Una vez que hemos tomado quizá de las decisiones más importantes para nuestro negocio -la implementación de un Software de ERP – es momento de poner todo nuestro esfuerzo para que esta nueva herramienta que se integra a la operación diaria de nuestro negocio nos resulte lo más efectiva y productiva posible. Un sistema ERP en la nube definitivamente es la herramienta tecnológica que está conduciendo al camino del éxito a grandes empresas y organizaciones no solo en México sino alrededor del mundo gracias a todas esas características operativas que la hacen única.
Sin embargo, no deja de ser una plataforma que combina los más grandes avances tecnológicos, que podrían llegar a ser un tanto complicados de operar cuando no se tiene la capacitación necesaria ni el interés suficiente por parte de algunos miembros de tus equipos de trabajo.
Para que un Software de ERP funcione como debe ser y realmente se convierta en un aliado para el crecimiento exponencial de tu negocio, debe cumplir una serie de requisitos y características que lo mantengan actualizado de forma permanente para que supere tus expectativas de funcionalidad y rendimiento.
Precisamente es el tema de la constante actualización lo que podría espantar a muchas personas que siguen pensando la conveniencia de implementar un software de este tipo para echar a andar mejor su negocio.
Pero, al hablar de un Software de ERP existen buenas noticias: al ser un sistema que opera de manera remota y automática, basta tomar una serie de medidas -que veremos a continuación a lo largo de este artículo- para que logres aumentar la productividad empresarial de tu negocio sin poner en riesgo nada, pues a final de cuentas de lo que se trata es de que esta herramienta sea parte primordial de tu estrategia de negocio y lo conduzca al éxito en menos tiempo.
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HAZ UN ANÁLISIS FODA
¿Sabías que el análisis FODA es como realizar una auditoría interna a tu empresa, negocio u organización que te diga qué estás haciendo bien, dónde están las fallas y en qué puntos toda la organización tiene que mejorar?
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas son las partes que componen esta clase de análisis que se ha vuelto el primer paso que dan todas aquellas organizaciones que buscan aumentar su productividad y ser cada vez más competitivas.
Puede ser que nos encontremos con datos o situaciones que nos incomoden un poco, pero es mucho mejor corregirlas a tiempo para no sufrir las consecuencias.
Y también hay que enfatizar que si no sabemos a ciencia cierta en dónde estamos parados y qué es lo que tenemos que mejorar, difícilmente un Software de ERP nos podrá ser de gran ayuda.
Una vez que realizamos el análisis y analizamos la información que éste arrojó, debemos poner manos a la obra para elaborar un plan en el que aparezcan los puntos críticos en forma de objetivos, y que cada objetivo incluya una ruta de trabajo o una serie de indicadores que debemos ir cumpliendo en un determinado espacio de tiempo.
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CAPACITACIÓN CONTINUA PARA TUS COLABORADORES
Una de las formas más eficientes para sacar el máximo provecho de tu Software de ERP es, sin duda, la capacitación continua para aquellos colaboradores de tu empresa o negocio, especialmente para los que tienen entre sus responsabilidades operar la herramienta.
Como lo mencionamos en la introducción, esta clase de herramientas podría generar estrés y preocupación en personas que nunca han operado con ellas o que se sienten un tanto ajenas. Es por ello que debemos optar por la capacitación continua de los equipos de trabajo y ver esta actividad como una inversión, porque a largo plazo redundará en mayor beneficios para tu negocio.
Solo cuando los colaboradores están capacitados y conocen cómo opera la herramienta se le logrará aprovechar al máximo; por lo que mejorará la productividad del negocio de manera gradual.
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CONSIDERAR LA AYUDA DE UN AGENTE VIRTUAL
Existen software que incluyen la ayuda de un agente virtual para guiar a los colaboradores en la utilización correcta de la plataforma y es un apoyo que siempre debes considerar, especialmente al pensar que existirán procesos un tanto más complejos que necesitan de una guía detallada.
Pero no solamente es una ayuda dirigida a los colaboradores, sino también a los clientes que llegan al sitio web de tu negocio con alguna duda o dificultad para navegarlo.
Cuando una agente virtual cumple su objetivo, el servicio al cliente se vuelve una de las fortalezas de tu negocio, pues llega a convertirse en un servicio de calidad, que se paga a muy alto valor por el público consumidor.
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INTEGRAR TODAS LAS OPERACIONES EN EL PROGRAMA ERP
Es curioso, pero existen negocios o empresas que después de hacer un gran esfuerzo por implementar un Software de ERP para hacer más eficiente su operación, no le sacan el máximo provecho porque desconocen todo lo que la plataforma es capaz de hacer.
Y así vemos como se siguen llevando a cabo operaciones o tareas fuera de la plataforma cuando se podrían hacer desde ella, ya que la naturaleza de este tipo de programas es ser completamente un solución integral.
Aquí, la diferencia la marca el tipo de proveedor del programa, pues si es un proveedor cercano y listo para resolver las dudas que vayan saliendo al paso -aún después de la capacitación inicial- quizá este problema no exista. Pero si es un proveedor que después de la compra del software y de su posterior implementación desaparece, es cuando pueden darse con más frecuencia estos problemas.
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LIMPIEZA DE DATOS
Un dato interesante. Hay estudios que aseguran que el 80% de los datos que guarda cualquier persona, organización o empresa son datos inútiles o que conocemos como “datos oscuros”, es decir, datos antiguos, nada actualizados, inservibles y que solo nos ocupan espacio y hacen que los sistemas se vuelvan más lentos.
La gran maravilla de un Software de ERP es que se trata de una plataforma que nos permite revisar toda aquella información que se genera a diario al interior de la organización para ver de qué tipo de información o de datos se trata, y si son eso, datos oscuros, eliminarlos porque guardarlos y tenerlos ocupando espacio es un total sinsentido.
Esta clase de software, al operar desde la misma plataforma, se encarga de centralizar la gestión de datos y el procesamiento de toda la información que se pueda construir con base en ellos. Al ser una operación centralizada, resulta mucho más fácil detectar qué tipo de información ya no es necesaria y se ha vuelto obsoleta para así eliminarla en cuanto es detectada.
LLEVA TU NEGOCIO AL SIGUIENTE NIVEL CON SOFTWARE DE ERP
Es un hecho: solo los negocios o las empresas que han aprendido a sacarle el máximo provecho a su Software de ERP son las que están asegurando un crecimiento acelerado y un notable incremento en su productividad. Y basta preguntarte si crees que hay alguna otra cosa que más te interese alcanzar con el tuyo…
Por eso, te invitamos a que descubras cuál es el Software de ERP que puede ofrecerte todo lo que has leído en este artículo. Solicita aquí una demo totalmente gratuita y decide hoy mismo su implementación, para que tu negocio comience a recibir los beneficios con los que siempre has soñado.
