y mínimos proviene de una fuente única, integral y confiable como NetSuite ERP, el sistema ideal para el control de inventarios, se podrá tener la certeza de que los datos coinciden con la realidad.

6. ACTUALIZACIÓN CONTINUA

Como todo en la vida, también el comportamiento de un almacén, del stock o inventario, suele cambiar. Esto obliga a empresas y organizaciones a mantenerse siempre actualizados, inclusive en su inventario. Hay productos que pueden estancarse. Quizá de un mes a otro la demanda de otro producto baja de forma inexplicable y será necesario darle de baja del catálogo. O bien, también de un día a otro cierto producto puede experimentar una éxito rotundo y no se puede permitir su desabasto.

El trabajo de actualización continua de la información puede hacerse en diferentes momentos del año con la única finalidad de estar siempre tranquilos, confiando que la información del inventario es la correcta y no va a causar problemas ni pondrá en entredicho el futuro del negocio.

EL CONTROL MÁS PRECISO DE INVENTARIOS SOLO CON NETSUITE ERP

Implementar un sistema efectivo para mejorar el control y la administración de cualquier tipo de inventario de productos es una realidad con NetSuite, el sistema ERP de Oracle que más que un sistema es una poderosa herramienta para lograr el éxito de las empresas. Es un software integrado totalmente en la nube y desde allí ofrece el mejor control de inventarios desde cualquier lugar, únicamente teniendo acceso a internet desde un dispositivo móvil. ¡Todo en tiempo real, sin complicaciones!

Agenda una demo para que conozcas más de cerca cómo funciona la plataforma y las grandes ventajas que tiene su implementación.