La orden de compra es un documento esencial para cualquier transacción comercial, ya que establece las condiciones específicas de una compra. Es una herramienta fundamental para la gestión de compras y ayuda a las empresas a mantener el control de sus compras y a asegurarse de que se cumplan los acuerdos y las expectativas acordadas. En este artículo, exploraremos en detalle lo que es una orden de compra, sus tipos y su importancia en el proceso de compras.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento que se utiliza en el proceso de compras para establecer los términos y condiciones de una transacción comercial. Es una comunicación formal escrita entre el comprador y el proveedor, que establece los detalles de la compra, incluyendo el precio, las cantidades, las fechas de entrega y los términos de pago. En esencia, una orden de compra es un contrato legal que protege tanto al comprador como al proveedor, y establece un acuerdo vinculante entre ambas partes.
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Tipos de órdenes de compra
Existen diferentes tipos de órdenes de compra, cada uno con su propia finalidad y uso específico. Algunos de los tipos más comunes incluyen:
Órdenes de compra abiertas: Este tipo de orden de compra se utiliza cuando se desea establecer un acuerdo general con un proveedor, pero sin especificar una cantidad o un plazo determinado. Estas órdenes de compra suelen incluir términos y condiciones generales, como precios y plazos de entrega, pero no establecen una cantidad específica de bienes o servicios.
Órdenes de compra de entregas parciales: Este tipo de orden de compra se utiliza cuando se espera que un proveedor suministre bienes o servicios en varias entregas parciales. En este caso, la orden de compra especifica la cantidad total a ser suministrada, pero también incluye detalles sobre las fechas de entrega específicas y las cantidades parciales a entregar en cada fecha.
Órdenes de compra de entregas programadas: Este tipo de orden de compra se utiliza cuando se espera que el proveedor entregue bienes o servicios en fechas programadas específicas. La orden de compra incluye detalles sobre las cantidades y las fechas específicas de entrega, así como los términos de pago y las condiciones de entrega.
Órdenes de compra de emergencia: Este tipo de orden de compra se utiliza cuando se necesita realizar una compra urgente debido a una situación inesperada, como una falla de producción o una interrupción del suministro. En este caso, la orden de compra establece los detalles de la compra, pero también incluye un plazo de entrega específico y un precio aprobado.
Características de las órdenes de compras
Al realizar órdenes de compras lo más común es que los encargados del proceso de compra lleguen a preguntarse cómo es el formato ideal de este documento. Especialmente para evitar que falte información al crearla. Nosotros te compartimos algunos de los elementos más esenciales que puedes complementar con otros datos que requieras añadir.
Datos generales
Lo principal es añadir la fecha y numeración de las órdenes de compras para identificarla dentro de tu sistema ERP. Lo que hará que la búsqueda del mismo documento sea más rápida y no se traspapele. Algo crucial para no retardar el proceso de compra.
Información del proveedor y el adquirente
Después habrá que agregar datos importantes como el nombre de tu empresa y la del proveedor, la dirección comercial de tu establecimiento, el destinatario de la orden de compra, y formas de contacto como teléfono y correo electrónico.
Datos de entrega
Especifica la dirección a la que debe enviarse el pedido y el método, ya sea paquetería, flete, etc. Agrega los términos del envío y la fecha de entrega planeada. Asimismo deberás incluir detalles como cantidad de artículos, línea, códigos SKU y la descripción de los mismos. Esto también le será de mucha ayuda al proveedor en el proceso de compra para evitar enviar productos erróneos.
Datos de facturación
La facturación es un paso importante y por lo tanto hay que agilizar su proceso. Añadir los datos del RFC de la empresa, nombre, domicilio fiscal, precio neto más impuestos, brindará facilidad al encargado de generar dicho documento.
Resumen y notas
Puedes redactar un pequeño apartado en el que resumas cada detalle de tus órdenes de compra para confirmar el pedido. Además puedes incorporar descuentos aplicables, costos extra e instrucciones específicas sobre la entrega.
Autorización
La firma y nombre de quien ha autorizado las órdenes de compras permitirá establecer a un responsable, y dará luz verde al proceso de compra.
Con estos apartados podrás crear una plantilla personalizable para facilitar la creación de otras órdenes en el futuro. Para luego proceder a la búsqueda de tus proveedores, enviar tus solicitudes de compra, confirmar las órdenes y adquirir los recursos que necesita tu empresa. Aunque antes de comenzar a crear tus órdenes de compras, debes determinar qué tipo será el que mejor te funcionará.
Importancia de la orden de compra
El uso de órdenes de compras puede ayudar a una organización a mantener el control de sus gastos, agilizar el proceso de adquisición de bienes y servicios, y a crear una cultura de gasto proactiva que mejore los resultados finales.
Un sistema eficiente de órdenes de compra también permite a tus colaboradores, en especial al área de finanzas, controlar las compras pendientes y futuras antes de comprometer dinero adicional.
Un comprador utiliza las órdenes de compras para realizar un pedido y se emite antes de la entrega. Después, el proveedor emite una factura posterior a la entrega del pedido. Ahí mismo se define la cantidad que el adquirente debe por los bienes solicitados y la fecha en la que debe pagar.
La orden de compra es un documento esencial para cualquier transacción comercial. Es una herramienta clave para la gestión de compras y ayuda a las empresas a mantener el control de sus compras y a asegurarse de que se cumplan los acuerdos y las expectativas acordadas. Algunas de las razones por las que las órdenes de compra son importantes incluyen:
Establecer las expectativas: La orden de compra establece las expectativas específicas del comprador en cuanto a precio, calidad, cantidad y plazo de entrega.
Prevenir malentendidos: Al establecer claramente los términos y condiciones de una transacción, la orden de compra ayuda a prevenir malentendidos y confusiones entre el comprador y el proveedor.
Proteger a ambas partes: La orden de compra es un contrato legal que protege tanto al comprador como al proveedor, ya que establece los términos y condiciones acordados de la transacción.
Simplificar la contabilidad: La orden de compra ayuda a simplificar la contabilidad y la gestión de compras, ya que proporciona un registro detallado de todas las transacciones de compra.
Ayudar a controlar los costos: La orden de compra también ayuda a controlar los costos, ya que establece un precio acordado para los bienes o servicios comprados y ayuda a evitar aumentos de precios no previstos.
En resumen, la orden de compra es un documento esencial para cualquier transacción comercial, ya que establece los términos y condiciones específicos de una compra y ayuda a las empresas a mantener el control de sus compras y a asegurarse de que se cumplan los acuerdos y las expectativas acordadas. Es importante que tanto el comprador como el proveedor comprendan los diferentes tipos de órdenes de compra y su uso específico para garantizar que se cumplan los objetivos comerciales deseados.
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