El software de gestión empresarial o ERP basado en la nube es un sistema de planificación de recursos empresariales, que se ejecuta desde una plataforma alojada en la nube de un proveedor -externo a la empresa- en lugar de hacerlo en una red local, lo que permite a las organizaciones acceder a través de Internet al sistema.
Así, un ERP integra y automatiza todas las funciones empresariales financieras y operativas esenciales, proporcionando una única fuente de datos, incluyendo la gestión de inventarios, pedidos y cadena de suministro y ayudando en la adquisición, producción, distribución y cumplimiento de las órdenes de venta.
Dado su alcance, cualquier software de gestión empresarial en la nube debe estar siempre disponible para todas las áreas, departamentos o unidades del negocio, en dondequiera que los colaboradores se encuentren trabajando, para ofrecer una visión unificada y actualizada de los datos. El ERP como servicio basado en la nube cumple con todos estos requisitos y lo único que necesitan las empresas o negocios que lo implementan es contar una conexión segura a Internet y un dispositivo móvil.
¿Qué es un Software de Gestión Empresarial?
Puesto que el proveedor del ERP lo aloja en la nube y lo proporciona como un servicio para las empresas, este sistema ofrece la misma o una mejor funcionalidad que los sistemas locales tradicionales (claro, sin la mayoría de los inconvenientes como el pago de licencias por adelantado o el mantenimiento de los equipos).
Es por ello que la demanda de sistemas ERP basados en la nube sigue creciendo en nuestros días debido a su gran capacidad para acceder y analizar cantidades masivas de datos, de forma remota, en tiempo real, lo que significa que los equipos de ventas pueden tener información sobre el inventario en tiempo récord y que los equipos administrativos pueden vigilar las finanzas de la empresa y responder rápidamente a las auditorías u otras peticiones de datos sobre el rendimiento general de la organización.
¿Cómo se integra?
Como cualquier clase de sistema o plataforma tecnológica para la gestión de datos e información de una empresa, un software de gestión empresarial está integrado por algunos componentes que veremos a continuación, ya que todo sistema basado en la nube proporciona una funcionalidad financiera y contable básica, y a partir de ahí, los tipos de módulos o aplicaciones que una organización elige implementar dependen de su industria y de las necesidades específicas de cada negocio. Los módulos disponibles de un ERP en la nube incluyen:
Algunos conceptos básicos alrededor de un Software de Gestión Empresarial
Al momento de hablar de un Software de Gestión Empresarial o ERP es importante entender algunos conceptos básicos asociados con él:
Estrategia de despliegue: el ERP tradicional puede desplegarse en las instalaciones o en servidores privados. Sin embargo, la funcionalidad específica y esencial del ERP suele ser mucho más rápida, aunque en ambos casos, las empresas deben reservar tiempo para la planificación, la migración de datos, la personalización y la configuración y la formación del personal.
ERP en la nube: software de planificación de recursos empresariales que se aloja fuera de las instalaciones físicas del negocio o empresa, en los servidores del proveedor de este servicio y se proporciona como un servicio de terceros, al que se accede a través de un navegador web.
ERP en las instalaciones (on site): software de planificación de recursos empresariales que se instala localmente en ordenadores y servidores de la misma empresa, y que es gestionado por personal informático interno o contratado. El software y su infraestructura de apoyo se gestionan, almacenan y mantienen internamente.
ERP alojado (on cloud): una empresa o proveedor de alojamiento gestiona el despliegue de esta clase de software así como la infraestructura asociada. Los modelos de despliegue alojados se utilizan a menudo cuando las empresas buscan que sus operaciones se lleven de forma externa y no dependan de la TI. Es una configuración que proporciona grandes ventajas al operar desde la nube.
Seguridad de extremo a extremo: una conexión segura y encriptada entre el proveedor de software de gestión empresarial y sus clientes.
Licencias de suscripción: la empresa paga una cuota de suscripción fija en intervalos de tiempo específicos (anual o mensual) para utilizar todos los servicios que ofrece el software. Esta cuota normalmente incluye todo el mantenimiento que se pueda requerir junto con las actualizaciones de la plataforma y puede cobrarse ya sea por usuario o por toda la organización.
Diferencias entre un ERP alojado y un ERP basado en la nube
Al revisar los conceptos básicos anteriores puede que nos surja una pregunta: si un software de gestión empresarial y un ERP local proporcionan una funcionalidad similar, ¿por qué debemos elegir la nube?
Volvemos a explicarlo. Un software ERP local se instala y se gestiona por el personal de TI de la empresa o por un proveedor de servicios. La empresa adquiere la licencia de la plataforma de software principal por adelantado y luego compra o alquila servidores, redes y almacenamiento de nivel empresarial para ejecutar y albergar físicamente el software y los datos asociados. Las empresas que utilizan un ERP local tienen que tener en cuenta costos adicionales como mantenimiento, resolución de problemas, software complementario, actualizaciones y personalizaciones. Los antivirus y el software de seguridad, así como los sistemas de almacenamiento y de copia de seguridad del servidor, son también costos adicionales necesarios y muchas veces algo pesados para la empresa.
Por otro lado, el software de gestión empresarial , se aloja y se gestiona por el proveedor, quien proporciona el software dentro de un modelo de servicio a través de la nube. El mismo proveedor es responsable de la aplicación, almacenamiento de datos, del sistema operativo, de los servidores, de la infraestructura del centro físico de datos y de la instalación de actualizaciones de seguridad, incluyendo, obviamente, todo el proceso de implementación de esta plataforma.
Y así, aunque la diferencia más obvia entre el ERP local y el de la nube es en dónde se ejecuta el software y quién lo gestiona, hay otras distinciones importantes que apuntan más a la efectividad del segundo y a que, a la larga, se vuelve una inversión para la organización y no solo un gasto.
Muchas empresas ya están optando por considerar un software de gestión empresarial para el manejo de sus actividades empresariales, si aun tienes dudas sobre lo que es un ERP, te dejamos el siguiente E-book informativo, el cual te guiara a entender lo que es un ERP y de que manera puede traer beneficios para tu empresa.
> También te puede interesar leer: PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP: METODOLOGÍA Y PROCESOS
