Nadie lo puede dudar. La administración financiera en un negocio o en una empresa es uno de los asuntos más importantes, porque al final del día de ésta dependen el futuro de la misma. Y por eso no podemos pasarlas por alto.
Cuando hablamos de una correcta administración financiera apuntamos hacia un mismo objetivo: optimizar uno a uno todo los procesos empresariales y esto se logra al automatizar algunas de las tareas, entre ellas las administrativas o contables, buscando ante todo agilizar la gestión diaria de los áreas de trabajo.
Y esto se logra gracias a la implementación de un sistema ERP. Dentro de las funcionalidades de esta herramienta existen diferentes módulos orientados a perfiles profesionales concretos, como el departamento financiero, producción, proyectos, comercial, Recursos Humanos, ventas, atención a clientes y proveedores y marketing.
En este artículo nos centraremos en 6 pasos para llevar una correcta administración financiera y las claves que debemos tener en cuenta al momento de elegir el mejor de los ERP.
Como ya lo mencionamos, esta herramienta administrativa nos ayuda a recopilar los datos financieros en un mismo lugar y a generar informes completos de forma automática, que después nos ayudan a fundamentar mejor nuestras decisiones sobre el curso del negocio, sin dejar de lado que también es capaz de llevar los libros de contabilidad al día y los balances con total precisión.
Veamos entonces cuáles son esos pasos que se recomiendan seguir al momento de buscar una administración financiera correcta.
- PLANIFICAR PARA TENER MAYOR CONTROL
Como sabemos, la administración financiera es uno de los procesos que más nos deben ocupar al momento de perfilar una estrategia de negocio ya que nos ayudará a tener mayor conocimiento de todo cuanto sucede dentro del negocio, y por consecuencia mayor control, brindándole más estabilidad.
En este proceso tenemos que tener en cuenta algunos aspectos como son: la valoración del escenario actual del negocio, los presupuestos para su operación diaria, los indicadores y objetivos que se deben cumplir en un tiempo determinado y sobre todo las proyecciones. Son éstas últimas las que darán luz a todo el proceso de planificación, pues tenemos que saber hacia dónde queremos llevar al negocio y qué es lo que tenemos que hacer para lograrlo.
Tu empresa debe tener los siguientes hábitos para alcanzar el éxito:
- Contar con un administrador financiero capacitado
- Realizar periódicamente el análisis de los ratios financieros
- Analizar los estados financieros regularmente
- Estar al tanto de las opciones de financiación
- Contar con un fondo en caso de emergencias
- ELABORAR PRESUPUESTOS
Como ya lo mencionamos, elaborar presupuestos de forma correcta es la base del éxito de un negocio, y un Sistema ERP nos puede ayudar con esta tarea preparatoria.
Gracias a esta herramienta, podemos ver con totalidad los costes empresariales en cada una de las diferentes unidades del negocio de forma exhaustiva, es decir, con lujo de detalle.
¿Para qué nos ayuda elaborar presupuestos lo más detallados posibles? Principalmente para establecer un plan de ahorro en los mismos, para detectar gastos no necesarios en los que incurre de forma sistemática el negocio -y que antes nadie había captado- y para apostar por una mejor gestión de todos los recursos financieros del mismo. Así, jamás será necesario poner en riesgo el futuro del negocio.
- MANTENER LA CONTABILIDAD AL DÍA
Aún cuando es una tarea diaria de suma importancia, existen negocios o empresas que al no darle su valor pueden incurrir en graves fallas que no solo desestabilizan a la organización sino pueden generar problemas futuros con instituciones fiscales.
Tener control total sobre la contabilidad del negocio es poder acceder a una visión 360, completa, de todos y cada uno de los movimientos de activos y las fluctuaciones de pasivos sin tener que dedicarle tiempo y esfuerzo extra para cuadrar el balance general.
Cuando todas estas operaciones se realizan de forma automática sin que el equipo administrativo se tenga que involucrar en ellos y hacerlos de forma manual, es cuando comenzamos a ver una de las grandes ventajas de esta herramienta administrativa.
Y si esto fuera poco, también te brinda la oportunidad de poder consultar en tiempo real el estado de liquidez del negocio y el endeudamiento circulante.
La administración financiera empresarial debe ser su guía para tomar cualquier tipo de decisión y trabajar como una estrategia para tener más liquidez y mantenerse activo en el mercado
- SIMPLIFICAR LAS DECLARACIONES
Dentro de las tareas de la contabilidad que mencionamos arriba están las declaraciones de ingresos, que llegan a ser el principal dolor de cabeza no solo para los administrativos o contadores de la organización cuando los hacen de forma manual, sino también para los dueños cuando éstas contienen errores de captura que pueden conducir a un desenlace no deseado.
Las declaraciones se realizan al empatar la información que encontramos en los libros de contabilidad, en los informes de gastos y en todos los reportes financieros expedidos en un determinado lapso de tiempo.
Empatar toda esta información es un trabajo que lleva su tiempo y dedicación, pero con un ERP se logra simplificarlo de forma importante, para que así todo mundo dentro de la organización tenga la visión general y completa de la situación financiera de la empresa.
Y como lo hemos dicho: mientras más completa sea la información mejores serán las decisiones que se tienen que tomar.
- VIGILAR EL FLUJO DE CAJA
Lo decimos sin quitar ninguna letra: el flujo de caja es el corazón de las finanzas -sanas- de un negocio, ya que éste enmarca el ingreso y la salida del dinero.
Así de simple y sencillo.
Por eso, vigilar que este flujo se mantenga siempre en números sanos dependerá entre muchos factores de una administración financiera que busca equilibrio entre los movimientos, es decir, entre las entradas y las salidas. De esto dependerá la liquidez del negocio.
Para conseguirlo, tenemos que estar pendientes de diferentes cosas como las cuentas por cobrar, los pagos pendientes y la partida de gastos.
- REALIZAR AUDITORÍAS PERIÓDICAS
Para mantener una óptima gestión financiera de nuestro negocio y llevar una correcta administración, es importante como último paso de este proceso realizar auditorías periódicas, pues solo el conocimiento exacto y preciso de la realidad del negocio le dará el rumbo que debe tomar para enfrentar todas las dificultades futuras.
Llevar a cabo revisiones y auditorías internas de forma periódica permitirá detectar cuál ha sido el impacto que han tenido las decisiones que se han tomado a lo largo del tiempo, para reforzar las que han producido buenos resultados y no volver a repetir las que no condujeron a nada bueno.
LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA: PILAR IMPORTANTE DENTRO DE TU EMPRESA.
Como has podido ver en este artículo, llevar adelante prácticas correctas para lograr una administración financiera es necesario si queremos llevar nuestro negocio más arriba cada vez. Contar con herramientas y sistemas administrativos que permitan agilizar los procesos en tu empresa o negocio te dará paso al crecimiento empresarial que estas buscando. A continuación podrás descargar el siguiente Ebook Gratuito, el cual te dará la información sobre como un sistema administrativo te dará la funcionalidad total para dirigir, controlar y monitorear tu negocio en tiempo real.
