Tus proveedores son una parte esencial para que tu empresa funcione de manera óptima. Así que la relación y las negociaciones con ellos pueden afectar directamente tu rentabilidad. Para que no haya confusiones ni malentendidos, ¡te ofrecemos algunos consejos que mantendrán en orden tus cuentas por pagar a proveedores!
Tabla de contenido:
- Equilibra tus ingresos y egresos
- Elige a tus proveedores sabiamente
- Controla el orden de las facturas
- Mantén una comunicación efectiva
- Negocia con tus suministradores
- Revisa que tus proveedores cumplan
- Crea aletas de pago
- Automatiza tus cuentas por pagar
Con frecuencia se suele considerar que las cuentas por pagar simplemente cumplen una función administrativa necesaria pero un tanto repetitiva. Es un proceso en el que entran las facturas y salen los pagos. Pero a medida que los encargados de finanzas han llegado a apreciar el valor agregado que las cuentas por pagar pueden brindar, se ha comenzado a darle la importancia que este proceso merece. Es entonces que se han desarrollado mejores prácticas para no perder el control administrativo de los pagos, ni las buenas relaciones con los suministradores.
Cada departamento de cuentas por pagar debe esforzarse por convertirse en el mejor departamento de su clase. Para hacer eso, es necesario transformar la forma en que se maneja el proceso general, sobre todo el procesamiento de facturas, desde la entrada de datos hasta la comparación de facturas, el flujo de trabajo de aprobación y, finalmente, el pago.
Las empresas ahora entienden que, aunque el proceso de gestión cuentas por pagar a proveedores es solo un paso en todo el ciclo de transacción desde la compra, hasta el pago. Por lo que hacerlo de manera consciente puede garantizar que las deudas sean saldadas de manera precisa, oportuna y libre de fraude. Así que repasemos este proceso para tenerlo bien estructurado.
Esencialmente, el departamento de cuentas por pagar recibe facturas y los datos de estas deben capturarse con cuentas precisas, añadiendo datos de la empresa y servicio, ya sea de manera automatizada o manual. Luego, esas facturas deben pasar a órdenes de compra y, cuando sea posible, recibir avisos para realizar el pago. En ese momento, las facturas se envían directamente a tu sistema ERP o se envían a las personas adecuadas para su aprobación y luego se registran para proceder a la liquidación.
El problema llega cuando la empresa comienza a crecer y, por lo tanto, la cantidad de proveedores se hace más grande. Es cuando los errores, los impagos o pagos tardíos se vuelven parte del proceso, perjudicando la relación y la imagen de la empresa con los suministradores. Para que esto no le pase a tu negocio, te recomendamos estos seis consejos.
6 consejos para una buena gestión de cuentas por pagar con proveedores
1. Equilibra tus ingresos y egresos
A pesar de que es un punto muy lógico, muchas veces la desorganización puede llevar a las empresas a pagar más de lo que ganan. Algo que hace que el negocio no sea rentable y, por lo tanto, no haya dinero para liquidar las cuentas por pagar a proveedores, o en el peor de los casos, que se tenga que detener la producción. Lo mejor será tener una planeación previa sobre los egresos e ingresos estimados, para que de este modo se puedan modificar o cancelar algunos gastos.
2. Elige a tus proveedores sabiamente
Los costos bajos seducen a cualquiera; sin embargo, muchas veces elegir al proveedor más barato puede salir muy caro. Los encargados de seleccionar a los suministradores deben tomar en cuenta otras características como los tiempos de entrega, la calidad del material o servicio, la disponibilidad, entre otras. Aunque llegues a contratar a otra empresa por un costo un poco más alto, te estarás ahorrando dinero y molestias.
3. Controla el orden de las facturas
Al tener distintos proveedores es común que se manejen diferentes fechas, métodos de pago y límites de crédito, por lo que los olvidos y confusiones son comunes en la gestión de cuentas por pagar. Tener un sistema ERP te puede ayudar a mantener tus facturas organizadas por prioridad de pago y día de vencimiento. Aunque también puedes optar por tener un calendario o alarmas. Esto te ayudará a no convertirte en un cliente moroso, generar intereses y crear malas relaciones con tus suministradores.
4. Mantén una comunicación efectiva
La comunicación es la columna vertebral de toda relación, y es de alta importancia ser claros, honestos y transparentes en todo momento. Así que si en algún momento tienes problemas para pagar, comunícaselo inmediatamente a tu proveedor. Juntos pueden llegar a una nueva negociación en la que ambas partes estén de acuerdo. Esto evitará confusiones y mostrará que eres un cliente comprometido, generando una imagen de buen adquirente.
Por otro lado, si requieres cambiar tus fechas de entrega y el tipo de artículos o servicios prestados, menciona estas modificaciones con tiempo. Ya que ambos estarán en problema si la agenda del suministrador está muy justa, o si no tienen materiales disponibles en ese momento. En resumen, comunica tus necesidades y escucha las de tus proveedores para evitar desajustes y molestias.
5. Negocia con tus suministradores
Este consejo va dirigido a aquellos que llevan tiempo relacionándose con un proveedor. Fortalece el lazo comercial llegando a nuevas negociaciones que favorezcan a ambas partes. Como descuentos por liquidar las cuentas por pagar antes de la fecha límite, una rebaja por haber adquirido un servicio por varios meses, meses sin intereses, u otros. Esto no solo te ayudará a reducir un poco los egresos, sino que también generará más confianza en el proveedor.
6. Automatiza tus cuentas por pagar
Lo más recomendable a la hora de trabajar con la gestión de cuentas por pagar es automatizar. Con ayuda de un ERP podrás organizar toda la información de tus facturas y deudas en un único sistema, lo cual facilita la búsqueda y la accesibilidad.
Asimismo, permite administrar a tus suministradores y generar notificaciones dependiendo del vencimiento de un pago, el monto y plazo de crédito. Por lo que podrás estar tranquilo de que no se te pasará ninguna factura y que incumplirás con tus pagos.
¡Evita los malentendidos y crea buenas relaciones a largo plazo! Las cuentas por pagar a proveedores pueden convertirse en una ventaja empresarial si se maneja de forma efectiva. Esta es una situación en la que tanto tu empresa como los suministradores obtienen beneficios.
Los riesgos son simplemente demasiado grandes para dejarlos al azar. Un proceso de cuentas por pagar deficiente no solo puede dañar tus relaciones con los proveedores, sino que también te pueden exponer al riesgo de fraude. Para obtener lo mejor de un proceso de cuentas por pagar transparente y receptivo, considera en aplicar algunos de los consejos que te hemos compartido. Te garantizamos que nunca volverás a olvidar un pago o tener problemas con uno de tus suministradores.
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