Una de las cosas más importantes y relevantes para la administración de un negocio o de una empresa, definitivamente es lograr una mejor gestión de inventarios, que puede ir desde el control de niveles hasta todos aquellos procesos relacionados con su suministro, almacenamiento y accesibilidad a los productos o ítems que forman parte de su negocio. Y todo lo que se busca con el mejoramiento de esta gestión es que la organización gaste la menos cantidad de dinero posible en conseguirlo.
Actualmente y gracias a los avances significativos en las tecnologías de control y gestión de empresas como la utilización de software administrativo en la nube, uno de los principales desafíos es tener el control exhaustivo de los niveles del inventario para evitar a toda costa las fallas tanto en la cadena de suministro como en las ventas. Porque cuando este control en la gestión de inventarios falla o simplemente no se logra, todo lo peor puede comenzar a suceder dentro de la organización como el retraso en la entrega de mercancías y lo que es peor, la pérdida de clientes importantes.
Pero antes de entrar a detalle con los tips que en esta ocasión te traemos para lograr una mejor gestión de inventarios, veamos primero qué entendemos realmente por este concepto.
LA GESTIÓN DE INVENTARIOS, ¿QUÉ ES?
Podemos afirmar que la gestión de inventarios es el proceso mediante el cual logramos ordenarlos de manera adecuada, velando siempre para que las existencias sean las adecuadas, los productos se encuentren en el lugar físico correcto (especialmente dentro del almacén) y que podamos disponer de ellos en el momento preciso en el que se necesitan para cerrar una venta.
Si lo anterior no se logra, difícilmente la organización logrará que todos sus productos salgan al mercado y puedan ser comercializados. Y si esto sucede, puede ser el inicio del final de cualquier empresa o negocio, pues sin clientes ni ventas, ¿cómo podrían subsistir?
Es por eso que este tema debe ser uno de los principales cuando hablamos de la operación y administración general de una empresa, porque si lo descuidamos bien sea por falta de interés o por falta de recursos para inversión en recursos -como implementar, por ejemplo, un software administrativo en la nube que se encargue de esta gestión- podríamos llevar al fracaso a toda la organización, especialmente en estos tiempos donde la competencia comercial parece una guerra sin cuartel.
Solo las empresas que dan el paso implementando mecanismos y estrategias para mejorarlo pueden ir trazando un camino hacia el éxito y la prosperidad.
Ahora que quedó más claro a qué nos referimos con la mejor gestión de inventarios, es momento de pasar al tema de este artículo: los tips o consejos que te daremos a continuación para lograrlo. Pero nos quedaríamos cortos si solamente los enunciáramos sin hacer hincapié en algo. Si realmente buscas manejar de manera óptima tus inventarios, tienes que lograrlo de la mano de una herramienta tecnológica de última generación: un sistema administrativo en la nube como Suitecommerce de NetSuite para control de inventarios y de comercio electrónico.
Al manejar tu empresa con este ERP podrás ver en poco tiempo un sinfín de mejoras en los procesos de todo tipo, ya que este sistema integra en una misma plataforma todos estos procesos creando a la par un canal de consulta y comunicación desde donde fluye toda la información que se genera en cada área o departamento y de la que todo mundo dentro de la organización puede echar mano y beneficiarse de ella para una correcta toda de decisiones.
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TIPS PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS
Algunos de los innumerables tips que te podemos dar para llevar la gestión de inventarios a otro nivel (siempre y cuando te apoyes de plataformas como NetSuite) son los siguientes.
- CONTROL MINUCIOSO DEL STOCK
Podría parecer una obviedad: un stock siempre debe estar controlado para que funcione como debería. Mas no es así. Mantener el inventario lo más bajo posible para ayudar a que el negocio reduzca de forma considerable los costos que le suponen mantener los altos niveles de productos es una de las principales tareas del departamento responsable de los inventarios. Si se logra, el flujo de efectivo irá aumentando. Y esta es una de las estrategias que más se buscan al interior de la gestión empresarial.
Por otro lado si la gestión de inventarios no es la correcta y la empresa experimenta una saturación de stock, esto hará que el flujo de efectivo se reduzca y que el almacenamiento de productos detenidos o que reducen su flujo pueda afectar en toda la operación.
- PREDECIR LA DEMANDA
Solamente las empresas que se apoyan en herramientas de gestión de inventarios como Suitecommerce de NetSuite logran algo maravilloso y sumamente necesario: predecir cómo se comportará el mercado con la demanda de tal o cual producto. Y esto solo se logra cuando se analiza a profundidad comportamientos pasados que ayuden a predecir el futuro.
Cuando se es capaz de predecir cuál es o cuáles son los productos que se acomodarán mejor en el mercado, también estamos ayudando a que el espacio en el almacén físico se utilice de manera más provechosa, pues existen ocasiones en que los espacios físicos no se pensaron bien y tenemos sobresaturación de los mismos.
Como recomendación, se aconseja almacenar 1.5 veces el uso promedio del producto en demanda.
Un sistema administrativo en la nube es capaz de hacer este trabajo de forma automática e intuitiva, después de analizar comportamientos pasados que le ayuden a predecir lo que viene.
- UTILIZAR HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
Ya lo hemos dicho pero tenemos que repetirlo: las herramientas tecnológicas para el control o gestión de inventarios han llegado para tres cosas: optimizar los procesos, ahorrar tiempo de operación y mejorar la precisión, especialmente cuando nos referimos a almacenes que manejan una cantidad considerable de ítems o productos.
Un sistema administrativo en la nube que cuente con un módulo para la gestión de inventarios -como es el caso de NetSuite- sigue siendo el mejor de todos los mecanismos que existen para el control de almacenes e inventarios. Gracias a estos sistemas, tenemos que olvidarnos de las prácticas manuales -existen negocios o empresas que hoy en día hacen conteos manuales, de uno por uno de sus productos- o que utilizan diferentes programas y distintas plataformas para obtener información que luego deben reunir en un solo reporte.
Cuando una plataforma es capaz de actualizar de forma automática los inventarios descontando del stock la mercancía que se va vendiendo, es cuando vemos cómo simplificar los procesos puede ser un beneficio mucho más grande que solo el de ahorrarle recursos y tiempo a la empresa.
Y si además este sistema es capaz de generar reportes de ventas, de nivel o grado de rotación de productos, de facturar al mismo tiempo y de cerrar el trato con el cliente, la ganancia general es aún mayor. Y todo esto sin la necesidad de un trabajo manual donde, desgraciadamente, los errores humanos se pueden dar y pueden afectar la operación global de la empresa.
Te invitamos a conocer Suitecommerce de NetSuite y seas capaz de ver por ti mismo cómo lograr una mejor gestión de inventarios es real con el mejor sistema para la gestión de recursos que existe en el mercado.
