Implementar un Solucion ERP es una medida tanto estratégica como necesaria para toda empresa en la actualidad. Adquirir este tipo de herramientas aporta a la resolución de una gran cantidad de problemas operativos. Además, ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en el estudio de datos y en la información.
Sin embargo, comprar un sistema de gestión ERP no suele ser una tarea sencilla o que se tome a la ligera. Esto se debe a que se trata de un software con gran potencial y altos niveles de personalización. Por lo que su aplicación debe estar orientada a satisfacer las necesidades particulares de la organización.
Entonces ¿cómo elegir un ERP?
Acompáñanos, en esta guía donde te daremos a conocer qué aspectos importantes debes tener en cuenta antes de comprar un ERP.
Los 7 aspectos más importantes a considerar para implementar una solución ERP
La implementación de una Solucion ERP se traduce en una gran lista de beneficios operativos para la empresa. En la actualidad todo negocio con un enfoque sólido debe invertir en esta herramienta para garantizar su estabilidad organizacional. De esta forma, es posible mantener sus niveles competitivos desde su componente administrativo.
Sin embargo, se trata de un instrumento con una gran variedad comercial. Igualmente, en términos de funcionalidad dispone de una extensa flexibilidad en virtud de las prestaciones de cada proveedor. Asimismo, es posible obtener un alto nivel de personalización y adaptabilidad.
Tomando esto en cuenta, el primer aspecto a tener en presente es el objetivo de la organización. Para ello, es necesario sintetizar los objetivos específicos de actores cruciales como: el enfoque de producto, el departamento de TI y las necesidades operativas y comerciales.
Igualmente, debes evaluar diferentes elementos como los que mencionamos a continuación.
1. El alcance de la empresa
Como punto de partida, a la hora de considerar una alternativa, es necesario tomar en cuenta el tamaño de la empresa. Al igual que la proyección y expectativas que tenga la misma con respecto a su crecimiento. Esto debido a la relación de funcionalidad y factibilidad.
A pesar de que casi todos los servicios EPR son escalables, es importante que la empresa tenga presente su punto de partida.
- Pymes o pequeñas empresas. Los requerimientos para este tipo de emprendimientos suele ser mínimo, debido a que se trata de negocios con pocas expectativas de crecimiento. En este sentido, soluciones estandarizadas y de baja inversión suelen ser útiles.
- Medianas empresas. Las empresas con aspiración de crecimiento en el mediano plazo requieren de servicios escalables. No obstante, el software debe carecer de complejidad.
- Grandes empresas. Para este tipo de compañías es requerido un nivel de personalización mucho más alto, por lo que es necesaria la implementación de sistemas complejos. Además, que evolucionen con el crecimiento de la organización.
2. Experiencia del proveedor
Una vez aclarado el punto anterior, se debe de considerar uno de los aspectos más relevantes en el proceso de compra de una Solución ERP. En esta misma línea, es importante evaluar la experiencia de los proveedores. Para ello, se requiere que el mismo tenga la más amplia experiencia en el sector o rubro donde se desarrolle tu empresa.
Si bien es cierto, no es posible encontrar un software ERP específico para cada empresa; sí se puede adquirir una solución que permita una amplia personalización. Para ello es crucial encontrar un proveedor que entienda los requerimientos de la empresa y se pueda adaptar a sus necesidades.
3. Compatibilidad de servicios
Para todo sistema ERP la interconectividad se considera una característica fundamental. Aún más, si se trata de una empresa con una gran planificación administrativa y alcance comercial. En este sentido, es necesario evaluar la compatibilidad del sistema de gestión ERP con las herramientas esenciales externas relativas al proceso operativo.
De esta manera, según sea el rubro de la empresa, se pueden tener en cuenta los siguientes puntos:
- Gestión de bases de datos y servicios web. Se trata de una característica importante para los e-commerce. Es relevante entonces, la gestión de inventarios y los procesos automatizados con la centralización de las bases de datos.
- Servicios de facturación. Por lo general, todo negocio tiene la obligación legal de emitir comprobantes o facturas. En este sentido, se requiere de un ERP que unifique la función de facturación.
4. Seguimiento por parte del proveedor y usabilidad
Implementar una Solución ERP por primera vez requiere de un proceso de formación para el usuario final. Esto quiere decir que es necesaria una fase de interiorización operativa para el personal que se beneficiará del mismo. De esta manera, se garantiza el mejor uso para con el software de gestión.
Para lograrlo, el proveedor debe brindar un programa de formación. Asimismo, proporcionar mejoras de manera constante para la optimización de las funciones del ERP a través del tiempo.
5. Escalabilidad
La escalabilidad es una característica crucial para toda Solución ERP, en especial si se trata de una empresa con proyección de crecimiento. En este sentido, se debe evaluar elementos como capacidad escalable, rendimiento y la velocidad del sistema de gestión ERP.
Cuando se trata de un ERP basado en la nube, este tipo de información puede ser un factor decisivo entre la factibilidad y funcionalidad de la plataforma. Es por ello, que se hace importante estudiar este tipo de prestaciones durante el proceso de selección del proveedor.
6. Estructura modular
Como ya hemos mencionado, el sistema de gestión ERP a implementar debe poder adaptarse a las necesidades de la empresa. Es por ello que se hace significativo que la plataforma pueda ajustarse de manera ideal a la estructura administrativa de la compañía. Es decir, que la organización y configuración modular del software se asemeje a su estructura departamental.
Cabe destacar que no existe un ERP particular para cada empresa. Sin embargo, se debe seleccionar un proveedor con la capacidad de integrar progresivamente el ERP al modo de gestión de la empresa.
7. Características informáticas
Los aspectos informáticos también son parte esencial del proceso de evaluación para toda Solución ERP. Sobre todo si se trata de grandes compañías, las cuales suelen requerir necesidades mucho más particulares y específicas. En estos casos necesitas de herramientas programadas, lenguajes robustos y funciones extendidas.
En este aspecto se deben tener en cuenta elementos como los siguientes:
- Niveles de seguridad. Es una característica crucial y de gran importancia, ya que se debe garantizar la privacidad y la integridad de la información.
- Soporte. El soporte posventa es un factor relacionado tanto con la seguridad como la escalabilidad. Es por ello, que el proveedor debe brindar prestaciones como el mantenimiento del sistema de gestión ERP implementado.
Consideraciones adicionales
Implementar una Solución ERP no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Hasta este punto hemos mencionado algunos de los aspectos más esenciales a evaluar al momento de seleccionar una plataforma de gestión. Sin embargo, vemos necesario añadir aspectos como soporte económico y requerimientos de auditoría si se requiere de un alto nivel de fiabilidad.
En esta misma línea, un software como el sistema de gestión ERP Oracle NetSuite ofrece prestaciones como interconectividad y escalabilidad. Además, tienes la posibilidad de familiarizarte con sus beneficios solicitando una demo o prueba gratuita.
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