Para cualquier organización que vive y opera inmersa en el océano de la realidad digital y las últimas tecnologías, la centralización de datos resulta una tarea fundamental que tiene que adherirse ya a su modo habitual de operar.
Cuando hablamos de un sistema de datos centralizados nos referimos a que dentro de la estructura organizacional existe un lugar, como un programa ERP, al que los usuarios acuden en búsqueda de estos datos o de información vital para la operación de sus propias áreas o departamentos que los hagan trabajar en conjunto y siempre al mismo ritmo que los demás.
Y nos referimos a un solo sitio, a una plataforma que se encarga de integrar esos datos que servirán, a final de cuentas, para ir tomando las mejores decisiones de negocio que le permitan ser cada vez más rentable. Así, la centralización de datos se vuelve un incentivo para el crecimiento gradual y seguro de la empresa y para su productividad, ya que brinda agilidad en la gestión de la información garantizando la sincronización de datos y la integración de los departamentos que conforman a la organización.
Pensar que existen empresas que hoy en día siguen trabajando con bases de datos separadas (finanzas, contabilidad, clientes, ventas, proveedores, rastreos, control de almacén, etc.) con todo lo que esto conlleva podría ser un absurdo, pero no lo es.
¿Y qué sucede cuando no se posee un sistema centralizado e integral para el manejo de grandes volúmenes de datos y de información difícil de procesar y costosa de mantener? Seguramente graves problemas de comunicación y de interpretación de información que afectan no solo a un departamento sino a toda la empresa.
¿Sabías que con un ERP en la nube –que es un sistema para la gestión de recursos de la empresa- puedes centralizar los datos y obtener una serie de beneficios? A continuación te los presentamos.
INTEGRACIÓN DE LOS DATOS EN UNA SOLA FUENTE
La integración de los datos es consecuencia lógica de un sistema centralizado, como lo llega a ser un programa ERP. Esto quiere decir que este programa es capaz de diseñar, crear y gestionar una sola base de datos para toda la organización, dejando en el olvido la duplicación de datos, la generación de información innecesaria y la redundancia.
Para las empresas es un verdadero dolor de cabeza ir detrás de los datos duplicados intentando cazarlos, que solo les hacen perder recursos, como dinero y tiempo.
Gracias al ERP, el sistema ideal para la centralización de datos, los equipos de trabajo o departamentos que integran tu empresa se encargan de ingresar los datos de forma ordenada, intuitiva, accediendo siempre con un perfil de usuario protegido y eliminando todo margen de error o duplicación de información.
De esta manera, si se registra un cambio en una base de datos centralizada, el cambio se hace una sola vez, de forma definitiva y queda registrado y vigente para beneficio de todos los departamentos.
Además, la información queda depositada en un mismo sitio y disponible con un solo click -para todos los usuarios- cuando se opera desde la nube y es fácil de ingresar cuando se tiene una conexión a internet y un dispositivo móvil.
AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS DE TUS EQUIPOS DE TRABAJO
Al tener en un mismo lugar toda la información que genera tu empresa de forma continua, le resultará más fácil a todos tus departamentos y colaboradores hacer informes para después analizarlos e interpretarlos todo desde una sola plataforma, el programa ERP, desde donde se podrán automatizar acciones gracias a contar con registros de datos precisos que funcionen de igual manera para todos.
De forma indirecta, la centralización de datos robustece la organización y fomenta la colaboración entre tus departamentos, ya que los formatos que concentrarán la información serán universales, capaz de ser comprendidos por todos tus colaboradores, quienes con el paso del tiempo aprenderán a comunicarse con un lenguaje organizacional común.
GENERACIÓN DE INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL
Un ERP nube hace que la información sea más accesible para todos los niveles de tu empresa, ya que ésta logra fluir de forma ágil e ininterrumpida.
La información que recibe un departamento también la recibe otro, y la información que llega hasta la cúpula de tu organización llega también hasta los niveles más operativos, haciendo siempre posible una toma de decisiones en tiempo real y más acertada para beneficio de todos.
Si operas con diferentes fuentes generadoras de información, jamás lograrás que la información fluya como debe fluir, podrás generar desinformación que conduzca al caos, y que el caos organizacional lleve a serios problemas que pongan en entredicho el éxito de tu empresa.
El ERP nube es el programa ideal para centralizar la información y ofrecértela en tiempo real, justo en el preciso momento en el que debes tomar decisiones sobre tu negocio.
REDUCCIÓN DE GASTOS DE SOPORTE TÉCNICO
Como consecuencia de la centralización de datos tenemos la reducción paulatina en los gastos de soporte técnico, porque ahora el soporte estará enfocado a un solo sistema y no a múltiples equipos que anteriormente sostenían bases de datos diferentes.
Además, de las principales ventajas de un ERP en la nube es que, precisamente por operar desde la nube, reduce los costes de mantenimiento de equipos, de su constante actualización y de la compra de licencias porque no necesita ni de espacios físicos, ni de equipos tecnológicos ni de recurso humano para poder operar. Todo lo logra de forma automática y a distancia.
MAYOR SEGURIDAD EN LA PROTECCIÓN DE DATOS
El tema que a todo mundo preocupa, el de la seguridad y la protección de datos. Afortunadamente con un ERP en la nube que se encarga de centralizar la información en su misma plataforma, este tema está asegurado, ya que sus códigos de seguridad al operar bajo la premisa on cloud se vuelven impenetrables sin que exista más la necesidad de guardar información delicada y valiosa en equipos físicos al interior de tu empresa, o en servidores también físicos que suelen ser presa fácil de ciberataques o de fallos que pongan en riesgo todo tu negocio.
La centralización de datos forma parte de una estrategia global de seguridad, pues concientiza y enseña a tus colaboradores sobre el correcto manejo de la información organizacional. Además, los provee con los conocimientos necesarios sobre todos los protocolos de seguridad que les ayuden a mantener íntegros y siempre a salvo los uno de los activos más importantes para tu empresa: sus datos.
En resumen, centralizar los datos de tu empresa podría parecerte una tarea complicada o que lleva tiempo realizar. Pero más que verla así, te invitamos a que la veas como un reto, que una vez conquistado, va a beneficiar a toda tu organización brindándole los beneficios que hemos enumerado en este artículo.
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