¿Sabes cuál es el factor principal para que un sistema ERP funcione?

Implementar un sistema de gestión ERP es una tarea que se debe realizar con responsabilidad y con un plan bien establecido. Esto se debe a que se trata de un software que influye en gran medida en la resolución de muchos problemas operativos y financieros Además, ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en datos precisos de la empresa.

El papel que juega un ERP dentro de una empresa así como la inversión económica y de tiempo para su implementación, lleva a los directores de las empresas a pensar cuál es el factor clave para que un sistema ERP funcione en su empresa. Siempre se quiere estar seguro de que la inversión en un ERP se realice con éxito.

En este artículo te hablaremos de los factores clave para que un ERP funcione en tu empresa, así como cuál es el más importante a nuestra consideración.

¿Cuál es el factor principal para que un ERP funcione?

Contar con un buen consultor es el principal factor para que un ERP funcione dentro de tu empresa. Son los profesionales en soluciones ERP los que te ayudarán a definir muchos de los aspectos esenciales para lograr una correcta implementación, como la selección del mejor sistema con la relación mejor precio-calidad.

Además, el consultor te ayudará a definir las herramientas, mejor conocidos como módulos del ERP para cubrir las necesidades de cada departamento de tu empresa. El ERP debe ser capaz de cubrir tus procesos como un correcto control de inventarios, facturación en línea o el análisis financiero en tiempo real y muchas más funcionalidades.

Es importante asegurarnos primero sobre la experiencia y el profesionalismo de los consultores del sistema de gestión. La experiencia así como casos de éxito son una carta de presentación real. El equipo encargado de implementar un sistema ERP en tu empresa debe contar con experiencia y conocimiento en el sector de tu negocio para asegurarse que los procesos se realicen de manera exitosa.

La clave del éxito es que el trabajo se lleve a cabo por expertos en el tema para que así, en ningún momento del proceso, se ponga en peligro la seguridad de la organización ni el manejo de sus datos confidenciales y delicados.

Si ya tienes claro que tener un software ERP es hoy por hoy lo que necesita tu organización para llegar al siguiente nivel, siempre será recomendable hacer la implementación de la mano de profesionales como Coporsuite.

Aunque se tengan los recursos y la experiencia en el uso de algún sistema del tipo, que sea similar a un determinado ERP, nada como acudir a los expertos que además de ofrecer el entrenamiento necesario para operar la herramienta; también acompañan a la organización durante todo el fases de implementación.

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Aspectos esenciales para que un ERP funcione

Ahora la pregunta es, ¿cuáles son los aspectos esenciales para lograr una correcta implementación de un ERP y que funcione de forma rentable para tu empresa? Se trata de los puntos que un consultor es encargado de solucionar. Por ejemplo, definir los alcances y necesidades de la empresa, elegir un proveedor adecuado o asegurarse de contar con un buen servicio de soporte. Vemos cada aspecto por separado:

El alcance de la empresa. Como punto de partida, a la hora de considerar una alternativa, es necesario tomar en cuenta el tamaño de la empresa. Al igual que la proyección y expectativas respecto a su crecimiento. Esto debido a la relación de funcionalidad y factibilidad. A pesar de que casi todos los servicios ERP son escalables, es importante que la empresa tenga presente su punto de partida.
- Pymes o pequeñas empresas. Los requerimientos para este tipo de emprendimientos suele ser mínimo, debido a que se trata de negocios con pocas expectativas de crecimiento. En este sentido, soluciones estandarizadas y de baja inversión suelen ser útiles.
- Medianas empresas. Las empresas con aspiración de crecimiento en el mediano plazo requieren de servicios escalables. No obstante, el software debe carecer de complejidad.
- Grandes empresas. Para este tipo de compañías es requerido un nivel de personalización mucho más alto, por lo que es necesaria la implementación de sistemas complejos. Además, que evolucionen con el crecimiento de la organización.
Experiencia del proveedor. Se debe de considerar uno de los aspectos más relevantes en el proceso de selección de una solución ERP. En esta misma línea, es importante evaluar la experiencia de los proveedores. Para ello, se requiere que el mismo tenga la más amplia experiencia en el sector o rubro donde se desarrolle tu empresa.

Si bien es cierto, no es posible encontrar un software ERP específico para cada empresa; sí se puede adquirir una solución que permita una amplia personalización. Para ello es crucial encontrar un proveedor que entienda los requerimientos de la empresa y se pueda adaptar a sus necesidades.

Compatibilidad de servicios. Para todo sistema ERP la interconectividad se considera una característica fundamental. Aún más, si se trata de una empresa con una gran planificación administrativa y alcance comercial. En este sentido, es necesario evaluar la compatibilidad del sistema de gestión ERP con las herramientas esenciales externas relativas al proceso operativo.

De esta manera, según sea el rubro de la empresa, se pueden tener en cuenta los siguientes puntos:

- Gestión de bases de datos y servicios web. Se trata de una característica importante para los e-commerce. Es relevante entonces, la gestión de inventarios y los procesos automatizados con la centralización de las bases de datos.
- Servicios de facturación. Por lo general, todo negocio tiene la obligación legal de emitir comprobantes o facturas. En este sentido, se requiere de un ERP que unifique la función de facturación.
Seguimiento por parte del proveedor y usabilidad. Implementar una solución ERP por primera vez requiere de un proceso de formación para el usuario final. Esto quiere decir que es necesaria una fase de interiorización operativa, es decir un programa de formación para el personal que se beneficiará del mismo.

De esta manera, se garantiza el mejor uso para con el software de gestión. Asimismo, proporcionar mejoras de manera constante para la optimización de las funciones del ERP a través del tiempo.

Escalabilidad. La escalabilidad es una característica crucial para todo ERP, en especial si se trata de una empresa con proyección de crecimiento. En este sentido, se debe evaluar elementos como capacidad escalable, rendimiento y la velocidad del sistema de gestión ERP.

Cuando se trata de un ERP basado en la nube, este tipo de información puede ser un factor decisivo entre la factibilidad y funcionalidad de la plataforma. Es por ello, que se hace importante estudiar este tipo de prestaciones durante el proceso de selección del proveedor.

Estructura modular. Un factor esencial para que una solución ERP funcione en tu empresa es que el sistema sea modular. Como ya hemos mencionado, el sistema de gestión ERP a implementar debe adaptarse a las necesidades de la empresa.

Es por ello que se hace significativo que la plataforma pueda ajustarse de manera ideal a la estructura administrativa de la compañía. Es decir, que la organización y configuración modular del software se asemeje a su estructura departamental. Cabe destacar que no existe un ERP particular para cada empresa. Sin embargo, se debe seleccionar un proveedor con la capacidad de integrar progresivamente el ERP al modo de gestión de la empresa.

Características informáticas. Los aspectos informáticos también son parte esencial del proceso de evaluación para toda solución ERP. Sobre todo si se trata de grandes compañías, que requieren necesidades mucho más particulares y específicas. En estos casos necesitas de herramientas programadas, lenguajes robustos y funciones extendidas. En este aspecto se deben tener en cuenta elementos como los siguientes:
- Niveles de seguridad. Es una característica crucial y de gran importancia, ya que se debe garantizar la privacidad y la integridad de la información.
- Soporte. El soporte posventa es un factor relacionado tanto con la seguridad como la escalabilidad. Es por ello, que el proveedor debe brindar prestaciones como el mantenimiento del sistema de gestión ERP implementado.

Elegir la solución ERP indicada. Se trata de un paso estratégico que impacta directamente en la eficiencia y competitividad de una empresa. Un sistema alineado a las necesidades del negocio facilita la integración de procesos, mejora la toma de decisiones y asegura un crecimiento sostenible.

Seleccionar correctamente un ERP también evita costos innecesarios y riesgos de implementación fallida. Una elección informada permite aprovechar al máximo los recursos, optimizar la productividad y garantizar que la tecnología respalde los objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Involucra al equipo de trabajo. Un ERP no solo transforma sistemas, también modifica procesos y roles de trabajo. Preparar a los colaboradores y sobre todo a los líderes de cada área.

Ofrecer capacitación y comunicar los beneficios del proyecto reduce la resistencia y fomenta una adopción fluida. Ignorar este paso es uno de los errores más comunes que llevan a la frustración y al fracaso.

Crea un equipo de implementación. Antes de comenzar con el proceso tienes que asegurar que cuentas con dos puntos: los recursos que necesitarás durante los procesos y tu equipo encargado de la implementación, que debe ser encabezado por un verdadero líder del proyecto.

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Estos son los factores principales para lograr que un ERP funcione en tu empresa. Contar con el apoyo de un consultor te solucionará la gran mayoría de los retos que representa la implementación de un ERP y se convierta en una herramienta que motive el crecimiento de tu negocio.

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