Siempre hemos escuchado la comparación entre la gestión de negocios y el funcionamiento de un reloj. Ambos están compuestos de varias partes, las cuales deben estar sincronizadas y moverse de manera eficiente para que todo el engranaje brinde el resultado correcto.
En el caso de los negocios, cada parte es una área como administración, contabilidad, finanzas, marketing, ventas, compras y demás, mismas que requieren ser gestionadas de manera organizada y flexible. Esto puede resultar algo difícil conforme la empresa comienza a crecer. Para que puedas mantener un control efectivo sobre la gestión de tu empresa, te compartimos los siguientes tips infalibles.
Consejos para tener una gestión de empresas exitosa
1. Opta por la digitalización
Para realizar una gestión de negocios oportuna, la digitalización es clave, sobre todo en la actualidad. No importa el proceso del que estemos hablando, ya sea una cuestión interna o comercial, las herramientas tecnológicas serán imprescindibles para agilizar las actividades y obtener mejores resultados. Además, podrás automatizar tareas comerciales, de marketing, contabilidad, recursos humanos, finanzas y demás.
2. Aumenta el control de tus finanzas
El control financiero es altamente importante para evitar las pérdidas. Los números, en conjunto con una herramienta ERP, pueden avisarte cuando existe una variación que se podría convertir en malas noticias. Monitorear el balance de la empresa constantemente permitirá tomar medidas a tiempo y no en el momento en el que los números rojos aparezcan.
3. Prioriza la satisfacción del cliente
Las ventas son lo que mantiene al negocio con vida, por ello la satisfacción del cliente es prioridad en la gestión de empresas. Deberás establecer estrategias para cada fase de tu producción, promoción, distribución y venta para poder crear una oferta de calidad, que no rebase el presupuesto del comprador y que pueda facilitar la adquisición del artículo sin importar su ubicación. Cumplir con estos puntos garantizará que los clientes sigan comprando o recomienden tu marca.
4. Genera un análisis del mercado y de tu competencia
Para poder cumplir con el punto anterior será necesario hacer un análisis de tu mercado y competencia. Con él podrás saber si tu producto es realmente algo que tu público meta quisiera comprar. Asimismo podrás determinar los canales por los que deciden comprar, los precios que tus competidores aplican a sus artículos y servicios, la manera en que se promocionan otras empresas, entre otras características. Esta información podrás extraerla, con una herramienta ERP, de redes sociales, sitios web, aplicaciones y tiendas en línea.
5. Estandariza tus procesos
En muchas compañías sucede que un departamento puede utilizar determinada nomenclatura para guardar sus documentos, o para clasificar procesos, mientras que en otro departamento lo hacen de una manera distinta. Esto puede traer muchos estragos en los procesos de negocios y se vuelve un obstáculo en la comunicación organizacional.
Por ello, los encargados deben estandarizar los pasos de cada actividad, el lenguaje técnico, las etiquetas, los códigos, y cada pequeño detalle que pueda agilizar la cadena de suministro. Emparejar la manera en que trabajan tus colaboradores puede ser mucho más fácil con ayuda de un software de gestión de recursos empresariales, ya que todos tendrán acceso a las bases de datos y podrán visualizar mejor los nombres, números, estatus y demás de cada actividad. Así como comunicados, chats o notas que indiquen pasos a seguir durante una tarea.
6. Mide y evalúa
Lo que no se mide, no se mejora, y lo que no mejora queda totalmente obsoleto. Medir el desempeño de tu empresa te ayudará a visualizar mejor las áreas de oportunidad de cada área. También te dará las herramientas para tomar decisiones más informadas y realizar los cambios correspondientes que permitan que el negocio prospere.
7. Cuida a tus colaboradores
Algo importante de recalcar es que tus empleados no son máquinas, son seres humanos que necesitan motivación, capacitaciones continuas, un ambiente de trabajo positivo, reconocimiento, retroalimentación, incentivos y seguridad. Así que a la hora de comenzar a crear optimizaciones para una mejor gestión de empresas, ten en cuenta que mantener el bienestar de tus colaboradores te brindará grandes beneficios como respuesta.
8. Define tus objetivos
Sin objetivos no hay algo que trace el camino y la meta a la que hay que llegar. Definirlos te permite evaluar mejor los resultados, monitorear las tareas y modificar la estrategia para que los colaboradores actúen de una manera más precisa. Recuerda que tus objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realizables y con un tiempo definido.
9. Deshazte de las interrupciones
Algunas pausas, aunque tengan que ver con cuestiones laborales, pueden convertirse en interrupciones y desequilibran la productividad de tu equipo. Hablamos de las juntas tanto planeadas como espontáneas, encargos fuera de tiempo, correos sorpresa, entre otros. Lo mejor es establecer días específicos para las reuniones y horarios fijos para llamadas, correos y mensajes. De esta forma, los empleados podrán enfocarse totalmente en sus actividades para terminarlas en tiempo y forma.
10. Olvídate del multitasking
La gestión de negocios implica muchas veces el realizar distintas acciones de manera rápida y casi consecutiva. Lo que lleva a los encargados de cada área a tener muchos pendientes activos y muy pocos terminados. Te recomendamos promover el sistema de la “tarea única”, que básicamente es que la persona no pueda comenzar a trabajar en algo más hasta que haya terminado con la actividad anterior. Esto evitará que tus compañeros se frustren y no se puedan concentrar.
11. Aprovecha la información
Los datos son el nuevo alimento de las estrategias y los negocios. Considera que aprovecharlos puede generar distintas ventajas competitivas, pues dentro de tu empresa tienes información sobre tus clientes, colaboradores, proveedores, leads, resultados previos, inventario, marketing, ventas, etc. Analiza estos datos con un sistema de gestión de recursos empresariales y empieza a trabajar de una manera más inteligente.
12. Apégate al plan de trabajo
Hemos hablado de que ser flexible es muy útil a la hora de adaptar los procesos y herramientas de trabajo a una nueva estrategia. Sin embargo, no hay que caer en el error de despegarse del plan de trabajo constantemente. Esto simplemente se convertirá en un freno que en vez de empujar a la gestión de empresas, le retendrá, y perjudicará todo lo ya trabajado. Nuestro consejo es que solo se realicen modificaciones altamente necesarias y funcionales.
13. Mantén el control de cada departamento
La gestión de todas las áreas es algo complicado, dado que muchas veces trabajan como entes independientes y no interdependientes. Lograr comunicar y centralizar todos los procesos de los distintos departamentos en una sola ubicación es fácil con la ayuda de un software de gestión empresarial. En este podrás monitorear con exactitud lo que está sucediendo en cada engranaje del negocio, los errores cometidos, los aciertos y todo lo que hay por corregir.
14. Crea buenas relaciones con tus proveedores
Tus proveedores son un factor valioso para el éxito de tu cadena de suministro. Por lo tanto, tener una buena relación con ellos puede acelerar ciertos procesos y garantizar la calidad de su servicio. No obstante, es bueno tener contactos extra de proveedores en caso de que alguno se retrase o suba sus precios por razones externas.
15. Incrementa tu presencia en línea
Parte de la digitalización de tu gestión de negocios es estar presente en el mundo del internet. Con esto nos referimos a que una buena práctica para tu empresa es tener un sitio web actualizado en el que nuevos clientes y suministradores puedan encontrarte. Del mismo modo, tener redes sociales abiertas y ser participativo en ciertas tendencias podrá ayudarte a generar más leads y a tener un mejor posicionamiento.
16. Automatiza todos tus procesos
Primero que nada, debes saber que no todos los procesos pueden automatizarse. Sin embargo, la mayoría de las tareas que son pequeñas, pero que quitan demasiado tiempo en su ejecución, sí se pueden realizar de manera automática. Esto puede ser desde la programación de campañas, envíos de correos electrónicos, generación de facturas, creación de informes, monitoreo de almacén, y demás. Lo que te ahorrará tiempo para que puedas enfocarte en actividades más complicadas.
17. Descubre las áreas de oportunidad y haz modificaciones
Una parte fundamental de medir y evaluar tu gestión de empresa, es descubrir áreas de oportunidad y corregirlas lo más rápido posible. Aunque antes es aconsejable que se tenga un plan para minimizar riesgos en caso de que las equivocaciones tengan una mayor magnitud. En este aspecto será muy útil contar con la ayuda de un sistema ERP que contenga todos los datos previos de tu empresa, los riesgos que se han presentado y la manera en que los han corregido. Con ello podrás crear un plan de contingencia.
18. Crea una estrategia de cuentas por cobrar
Los impagos se convierten en pérdidas que generan problemas a mediano y largo plazo. Por ello debes tener muy bien observados aquellos clientes que tienen cuentas por pagar pendientes. Asimismo, será una buena idea tener un plan efectivo con el que puedas cobrar exitosamente. Ya sea que brindes mejores facilidades de pagos con intereses incluidos, o se les dé un descuento. Todo dependerá del buen historial de la empresa adquiriente.
19. Revisa el cumplimiento fiscal y legal
No puede existir una buena gestión de empresas si no se cumple con el aspecto legal y fiscal. Contar con una herramienta de gestión te permitirá cumplir con los requisitos legales y los pagos de impuestos, ya que podrás mantener toda la información de pagos, ventas, compras y clientes en un solo lugar. De igual manera, asesorarte con expertos en la materia puede ayudarte a realizar trámites y auditorías de forma exitosa.
Cada uno de estos consejos ha permitido que otras empresas lleguen a optimizar efectivamente sus procesos de negocios para obtener más ventas y reducir las pérdidas. Ponlos en práctica y nota cómo es que mejoran tus resultados y el rendimiento de tus colaboradores. Aunque si aún te gustaría saber más sobre cómo aumentar la rentabilidad de tu empresa, ¡da clic aquí para leer más consejos útiles!
