Toda buena empresa en crecimiento y que tenga una excelente oferta de calidad necesita de un aliado administrativo que le ayude a mitigar los retos del mercado actual. Un sistema de gestión empresarial es el agente ideal para derribar obstáculos y permitir el desarrollo saludable de tu negocio. En este artículo te contamos qué son estos software, sus beneficios y cómo implementarlos.
Tabla de contenido:
- ¿Qué es un sistema de gestión empresarial?
- ¿Beneficios de los software de gestión empresarial?
- Características de un sistema de gestión empresarial efectivo
- Principales Sistemas de Gestión Empresarial
- Tendencias actuales en los software de gestión en la nube
- Pasos clave para la implementación exitosa de un sistema de gestión empresarial
¿Qué es un sistema de gestión empresarial?
La gestión empresarial es una actividad que se enfoca en la optimización de áreas, tareas y procedimientos para aumentar la competitividad y productividad de una organización. Por lo tanto, un sistema de gestión empresarial es aquel programa que reúne varias herramientas y aplicaciones, diseñadas para tener un mejor manejo y control de todas las actividades de una compañía. Favoreciendo así la eficiencia, y facilitando el cumplimiento de objetivos, ya sea a nivel individual o general.
Tan solo piensa en la infinidad de tareas distintas con las que los líderes y colaboradores tienen que lidiar día con día. Desde contratar personal capacitado, administrar y pagar facturas, tener en orden el inventario, manejar las ventas, y un largo etcétera. Un software de gestión empresarial permite tener todas estas acciones organizadas, y promover la comunicación de toda la organización.
Hay sistemas que te podrán ayudar a cubrir distintas áreas y necesidades de tu negocio. Por ejemplo, los hay enfocados en la gestión de inventarios, otros que están dirigidos a satisfacer a los clientes, y algunos más que están totalmente dedicados a la parte de producción y distribución. Pero antes de contarte más sobre ellos y descubrir cuál sistema de gestión empresarial necesitas, te compartimos los beneficios de implementarlos.
¿Beneficios de los software de gestión empresarial?
Los beneficios que puedes obtener dependen del tipo de software de gestión empresarial que elijas. No obstante, los más comunes son:
Automatización y digitalización de tareas
Entre los principales beneficios de un sistema de gestión empresarial, está deshacerse del papeleo para tener toda la información valiosa y actualizada de la organización dentro de una ubicación segura, encriptada y con acceso controlado. Al mismo tiempo, se cuenta con la oportunidad de que varias actividades puedan ser programadas para que se realicen de forma automática. Ayudando a ahorrar tiempo y reduciendo posibles errores.
Adaptación y flexibilidad según se requiera
Otra de las características más beneficiosas de un software de gestión en la nube, es que se puede adaptar a objetivos y necesidades de la compañía. Muchos cuentan con módulos o integraciones para complementar su uso en otros departamentos y aprovechar la información global. Por lo que a muchos de estos sistemas se les considera un todo en uno.
Compatibilidad con otros sistemas
Un sistema de gestión empresarial, como los ERP, tiene la habilidad de conectarse a otros programas con los que una organización trabaje. Haciendo más sencillo el movimiento y actualización de datos, así como la centralización de los mismos.
Corrección de incongruencias en la información
Otra de las habilidades del software de gestión en la nube es que identifica datos duplicados, datos faltantes, y errores en general. Evitando que las decisiones que toman los líderes, se vean afectadas por una mala estructuración de las data-bases.
Comunicación y colaboración efectiva
Un sistema de gestión empresarial también ayuda a que todas las áreas y departamentos estén en constante comunicación. Ayudando a que todos estén en el mismo canal y estén al tanto de lo que ocurre en toda la compañía. Para que en casos de que suceda algún problema o se presente un obstáculo, todos pongan de su parte para resolverlo.
Mejores relaciones con clientes y proveedores
En general, los software de gestión empresarial aumentan las buenas relaciones, tanto con clientes, colaboradores y proveedores. Generando mayores ingresos, una ejecución de tareas más eficaz y efectiva, y menos pausas, y una gran disminución de errores.
Características de un sistema de gestión empresarial efectivo
¿Cómo debe ser un sistema de gestión empresarial realmente efectivo y que brinde los resultados esperados? Considera que debe tener las siguientes diez características:
- Capacidad de integrar diferentes áreas y funciones de tu empresa, como finanzas, ventas, inventario y recursos humanos.
- Automatización de tareas rutinarias y procesos, para ahorrar tiempo y reducir errores humanos.
- Flexibilidad y personalización según las necesidades específicas de tu empresa, adaptándose a tus procesos y flujos de trabajo.
- Acceso al sistema desde dispositivos móviles, lo que te brinda flexibilidad y la capacidad de gestionar tu negocio sobre la marcha.
- Generación de informes detallados y análisis en tiempo real, que proporciona información clave para la toma de decisiones.
- Medidas de seguridad sólidas para proteger la información empresarial confidencial.
- Capacidad de crecer junto con tu empresa, permitiendo agregar nuevas funciones o capacidades a medida que tu negocio se expande.
- Facilidad de uso y una interfaz intuitiva, para que puedas aprovechar al máximo todas sus funcionalidades sin necesidad de una curva de aprendizaje prolongada.
- El proveedor del sistema de gestión empresarial ofrece soporte técnico confiable y actualizaciones regulares para mantener el sistema actualizado y funcional.
- Compatible con otras herramientas que utilices en tu empresa, como software de contabilidad o soluciones de comercio electrónico.
Principales Sistemas de Gestión Empresarial
Como ya mencionamos, existe más de un tipo de software de gestión empresarial. Para saber cuál deberías elegir, debes hacer un análisis de lo que necesite tu negocio y que requieres cubrir con mayor efectividad. A continuación te compartimos los tipos de sistemas de gestión empresarial.
Customer relationship management
También conocido como CRM, se trata de un sistema de gestión empresarial que ha sido creado con el fin de atender mejor procesos comerciales y de relación con los clientes, durante todo el proceso de venta.
Sistema de gestión de almacenes
Como su nombre lo indica, el SGA es un sistema de gestión empresarial cuyo enfoque va directamente hacia la administración de almacenes y la optimización de inventarios, distribución y automatización de las tareas relacionadas con estos.
Sistema de gestión documental
El SGD es otro software de gestión en la nube, aunque a comparación de los dos sistemas previos, este se encarga de la creación de documentos, almacenamiento, archivado y organización de una gran cantidad de información, tanto en digital como en físico.
Sistemas de business Intelligence
Un software de inteligencia de negocios es básicamente un sistema de gestión empresarial orientado al aprovechamiento de grandes volúmenes de datos, para una buena toma de decisiones.
Software de gestión de procesos empresariales
Llamado también business process management, este sistema de gestión empresarial se encarga de coordinar y secuenciar los procesos de trabajo de una compañía, entre los distintos departamentos y colaboradores.
Enterprise resource planning
Si buscas un software de gestión empresarial que integre las funciones de los software previamente descritos, entonces un ERP será tu mejor elección. Esta plataforma está diseñada para cubrir todas las áreas administrativas de un negocio. Por lo que brinda una gestión completa que va desde finanzas, hasta logística, recursos humanos, compras, y demás.
Lo más importante de este último sistema, es que cuenta con la posibilidad de agregar o quitar módulos según lo necesite tu organización.
Tendencias actuales en los software de gestión en la nube
Como parte crucial en tu elección de un sistema de gestión en la nube, debes tener en cuenta las tendencias tecnológicas que debe tener para ir más allá de donde está tu competencia. Considera tendencias como:
Movilidad: Tu sistema de gestión en la nube debe permitirte acceder a los datos y herramientas desde cualquier lugar y en cualquier momento, a través de dispositivos móviles.
Inteligencia artificial y analítica: Considera el uso e incorporación de capacidades de inteligencia artificial y análisis avanzado en el software que elegirás, para procesar grandes volúmenes de datos y generar información accionable.
Integración y conectividad: Busca que tu programa tenga la capacidad de integración de conectarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales mediante la nube.
Seguridad y privacidad: Ten en cuenta que tu sistema de gestión empresarial debe tener medidas robustas de seguridad y cumplir con estándares de privacidad para proteger la información de tu negocio.
Escalabilidad: Inclínate por una opción que acompañe el crecimiento de tu empresa, y permita añadir nuevas funcionalidades y aumentar la capacidad de almacenamiento y procesamiento según sea necesario.
Considera que los sistemas como los ERP están muy actualizados en este tema, y que van incluyendo más tendencias conforme el mercado lo demande.
Pasos clave para la implementación exitosa de un sistema de gestión empresarial
Ya para finalizar, queremos ayudarte a que, sin importar el tipo de sistema de gestión empresarial que decidas elegir, lo implementes con éxito y con un margen bajo en equivocaciones. Solo sigue los siguientes pasos:
- Planifica y evalúa las necesidades de tu empresa
- Selecciona el sistema adecuado conforme a los objetivos y prioridades de tu organización
- Prepara los datos y planea su migración
- Capacita a tu personal para evitar resistencia y aumentar el aprovechamiento de la herramienta
- Personaliza y configura tu sistema
- Haz pruebas exhaustivas para asegurarte de que el sistema de gestión empresarial funcione y cumpla con los requisitos
- Implementa tu software gradualmente, empezando en áreas específicas para irlo ajustando
- Monitorea el funcionamiento del sistema e identifica los problemas que aparezcan
- Realiza los ajustes y mejoras después de identificar nuevas necesidades o áreas de oportunidad
- Mantén comunicación con tus proveedores y verifica que tu software esté siempre actualizado
Ahora ya sabes lo que es un sistema de gestión empresarial, sus características, beneficios y tipos. Con esta información podrás tomar una buena decisión sobre qué software sería el mejor para tu compañía.
Aunque si nos permites, nosotros te recomendamos empezar tu viaje hacia la transformación digital con la opción más completa en el mercado: un ERP. Conoce más sobre sus ventajas y dale la oportunidad a tu empresa de crecer exponencialmente.
