Uno de los pasos integrales para poder llevar a cabo un buen control de procesos y no perder el enfoque en los objetivos de tu empresa, es aplicar una planeación administrativa efectiva. Este proceso permite que toda la organización cumpla las metas con éxito y evite las pérdidas conforme pasa el tiempo. ¡Conoce su importancia y elementos!
¿Qué es la planeación administrativa?
La planeación administrativa es el proceso mediante el cual los líderes empresariales de departamentos tanto comerciales como administrativos, establecen una hoja de ruta adecuada para el crecimiento del negocio.
Este proceso incluye el diagnóstico de las fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades internas, y externas, de la empresa, la mejora de su eficiencia, la determinación de cómo competirá contra las empresas rivales en el futuro; así como el establecimiento de indicadores y métricas para medir el desempeño de cada actividad. Además, deben contar con principios básicos como:
- Unidad: Para que el proceso de planeación sea integral y coordinada, debe regirse conforme a lo establecido en el plan general.
- Racionalidad: La planeación tiene que crearse bajo criterios lógicos y realistas, impulsando su factibilidad.
- Precisión: Para que la planeación funcione, debe ser exacta y prever errores que pudieran generar estragos.
- Compromiso: La planeación requiere ser aceptada y ejecutada por las personas involucradas.
- Flexibilidad: Para afrontar retos en el futuro, la planeación debe ser flexible. De esta manera podrá ser modificada o reenfocada a nuevos objetivos.
Planear el curso de acción de una empresa no es tan simple como sentarse a escribir los resultados que se busca generar, y las posibles actividades que los llevará a obtenerlos. Se trata de un proceso detallado con varias etapas que toman tiempo, y que están enfocadas en rendir frutos comúnmente a mediano y largo plazo. Esto puede ser un obstáculo para algunos líderes que están más encaminados en emplear acciones que den resultados más inmediatos.
Si esta también es tu postura, o aún no conoces los beneficios que puede traer, te contamos detalladamente por qué la planeación administrativa es tan importante para tu negocio.
Importancia de la planeación administrativa
Un plan administrativo es una herramienta muy considerable y estratégica. Ya que no solo ayuda a los líderes y colaboradores a enfocarse en los pasos específicos necesarios para que sus ideas de negocios tengan éxito, sino que también permite tener registradas las acciones que la empresa busca realizar. Dando paso a futuras optimizaciones y mejoras continuas.
Como mencionamos anteriormente, a pesar de que la planeación administrativa es esencial, no todos los empresarios ven la necesidad de invertir tiempo en ella. Sin embargo, hasta la compañía más pequeña puede beneficiarse de la planeación. Pues es un recurso que ayuda a reflejar la visión de la marca a empleados y líderes para estar en el mismo canal. Favoreciendo la toma de decisiones y la creación de estrategias más puntuales y realizables.
Cuando comiences a desarrollar tu plan, es fundamental que sepas quién estará involucrado y a quién se le expondrá tal información. Además de reunirte con tu equipo, la planeación requiere de una investigación de mercado exhaustiva e información detallada sobre las estrategias de marketing, público objetivo, personal, obstáculos y objetivos. Asimismo, deberá contar con elementos como los que te compartiremos a continuación.
Elementos de la planeación administrativa
Para que la planeación administrativa de tu empresa sea completa y adecuada a las necesidades internas y externas de la misma, necesitas integrar distintos elementos. Estos brindarán la información suficiente para realizar acciones congruentes y específicas. Te explicamos cada una de ellas.
Visión
Este es el objetivo a largo plazo de la organización. Se trata del punto al que se quiere llegar y el lugar en el mercado en el que se quiere ubicar a la empresa.
Misión
Esta es la finalidad por la que se creó la marca en primer lugar. ¿Qué problema se tiene pensado resolver y cómo es que la empresa podrá beneficiar tanto a sus clientes, como a sus colaboradores?
Valores
El conjunto de cualidades y principios que rigen a la organización y que le dan una esencia específica a la cultura empresarial.
Objetivos
Se trata de las metas puntuales y generales que están basadas en la misión y visión. Estos pueden ser tanto a corto, como a largo plazo y son muy útiles a la hora de originar la planeación administrativa.
Estrategias
Estos son los pasos y métodos comerciales y administrativos que permitirán alcanzar los objetivos impuestos.
Políticas
¿Qué reglas y normas se tienen que cumplir en los procedimientos de tu empresa? Parte importante de la planeación administrativa, es llevar a cabo las actividades correspondientes, siempre cumpliendo con estándares legales, fiscales y de seguridad.
Recursos
Cada uno de los recursos con los que cuenta tu empresa deben ser registrados en tu plan para poder aprovecharlos al máximo.
Presupuesto y gastos
Por último, pero no menos valioso, está el presupuesto con el que tu organización cuenta para llevar a cabo las actividades de tu plan. Recuerda siempre desarrollar el plan de acuerdo a tu presupuesto y gastos, y no tu presupuesto basándote en el plan.
Mientras estos elementos sean parte de tu planeación administrativa, podrás asegurarte de que contendrá los pasos necesarios para hacer crecer tu negocio. Ahora veamos un poco más sobre las técnicas de planeación que podrías aplicar.
Técnicas de planeación administrativa
- Planeación cuantitativa
Esta técnica de planeación es una herramienta que se utiliza para evaluar un conjunto alternativo de estrategias. Incorpora detalles de etapas anteriores de forma organizada para calcular la puntuación de las tácticas empleadas con el fin de encontrar la que mejor coincida con los objetivos de la organización.
- Planeación cualitativa
La técnica de planeación administrativa cualitativa no se centra tanto en números, en realidad se enfoca más en las personas, y sus perspectivas. Esta opción generalmente se lleva a cabo a través de métodos individuales o grupales, como lluvia de ideas, juntas de mejora, consensos, etc. Puede ayudar a definir problemas y conocer las opiniones, valores y creencias de los involucrados y clientes.
La técnica de planeación que una empresa puede emplear, dependerá del enfoque que tomen las distintas áreas. Existen negocios que incluso mezclan ambas para desarrollar su plan de manera más complementaria.
Una planeación administrativa exitosa propiciará el desarrollo de tu empresa, reducirá los riesgos al máximo, y potenciará el aprovechamiento de recursos y tiempo. También ten en mente que invertir esfuerzos en la hoja de ruta de tu negocio es el primer paso para optimizar todos los procesos desde su raíz. Lo que prevendrá la baja productividad, la mala toma de decisiones, la falta de enfoque en los objetivos y los sobre esfuerzos.
Ahora que tienes una comprensión sólida del por qué la planeación administrativa es de alta importancia, es buen momento para comenzar a diseñar o mejorar el tuyo. No olvides que tu plan crecerá y evolucionará junto a tu negocio, así que deberás darle seguimiento ya sea mensual o anualmente.
Si ya cuentas con una planeación establecida, entonces tienes que poner mayor atención a la manera en que esta se gestiona. Por ello te recomendamos leer nuestro artículo “¿Qué es la gestión administrativa?”.
