Si un día te quedaras sin proveedores, ¿Qué sucedería en tu empresa? ¡Seguro habrá un caos total! Ya que ellos son quienes te brindan recursos y servicios para que tu organización mantenga sus operaciones activas. Por eso es preciso que conserves un buen manejo de proveedores, y así evitar las malas relaciones, impagos, retrasos y demás. Enseguida te contamos más sobre los beneficios y algunos consejos para realizar esta práctica en tu negocio.
En la era moderna de las adquisiciones, la cadena de suministro se está volviendo cada vez más compleja, y una organización requiere de la participación de distintas personas para manufacturar sus productos finales. Con la creciente presión para mantener costos competitivos para el cliente, es cada vez más difícil generar márgenes saludables de retorno de inversión.
Para mantener la rentabilidad y la eficiencia en su punto máximo, las empresas deben aplicar un enfoque sistemático a su estrategia de abastecimiento. Ahí es donde la gestión de proveedores tiene sus ventajas. De hecho, es tan crucial que no tenerla puede hacer que administrar tu negocio sea mucho más complicado y con muchos obstáculos.
Aunque para muchos no es tan claro de qué se trata realmente la gestión de las relaciones con los abastecedores y lo que conlleva. Pero, para evitar confusiones te lo explicamos. Como ya mencionamos, el manejo de proveedores es un proceso de varias etapas para mantener buenas relaciones con otras empresas que le brinden materias primas o servicios a tu negocio.
Dentro de sus fases se encuentran:
- Calificación y selección del proveedor
- Evaluación de riesgo
- Negociación y generación de términos
- Análisis de riesgo y auditorías
- Medición de rendimiento
En el manejo de proveedores es común que se cometan ciertos errores, como no segmentarlos, no elegirlos bajo un enfoque que satisfaga las necesidades del comprador, preferir contratar a aquellos con precios más bajos en vez de priorizar la calidad, y no tener una buena comunicación y sentido de colaboración con los proveedores.
Además de no realizar una buena gestión, las organizaciones no le dan la suficiente importancia a esta actividad, por lo tanto son pocas las que están realizando mejoras y obteniendo beneficios como los siguientes.
Beneficios de tener un buen manejo de proveedores
Puedes disminuir los costos
Al tener un trato entre tu empresa y un proveedor, no solo se maneja la inversión de su pago. Si no que dependiendo de la buena relación que se tenga y de la calidad de distribuidor, podrías ahorrar ciertos costos o incluso generar pérdidas.
Entonces el manejo de proveedores será ideal para establecer una relación de valor mutuo con proveedores clave que pueden lograr decrecer los costos a largo plazo, ya que tendrás disponibilidad de materiales, buena calidad de materias primas y cero demoras en el suministro.
Mejorarás la productividad y eficiencia
A medida que se desarrolla la relación con el proveedor de una organización, mejora la comunicación. Podríamos verlo como una amistad, que entre más larga sea ambas partes se van conociendo mutuamente hasta saber exactamente lo que el otro requiere.
En este caso el proveedor va conociendo más a la organización y eso le permite incrementar la eficiencia de su servicio. Los problemas de pedidos se reducen y, en caso de que surjan contratiempos, la sólida conexión entre ambas partes facilitará la solución.
La actividad de compras será más simple
Cuanto mejor sea el manejo de proveedores, habrá más comprensión de la organización y el proveedor sobre el negocio del otro. Esto puede requerir cierta adaptación en ambos lados, pero conducirá a una mayor eficiencia y un mayor valor operativo. Si la organización puede reducir la cantidad de proveedores necesarios, los procesos de compra y presupuesto se simplificarán y podría haber grandes ahorros potenciales.
Operaciones mejoradas en curso
La construcción de una relación sana a largo plazo entre el proveedor y la empresa permitirá que las ideas y la retroalimentación sean parte del proceso de mejora. Esto permitirá optimizar las operaciones, agilizar la cadena de suministro y reducir costos, además de mejorar el servicio al cliente.
Ahora que ya conoces los beneficios de mantener un manejo de proveedores efectivo, es hora de determinar las maneras de obtenerlo o mejorarlo. Con los tips que te compartiremos y el uso de un sistema ERP será posible.
4 consejos para mejorar la gestión de proveedores
1. Selecciona a tus proveedores de forma analítica
¿Recuerdas que es un error elegir a un proveedor solo porque sus costos son bajos? Deberás ser más analítico a la hora de elegir a las empresas que te ayudarán a obtener recursos y servicios. Opta por conocer características como trayectoria, tipos de clientes con los que han trabajado, qué referencias te pueden dar de ellos, el tipo de tecnología que utilizan, si tienen certificaciones de calidad, entre muchas más. Sé detallista y escoge al que mejores ventajas estratégicas te puede brindar para mantener un buen manejo de proveedores.
2. Revisa las cláusulas de tus contratos
Hay dos cosas que debes tener en cuenta a la hora de revisar tus contratos; las letras pequeñas y que los requerimientos de tu empresa estén detallados y por escrito. Todo debe estar sustentado de forma legal y se debe tener la información suficiente para determinar si el proveedor encaja en lo que tu organización necesita. En caso de que esto no sea así y se firme el trato, habrá muchos problemas para ambos que generarán pérdidas de tiempo y dinero.
3. Crea un buen sistema de pagos
En este tema, las cuentas por pagar e impagos puede ser algo delicado, ya que lleva a una mala reputación y a una mala relación con la otra empresa. Por ello es bueno apoyarse en una plataforma de gestión de recursos empresariales y crear un sistema de pagos que evite retrasos, y por lo tanto mejore el manejo de proveedores.
Algo más que podría ayudar es trabajar bajo un esquema de remesas bancarias para garantizar las transacciones en el tiempo establecido.
4. Mantén una comunicación altamente efectiva
Sin comunicación los problemas abundan. Es por eso que desde un principio se debe aclarar cómo será todo el proceso y canales a través de los cuales ambas partes realizarán comunicados y avisos. De esta manera en caso de que haya un error se puede resolver rápidamente, o si un documento tiene información incongruente puedan corregirlo inmediatamente.
Asimismo tu empresa y proveedores podrán dar un seguimiento mutuo y brindar retroalimentación que ayude a mejorar los procesos de ambos. Todo esto permite un buen manejo de proveedores y por lo tanto una actividad continua dentro de tu cadena de suministro.
Combina estos consejos con el uso de un software ERP cuyas funcionalidades te ayudarán a administrar cada uno de los trámites, contratos, costos y actividades sobre la gestión de proveedores de tu empresa. Podrás tener los datos de todos tus abastecedores a la mano y tendrás la oportunidad de medir su rendimiento para brindarle el feedback necesario. También pues monitorear los ahorros y pérdidas, así como evaluar el cumplimiento de cada uno, además de gestionar las devoluciones y facturas correspondientes.
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