Saber cuánto se debe invertir para implementar un ERP es una parte crucial. Esta es información valiosa que los encargados de aprobar la inversión deben saber detalladamente para determinar cuál opción es la mejor tanto por sus características como por sus precios. Para que estés bien enterado, desglosamos el presupuesto que requiere cada uno de estos sistemas para que tomes la mejor decisión y conozcas a detalle el precio del ERP.
Información que encontrarás aquí
- ¿Cuál es el costo real de un sistema ERP?
- Precio ERP en la nube
- ERP costos on-premise
- El retorno de inversión de un ERP
¿Cuál es el costo real de un sistema ERP?
Realizar una inversión siempre va a tomar tiempo. Ya sea algo tan grande como un auto o tan pequeño como una prenda de ropa, quien efectuará el desembolso debe hacer una investigación que cubra las características del producto o servicio, así como los costos. Los encargados tienen que ejecutar un análisis para revelar sus necesidades y después evaluar cuál de las plataformas puede cubrirlas sin salirse de su presupuesto.
Algunos de los factores que debes tomar en cuenta antes de realizar tu inversión en el precio ERP, son:
- Presupuestos generales del software
- El tamaño de tu empresa y tipo de industria
- Funciones específicas necesarias y cantidad de puestos de trabajo que utilizarán el sistema
- Beneficios de trabajar en la nube o bajo un servidor
Entonces viene la pregunta más importante: ¿cuánto vale realmente la integración de un ERP? Esto dependerá del tipo de software que decidas contratar, pero los ERP costos más comunes son por:
Consultoría
Las actividades de consultoría por lo general abarcan gran parte del precio ERP, pues en esta parte los especialistas hacen un estudio sobre las tareas actuales de tu empresa, sus debilidades, fortalezas, oportunidades y posibles amenazas. Asimismo, los consultores diseñarán un proceso de implementación específico para evitar resistencia por parte de los colaboradores y ajustarán las configuraciones de la plataforma para cubrir las necesidades cambiantes de tu cadena de suministro.
Por consiguiente, estos expertos te acompañarán durante todo el proceso y te ayudarán a resolver cualquier duda que se presente. Podemos incluso decir que serán una parte valiosa para el éxito de la integración de la herramienta, así que vale la pena esta inversión inicial.
Licencia
Estos ERP costos variarán dependiendo de tu proveedor, la cantidad de colaboradores que utilizarán el sistema y qué tan avanzado sea el software. En algunos casos, la empresa encargada de la distribución de la plataforma ya cuenta con paquetes y tarifas que se pueden ajustar a pequeñas, medianas y grandes empresas. Si en tu caso el presupuesto sobrepasa las posibilidades de tu negocio, podrías adquirir una licencia por área.
Hardware
Para poder implementar un sistema de gestión de recursos empresariales basados en el servidor, la empresa deberá tener cierta infraestructura. En muchos casos se deben instalar servidores y dispositivos específicos para que el programa funcione sin problemas. Aunque puedes ahorrarte estos ERP costos si decides optar por un sistema en la nube, ya que no requiere uso de equipo físico.
Mantenimiento
El ERP precio por mantenimiento es otro punto a tener en cuenta. Muchos sistemas no solo requerirán de la instalación, sino también de un mantenimiento continuo para corregir fallas del programa, actualizar la versión y funciones de la plataforma, solucionar cuestiones técnicas y realizar los cambios necesarios en caso de que la empresa esté escalando.
Muchos negocios incluso deciden contratar a un técnico in-house para controlar mejor este aspecto y evitar pagos extras. Aunque lo más común es que los proveedores del software suelan incluir la cuota de mantenimiento en la factura anual, así que deberás revisarlo con ellos para evitar confusiones.
Si bien, algunos de estos ERP costos no aplican en todas las opciones de sistema. Los software en la nube suelen ahorrarse algunos costos, pero cuentan con otros que deberás incluir en el presupuesto. De igual manera, hay inversiones en los programas de servidor que será mejor anotar. Para que te des una mejor idea de cuánto podrá ser tu inversión total, los dividimos en tres partes: costos iniciales, frecuentes y ocasionales.
Precio ERP en la nube
Inversión inicial:
Dentro de los ERP costos la inversión inicial que deberás realizar será principalmente en la consultoría, migración de datos y configuración del sistema para que se adecúe a los procesos de la empresa. Sin embargo, es bien sabido que la implementación de un ERP en la nube requiere un costo menor que la de uno que trabaja con un servidor.
Costos frecuentes:
En este caso, el precio ERP de las licencias no son tan necesarias, pero si se debe cubrir el costo de la suscripción al servicio. Esto ya lo podrás revisar con tu proveedor pues podrás adquirir un plan mensual o anual, solo deberás determinar cuál se ajusta mejor al presupuesto.
Pagos ocasionales del sistema en la nube:
Algunos ERP costos que serán necesarios de vez en cuando son en cuanto a la capacitación de tu personal, ya que quizá tus colaboradores no estén tan acostumbrados al uso de estos sistemas o necesitan actualizarse para aprovechar sus funciones al máximo. Por otro lado, otro costo ocasional será el de la consultoría externa, que podrá ser requerida en caso de que tu empresa esté creciendo y requiera una reconfiguración del sistema.
En el caso de los ERP en la nube, las cuotas de mantenimiento, actualización y soporte técnico ya estarán incluidas en la suscripción y sin costo adicional. Lo cual es una gran ventaja.
ERP costos on-premise
Ahora veamos cómo se dividiría la inversión en el caso de un ERP local.
Inversión inicial:
A primera vista verás que la inversión inicial de esta opción es algo más amplía. El precio ERP en servidor consta del costo del software en sí, la infraestructura o equipo físico y servidores que requiere para funcionar, la implementación del sistema, la personalización de los módulos que utilizará cada área, y la gestión del proyecto.
Costos frecuentes:
En cuanto a los ERP costos frecuentes, tenemos las licencias, que como explicamos anteriormente, dependen de la cantidad de usuarios que la usarán. Asimismo, está la inversión recurrente en el mantenimiento y servicio técnico del software, el cual ya vendrá incluido en la mensualidad o anualidad.
Pagos ocasionales de un sistema local:
A diferencia de un ERP en la nube, un sistema on-premise sí requerirá de actualizaciones manuales y servicio de consultoría externa de costo extra. Sin dejar de lado la capacitación de los colaboradores.
El precio ERP puede dispararse al elegir uno que dependa de un servidor local. Por lo que un sistema en la nube puede ser una mejor opción, pero antes respondamos a una duda común: ¿la inversión que se realiza en un sistema de gestión de recursos empresariales regresa y en cuánto tiempo lo hará?
El retorno de inversión de un ERP
Un sistema ERP es una de las mayores inversiones que una empresa puede hacer, y que al mismo tiempo valdrá la pena a mediano y largo plazo. Aunque es difícil calcular el ROI de un sistema, podrás ver una reducción significativa en los costos globales de tu negocio después de implementar un sistema ERP. Existen estudios en los que más de la mitad de las empresas aseguran que la inversión en estas herramientas se recupera en aproximadamente 2 años de su implementación.
Al principio parecerá que los ERP costos son altos; sin embargo, este software tiene un valor inmediato para tu organización, por ejemplo, te ayudará a reducir el tiempo perdido, administrar mejor tu inventario, mejorar tus márgenes de ganancia y reducir errores de cálculo. Todo esto evitará pérdidas y retrasos.
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