Haz efectivo tu proceso de cuentas por pagar con estos 5 tips y un ERP Contable

Sin duda, cuando una empresa cuenta con un proceso efectivo y bien organizado de cuentas por pagar (las deudas que posee la organización con sus acreedores o proveedores con los que se ha adquirido materiales, insumos, bienes o servicios para su propia operación) podemos decir que está un paso más cerca de la consolidación y del éxito.
Si pudiéramos decirlo en otras palabras, las cuentas por pagar son una obligación, es decir, una deuda -no vinculada a entidades bancarias- que contraen las organizaciones relacionada con lo que es su actividad económica y que debe ser registrada siempre en los libros contables.

En este artículo, te vamos a platicar cuáles son los 5 tips que nosotros consideramos te ayudarán a llevar un proceso correcto de cuentas por pagar, que si bien, decides hacerlo desde un inicio echando mano de un ERP contable, ganarás una enorme ventaja al momento de hacer que la gestión de recursos sea altamente controlada.
Pero antes, vamos viendo cómo se clasifican de forma generalizada este tipo de cuentas según el tiempo de vencimiento.

Pasivos corrientes o cuentas por pagar a corto plazo, son las deudas u obligaciones que se tiene que cubrir en menos de un año, que pueden ser divididas como pagos diarios, mensuales, trimestrales o semestrales.
Pasivos no corrientes o cuentas por pagar a largo plazo, que pueden ser cubiertas en un período mayor a un año y suelen ser las menos comunes.

No hay algo más efectivo para el buen funcionamiento de la empresas que tener un orden y una claridad en cada uno de los procesos administrativos y contables internos, que no solo ayudan a seguir al pie de la letras las normas fiscales -para poder dormir tranquilos- sino también a fomentar relaciones cordiales y sanas con proveedores y acreedores, que a fin de cuentas, son también entes importantes para todo el engranaje organizacional.
Por todo esto, podemos decir que las cuentas por pagar siempre tienen que ser consideradas una prioridad, ya que reducen de forma considerable los riesgos de fraudes y de pérdidas y generan mayor confianza tanto en los clientes potenciales como en instituciones bancarias o crediticias.

Pero sin toda nuestra intención es mejorar la gestión de este tipo de cuentas, implementar un sistema ERP que nos asegure una eficacia en todos los procesos a prueba de fuego debe ser también prioridad.
Veamos, pues, los tips.

Podría parecer una obviedad, pero cuando lo vemos fríamente, generar y cuidar los ingresos que genera la empresa es el punto de partida, porque sin recursos nada puede funcionar. Pero aquí el punto principal es cuidar que el nivel de egresos jamás supere el de ingresos, pues si esto llegar a suceder, podríamos estar comprobando que la empresa está operando con números rojos o preocupantes. Un ERP contable te ayuda a lograr elevar los ingresos y mantener los egresos en un nivel más bajo, lo que obligará a que se acumulen las deudas y que llegue el momento difícil o incómodo en que sea prácticamente imposible pagarlas o prolongarlas en el tiempo, porque si se llega a ese momento, seguro comenzarán a llegar problemas de solvencia para toda la empresa.

Una de las recomendaciones que siempre dejamos a las empresas en este rubro de las cuentas por pagar -además de que todo sería más fácil con un ERP contable es jamás elegir a los proveedores en razón a los precios que nos ofrecen. Cuando una organización elige a sus proveedores tomando en cuenta el factor del precio bajo -claro está- podemos tener problemas a futuro con el tema de la calidad en insumos, materiales o servicios. Lo que sí es recomendable es elegir, poniendo en la balanza, a aquel proveedor que ofrezca un mayor margen de tiempo para pagar las facturas o mejores condiciones de pago (facilidades), pues cuando se logra más flexibilidad es mucho más atractivo que precios bajos.

Cuando hablamos de una programación de pagos, no solamente nos referimos a tener en claro, en el calendario, las fechas de vencimiento para cada uno de nuestros proveedores que eso sería fácil de realizar -siempre pagar primero a aquellos que no nos brindan flexibilidad para evitar problemas- sino que también nos referimos a contar con información clara y completa sobre fechas, montos, observaciones y características de cada una de las facturas por vencer. Sería ideal que esta información la tuviéramos siempre a la mano para que nos ayude a analizar qué tal está la salud financiera de la empresa.

Sucede siempre. Cuando los temas de dinero y de pagos están de por medio en una relación comercial entre cliente y proveedor, nada como fomentar una excelente comunicación a todos los niveles para evitar toda clase de contratiempos. Aquí, sugerimos tener este punto como uno de los medulares para el departamento de ventas o de RH, a fin de que cada uno de los proveedores tenga siempre a la mano y en claro cuál es el canal de comunicación idóneo con la organización. Esto también puede ayudar a que la misma relación sea más cordial y cercana y esto ayude a la larga a poder negociar fechas de pago, descuentos por pronto pago y cualquier otro tema con el que se busque apoyar a la empresa sobre todo cuando surge algún problema para cumplir el calendario de pagos previamente establecido.

Por más calendarizadas y bien señaladas estén las fechas de las cuentas por pagar, si no se cuenta con un sistema con un ERP contable que pueda ayudar a establecer alertas o recordatorios de pago de forma automática, podría haber problemas. Y para evitarlo, nada como las herramientas tecnológicas que brindan esta oportunidad. Por otro lado, si se pretende llegar a otro nivel en el tema de la organización de las cuentas por pagar, automatizarlas y estandarizarlas -es decir, clasificarlas según montos, por ejemplo- será recomendable para que su pago se haga con mayor facilidad. La gran ventaja es que esta labor ya no es necesario hacerla de forma manual sino automática gracias a un sistema como el ERP contable que, además, ofrece una interface para el control de cuentas por pagar realmente completo.

ERP CONTABLE, LA SOLUCIÓN DEFINITIVA PARA LAS CUENTAS POR PAGAR

Como parte de la innovación tecnológica, los sistemas administrativos contables que operan desde la nube haciendo todos los procesos de forma automática, son un gran apoyo para reducir la carga administrativa y financiera de la organización ayudando a controlar sus gastos.

Si estás interesado en conocer más o dominar el tema de las cuentas por pagar, te invitamos a descargar AQUÍ un formato en Excel totalmente gratuito y muy completo, que hemos preparado para ti, con el afán de ayudarte a conocer y dominar más este tema.