En los últimos cinco años, el uso de herramientas tecnológicas para gestionar empresas con un sistema administrativo en la nube creció entre las empresas de todo el mundo de 3.5 a 46%. El año pasado el uso se disparó hasta las nubes. Y se espera que para el 2023, el 78% de las compañías utilice esta tecnología, de acuerdo con un estudio de la consultora Intuit & Emergent Research.
Definitivamente, el avance de este tipo de plataformas que ayudan a la administración y operación de los negocios no se detiene y hoy más que nunca la operación desde la nube también conocida como cloud computing se vuelve una necesidad básica y más cuando por temas de la contingencia sanitaria el trabajo remoto ha formado a ser parte de la vida de los negocios o empresas que buscan sobresalir de cualquier forma.
Pero antes de entrar a ver cuáles son las ventajas o los beneficios de un software administrativo en la nube, veamos primero qué es un sistema de gestión de recursos financieros desde la nube.
QUÉ ES UN SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA NUBE
Es una plataforma o herramienta operativa tecnológica -aplicaciones y programas- que no se instalan en los equipos computacionales de la empresa o del negocio ni ocupan un espacio físico, sino que los usuarios pueden acceder a ella a través de una red de Internet.
Migrar a la nube fue, desde hace algunos años, la forma más atinada e inteligente que vieron las organizaciones de cara a su propia conveniencia en muchos aspectos, principalmente por el tema del económico y del ahorro. Y no podía ser de otra manera pues los desarrolladores y dueños de negocios se iban dando cuenta que esta herramienta no sólo incrementaba la productividad de sus equipos de trabajo y la eficiencia del negocio en general, sino que también comenzaba a tener un impacto atractivo y positivo en sus costos de operación.
El software administrativo en la nube, al tratarse de tecnología que ayuda a trabajar de forma remota y depender de terceros, reduce de forma considerable los gastos operativos que se necesitan para sostener sueldos de empleados, equipos tecnológicos, licencias y renovaciones de éstas. Además, el tema de la seguridad en el manejo de datos delicados e importantes se vuelve también una realidad cuando se opera bajo estas plataformas.
De una u otra manera, estos sistemas ofrecen, por donde se les vea, beneficios y ventajas que los colocan por encima de los sistemas de gestión financiera o administrativa tradicionales, que veremos a continuación.
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CONTROL A DETALLE
Una de las grandes maravillas de un sistema administrativo en la nube es que se trata de una herramienta que te ayuda a vigilar con el más mínimo detalle el inventario, los gastos y los cobros, es decir, ofrece un control a detalle de todos los recursos financieros, que son los que mantienen a flote tu empresa.
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FLEXIBILIDAD TOTAL
Gran ventaja de las plataformas que ofrecen servicios on cloud o basados en la nube son ideales para aquellas organizaciones que están creciendo de manera gradual pero acelerada. O que tienen necesidades variables de espacio para estar guardando de la forma más segura toda la información y los datos que se generan diariamente en su interior. Un buen ejemplo de estos negocios son los sitios de e-commerce que logran aumentar de manera significativa el número de operaciones por parte de sus clientes, especialmente en momentos claves del año donde la demanda crece.
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SEGURIDAD AL MÁXIMO
Seguramente, una de las particularidades que se vuelve una exigencia por parte de dueños de negocios o empresas es la seguridad en el manejo de datos y de información que se genera al interior de las mismas. Cuando hablamos de la protección de datos, empresas de todo tipo de giro y tamaño enfrentan problemas como la falta de capital para invertir en programas que se lo brinden y de capital humano que diseñen planes efectivos de control y de contingencia. Un sistema administrativo en la nube ofrece un servicio seguro, que permite acceder a todos los beneficios de protección al máximo a un costo mucho menor. El blindaje que se logra en los servidores alojados en la nube difícilmente podría ser comparado con el que se podría ofrecer para equipos tecnológicos físicos, que son más susceptibles a dañarse, perderse o ser amenazados por hackers con robo de información. Cada uno de los usuarios de la plataforma, recibe claves encriptadas de fácil acceso pero siempre controlado.
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PROCESOS AUTOMÁTICOS
Realizar procesos en automático como pago de impuestos, de nómina, tareas de contabilidad electrónica, pago a proveedores, solo es posible con un software administrativo en la nube que ahorra horas de trabajo y que exime a los procesos administrativo de los errores de captura, que suelen ser fatales para las organizaciones, especialmente las que están en crecimiento.
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ACTUALIZACIONES AUTOMÁTICAS
Así como los procesos internos se pueden automatizar gracias a esta plataforma, también todas las actualizaciones que llegue a necesitar la plataforma se hacen de forma remota y automática. Con un sistema en la nube, los dueños de negocios ya no tienen más que preocuparse ni mucho menos gastar tiempo y recursos en verificar si sus sistemas cuentan con la última versión o si ya se hizo la más reciente actualización -necesaria para continuar operando- a cada uno de sus programas informáticos. Con las actualizaciones automáticas, se aprovechan mejor los recursos que se tienen destinados para la operación de la organización y se reduce considerablemente el estrés que conlleva esta tarea.
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ACCESO 24/7
Y no solo el acceso las 24 horas del día solo es posible gracias a un sistema administrativo en la nube sino también durante los 365 días del año, desde donde sea y solo con cualquier dispositivo móvil que tenga acceso a la red. Esta es la más grande ventaja, porque te permite a ti, como dueño de negocio, no tener que pasar tus horas ni tus días físicamente en tu empresa para revisar que todo funcione bien. A un clic de distancia, tienes en tu mano toda la información que necesitas sobre la operación de tu empresa, con la interfaz más completa e intuitiva, todo lo que necesitas para tomar las decisiones que necesitas para darle el rumbo correcto a tu organización. La enorme facilidad en el manejo de información se vuelve una de las mejores cartas de presentación de un sistema administrativo en la nube.
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IMPULSO PARA EL TRABAJO COLABORATIVO
Hoy, la tecnología nos permite que los miembros de un equipo de trabajo puedan acceder a una misma fuente informativa, a un documento, trabajar en él y compartir sus sugerencias con sus compañeros. En otras palabras, las áreas o los equipos de trabajo pueden ser más productivos, aún cuando no se encuentren trabajando en el mismo lugar físico. Y si hacemos caso a también a los estudios de la consultora Intuit & Emergent Research, la nube permite incrementar la productividad de las empresas en más de un 40 por ciento. ¡Una locura!
NETSUITE, EL MEJOR SISTEMA ADMINISTRATIVO EN LA NUBE
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