Cuando una empresa decide implementar un sistema ERP, uno de los primeros pasos clave es la parametrización ERP. Pero, ¿de qué se trata realmente este proceso? En pocas palabras, es el procedimiento de configurar el sistema para que se adapte a la forma en que trabaja tu organización, sin necesidad de modificar el código del software.
Se trata de ajustar reglas, flujos, catálogos, impuestos, monedas o unidades de medida, de manera que el ERP “hable el mismo idioma” que tu negocio. A diferencia de la personalización, que implica desarrollos a la medida, la parametrización de ERP permite mantener la robustez del sistema, aprovechar sus mejores prácticas y reducir riesgos.
Entender este concepto es clave para cualquier líder o ejecutivo que quiera implementar un ERP con éxito, porque marca la diferencia entre un software rígido y una herramienta que impulsa la operación de la empresa.
¿Qué es la parametrización ERP y cómo funciona?
Cuando una empresa adquiere un software ERP, lo que recibe no es un traje hecho a la medida, sino una herramienta lista para configurarse según sus necesidades. La parametrización consiste en ajustar la configuración del ERP a las especificaciones que necesita la empresa. Se adaptan datos, catálogos, impuestos, monedas, flujos de trabajo y roles de usuario para que el sistema refleje cómo funciona tu negocio en la realidad.
La clave está en que la parametrización de ERP no implica modificar el código del software, sino aprovechar al máximo lo que ya trae el sistema para moldearlo a la operación. Por ejemplo, puedes sincronizar tu tienda en línea con el ERP, configurar la forma en que gestionas inventario o adaptar el plan contable a la normativa local. Cuando se hace bien, esto permite que la herramienta sea flexible, robusta y fácil de usar para los equipos.
Ahora bien, una parametrización mal hecha puede arrastrar errores desde el inicio y complicar la operación. En cambio, cuando se realiza de manera correcta y con conocimiento del negocio, marca la diferencia entre un ERP rígido y uno que impulsa la competitividad. Podemos decir entonces que la parametrización ERP es la base que convierte un software en una verdadera palanca estratégica para crecer.
Aspectos que debes tomar en cuenta en la parametrización ERP
Al momento de implementar un sistema, la parametrización ERP es la base para que todo funcione correctamente. No se trata solo de usar el software, sino de dejarlo configurado para que tu negocio pueda operar sin fricciones y aprovechar al máximo la inversión. Estos son los aspectos 7 clave que debes considerar a la hora de realizar estas modificaciones:
- Creación de roles de usuario
No todos los colaboradores necesitan ver ni hacer lo mismo dentro del ERP. Mientras la dirección debe tener visibilidad completa del negocio, un responsable de almacén solo requiere acceso a inventarios. Definir correctamente roles y permisos es fundamental para garantizar la seguridad y la eficiencia.
- Establecimiento de los datos de la empresa
Antes de generar documentación con ayuda del sistema, es obligatorio definir la información fiscal de tu negocio, como el nombre, razón social, NIF/CIF, dirección, entre otros. Este paso asegura que todos los documentos que emitas desde el ERP sean válidos y estén listos para su uso inmediato.
- Migración de datos históricos
Muchas empresas no quieren empezar de cero, ya sea porque no cuentan con la información digitalizada, o porque es tanta información que sería demasiado tardado. Pero ojo, aunque la migración puede llevar tiempo, contar con un histórico accesible en el ERP ayuda a mantener continuidad y tomar mejores decisiones. Asimismo, promueve la creación de reportes más completos y proyecciones más atinadas.
- Configuración de módulos
Cada ERP está compuesto por módulos que cuentan con funciones específicas, como contabilidad, inventario, ventas, producción, etc. No obstante, es bien sabido que no siempre se utilizan todos. Lo ideal es habilitar únicamente los que se adapten a tu operación actual y configurarlos de manera que los procesos estén automatizados, como la conciliación bancaria o la integración con tu e-commerce.
- Ajuste de reglas fiscales y normativas
Cada empresa opera bajo regulaciones específicas que van desde impuestos, normativas locales, estándares contables, divisas e idiomas. Configurar estos parámetros desde el inicio asegura que el ERP cumpla con la Ley y evite errores que pueden costarle caro a la empresa.
- Automatización de flujos de trabajo
La verdadera potencia de un ERP se nota cuando los procesos se vuelven automáticos. Configurar workflows para que órdenes de compra, aprobaciones o solicitudes sigan un camino definido ahorra tiempo, reduce errores y mejora la productividad de los equipos.
La parametrización de ERP no es un trámite técnico, es el momento en el que adaptas el software a la realidad de tu negocio. Hacerlo con cuidado y con visión estratégica es lo que garantiza que el ERP se convierta en una herramienta de crecimiento y no en un obstáculo.
Ejemplos de cómo realizar una parametrización de ERP
Para entender mejor cómo funciona la parametrización de ERP, lo más fácil es verlo en ejemplos concretos, así que te compartimos algunos para que comiences a establecer parámetros específicos en tu sistema.
- Plan de cuentas
El ERP no puede arrancar sin un plan contable bien definido. Aquí lo que se hace es cargar o crear todas las cuentas de la empresa, desde las más generales, como bancos o proveedores; hasta las de detalle, como gastos de oficina o publicidad. Con esto, cada movimiento financiero queda bien registrado y listo para reportarse.
- Manejo de divisas
Si tu empresa solo trabaja en pesos, la configuras como tu moneda principal. Pero si también vendes en dólares o euros, el ERP puede registrar esas divisas y convertirlas automáticamente según el tipo de cambio. Así evitas cálculos manuales y mantienes la contabilidad siempre clara.
- Períodos fiscales
El calendario fiscal no es igual en todos lados, y el ERP debe ajustarse a esa realidad. Con la parametrización se definen los períodos contables de acuerdo con lo que exige la Ley en tu país. Esto asegura que los reportes, cierres y auditorías estén en orden.
- Centros de costes y producción
Si tu empresa tiene varias plantas, centros de distribución o áreas de negocio, el ERP puede configurarse para reflejar esa estructura física. Esto permite controlar gastos por centro de coste, medir productividad en cada planta y tener un panorama completo de cómo se mueve tu operación.
- Trazabilidad de productos
En industrias como la alimentaria o farmacéutica, es clave saber de dónde vino y a dónde fue cada lote de producto. La parametrización permite que el ERP registre automáticamente los movimientos en el almacén, garantizando trazabilidad de principio a fin.
Diferencias entre la parametrización ERP y la personalización
La parametrización ERP y la personalización suelen confundirse, pero cumplen funciones distintas. La parametrización se centra en definir reglas, datos y configuraciones que afectan a toda la empresa: impuestos, divisas, roles de usuario, estructuras de productos o flujos de trabajo. Es lo que hace que el ERP se adapte a la forma en que opera tu negocio, asegurando procesos más eficaces y alineados con la estrategia general.
La personalización podría estar más más enfocada en el usuario individual. Aquí hablamos de ajustes visuales o prácticos, como mover campos en una pantalla, cambiar el orden de los datos o renombrar etiquetas. No transforma la lógica del ERP, pero sí facilita el día a día de quienes lo usan. Por lo tanto, la parametrización optimiza a nivel organizacional, mientras que la personalización mejora la experiencia de uso.
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