Cada organización es diferente, por lo que los procesos de negocios no serán iguales para una empresa u otra. Esto es porque depende del sector al que pertenezcan, las funciones que requiere realizar y los objetivos establecidos. ¡Quédate a leer este artículo para conocer los diferentes procesos que existen y sus características!
¿Qué son los procesos de negocios y por qué son importantes para tu empresa?
Todo el mundo habla sobre la gestión de procesos y cómo mejorarlos, pero sigue habiendo mucha confusión al respecto. Siendo que muchas veces se desconoce la existencia de su tipología y características. Lo cual es fundamental saber para determinar si los procesos de tu empresa están siendo efectuados de forma adecuada o si debes aplicar algunas mejoras.
Vayamos por pasos, ¿qué son los procesos de negocios? Se trata de una serie de pasos ejecutados por un grupo de partes interesadas para fabricar productos o prestar servicios, y venderlos. En ellos participan distintos departamentos y perfiles profesionales. Además, cada paso de un proceso empresarial denota una tarea que se asigna a un participante. Es el bloque de construcción crucial para la ejecución de varias ideas relacionadas, como la administración de actividades, la automatización de tareas, y demás.
¿Por qué es importante establecer y gestionar estos procesos? La respuesta es bastante sencilla; un proceso de negocios constituye los cimientos y el sustento de cualquier empresa, lo cual ayuda a agilizar las actividades individuales, asegurándose de que los recursos se utilicen de manera óptima. Algunas otras razones para tener procesos de negocios bien definidos son las siguientes:
- Te ayuda a identificar qué tareas son importantes para tus objetivos comerciales más generales y específicos
- Mejora la eficiencia
- Agiliza la comunicación entre personas, funciones y departamentos
- Establece regulaciones para garantizar la responsabilidad y un uso óptimo de los recursos
- Evita que el caos se infiltre en tus operaciones diarias
- Estandariza los procedimientos para completar tareas que son relevantes
Ya que conoces su definición e importancia, te desglosamos los tres diferentes tipos que existen y cómo realizar una gestión de procesos eficaz.
Tipos de procesos de negocios que debes conocer
1. Procesos principales o clave
Estos se tratan de los procesos más valiosos de la organización, ya que están enfocados en la satisfacción de tus clientes y en el valor que se les entrega a través de tu servicio o producto. Algunos ejemplos de estos procesos son las actividades de marketing, ventas, diseño de productos y producción o prestación de servicios. Dentro de la gestión de procesos de este tipo podemos detallar dos en específico: ventas y producción.
En cuanto al proceso de ventas, este empieza desde que se busca generar leads mediante la atracción; que luego pasará al interés, después a la decisión y por último a la acción de compra. Es bien sabido cuán importante es personalizar la experiencia del usuario para generar el mayor valor posible, y, por lo tanto, generar ventas exitosas. Bajo esta premisa podemos concluir que el proceso de ventas es imprescindible, ya que es el que genera los ingresos necesarios para mantener activa a la empresa.
Por otro lado, tenemos que el proceso de producción no deja de ser relevante. Este es crucial para obtener los productos que se van a ofrecer durante la labor de venta. Sin inventario no hay transacciones, y sin transacciones no hay ingresos. Con estos dos ejemplos te puedes dar una idea del papel que juegan los procesos de negocios principales o clave.
2. Procesos de apoyo
Estos procesos son claros en su nombre pues son aquellos que apoyan a los procesos primarios. A comparación de los anteriormente explicados, estos no requieren del contacto con el cliente, y tampoco tienen como objetivo brindar valor. En realidad se tratan de actividades relacionadas con el abastecimiento de la cadena de suministro, así que manejan materias primas, recursos humanos, equipos, plataformas o herramientas tecnológicas.
Algunas actividades de ejemplo dentro de la gestión de procesos de apoyo están las contrataciones, logística, compras, informática, contabilidad y nómina. Asimismo, otra de sus características es que se tratan de procesos más formales, como en la contratación de talento, que produce una serie de interacciones de la empresa con personas que aspiran a ocupar determinado puesto. Este intercambio de pruebas y evaluaciones es serio y respetuoso en todo momento, ya que ninguna de las partes se puede permitir cometer una falta de integridad.
3. Procesos estratégicos
Esa clase de procesos de negocio permiten la coordinación de los procesos principales y de apoyo para cumplir con los objetivos de cada área y a su vez de toda la empresa. Algunas de sus características son que se realizan con formalidad, mejoran la eficiencia y eficacia de las actividades; miden, monitorean y controlan cada acción de la empresa, y no proveen valor directo a los clientes.
Algunos ejemplos de actividades que podrás encontrar dentro de estos procesos son la planificación de estrategias, políticas y objetivos, la gestión de recursos, y la optimización y mejoras.
Quizá te habrás dado cuenta de que cada uno de estos forma todo un ecosistema empresarial enfocado a la satisfacción del cliente y al cumplimiento de objetivos internos. Por consiguiente, la gestión de procesos es importante para que toda la organización funcione de manera exitosa.
Diferencia entre proceso, proyecto y procedimiento
Antes de terminar, queremos hacer hincapié en la definición correcta de procesos de negocios. Ya que muchas veces se le confunde con la palabra “proyecto” o “procedimiento”.
Un proyecto empresarial o de negocios se define como un conjunto de tareas que se llevan a cabo para que una empresa alcance objetivos específicos, en determinado tiempo y obtenga resultados tangibles y cuantificables.
Por último tenemos a los procedimientos, que se tratan de formas específicas de llevar a cabo una actividad determinada y están constituidos por una serie de pasos. Así que podemos decir que los procedimientos son aquellos criterios que se deben seguir dentro de cada proceso, que dará como resultado un conjunto de actividades y uso de herramientas aplicadas para realizar un proyecto.
¿Ya ejecutas una correcta gestión de procesos?
En el pasado las empresas solían contratar consultores costosos para diseñar procesos comerciales, lo cual muchas veces no surtía efectos y, por lo tanto, generaba más pérdidas que ganancias. Hoy en día esto se puede manejar de manera distinta, pues seguro que no deseas que otra persona genere un proceso comercial por ti cuando tú eres el experto que conoce el negocio como la palma de su mano.
Los atributos clave de un buen proceso de negocios son contar con un número de pasos exactos por hacer; que se pueda repetir para agilizar la eficiencia; que toda actividad ejecutada genere valor, y por último, que sea flexible a los cambios para poder efectuar modificaciones sin afectar el resto de las operaciones de la organización.
Los procesos de negocios bien diseñados preparan a tus áreas y equipos en el camino hacia el éxito. Todos tienen claros sus roles y responsabilidades, y trabajan con una visión clara en cuanto al objetivo final.
¿Te gustaría que este escenario sea parte de tu empresa? Realizar una gestión de procesos efectiva en menor tiempo y de forma eficaz, con un ERP como Oracle NetSuite. Con el cual puedes monitorear y optimizar todas tus actividades comerciales. Te contamos más en nuestro artículo sobre las formas en que tus procesos de negocio se ven beneficiados con un ERP.
