Cuando has decidido poner en marcha un sistema de gestión empresarial o ERP en tu empresa para dar paso firme y seguro hacia su crecimiento, que seguramente te traerá el mayor de los beneficios financieros, es momento de decidir algo igual de importante: cómo estará conformado el equipo que necesitas para una exitosa puesta en marcha del sistema de gestión empresarial en tu empresa.
Un gravísimo error que se suele cometer sin siquiera pensarlo es pensar que solamente el departamento de TI (tecnologías de la información) es el primero y último responsable de la puesta en marcha del sistema de gestión empresarial. Y decimos que es grave, porque cuando sucede así, la que debería ser una herramienta extraordinaria y de apoyo para la empresa, se convierte en una piedra en el camino no solo para este departamento sino para la empresa en general, pues para que realmente funcione tienen que estar integrados todos los equipos de trabajo que conforman tu empresa.
La puesta en marcha de un programa ERP es una fase de gran importancia para el cambio que deseas generar en tu empresa. Por eso, es una actividad que no se debe preparar a la ligera ni a las carreras. Si quieres que el sistema de gestión empresarial en tu empresa sea exitoso debes preparar todo un proceso donde todo mundo tendrá que estar involucrado.
Antes de lanzarte a la puesta en marcha, deberías ser consciente de la necesidad de capacitar a conciencia a algunos de tus colaboradores para que se encarguen del antes, durante y después de la implementación a fin de que puedan revisar uno a uno los procesos operativos que experimentará la empresa. Tomando esta sabia decisión, podrás ahorrarte muchos dolores de cabeza a futuro, evitando se comentan los errores típicos en los que suelen incurrir las personas que, no estando capacitadas, se lanzan a esta aventura.
Para que la puesta en marcha del sistema de gestión empresarial en tu empresa sea un caso de éxito, hoy te platicaremos cómo debería estar conformado el equipo encargado de lograrlo, no sin antes recordarte que la parte primordial de la implementación es el acompañamiento profesional que recibas de la empresa proveedora de este servicio, un acompañamiento que Corposuite te brinda para que tú estés tranquilo y sepas que estás en manos expertas.
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL ¿POR DÓNDE COMENZAR?
Como dijimos más arriba, el comienzo del proceso de la puesta en marcha del programa ERP en tu empresa consiste en involucrar a todos los departamentos, desde la dirección operativa hasta el departamento de ventas, almacén, contabilidad, inventarios y atención al cliente.
¿Cómo se involucran?
Presentándoles que es un sistema de gestión empresarial, cuáles son sus características, qué beneficios traerá a la empresa -y al trabajo diario de cada departamento- y puntualizar cuánto tiempo se llevará el proceso de implementación.
Esta presentación la lleva a cabo el equipo directivo de la empresa (dueños y socios) reuniendo a todos tus colaboradores con esta única finalidad. Procura que la presentación sea ágil, atractiva e interactiva, para que sea más fácil valorar los grandes beneficios que traerá consigo la implementación.
Segundo paso, integrar un equipo interno que será capacitado y desarrollará habilidades necesarias y suficientes para impulsar los cambios y acompañar a la empresa durante todo el proceso de implementación.
A continuación, te presentamos el equipo ideal para poner en marcha tu sistema de gestión empresarial
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Equipo Directivo
Como todo proyecto, para que la puesta en marcha del sistema de gestión empresarial sea exitosa debe contar con la directriz de un equipo directivo líder y convencido de que el programa ERP funcionará y traerá grandes beneficios. A la vez, tiene que ser un equipo motivado porque está seguro de que los resultados serán extraordinarios. Esa motivación tiene que transmitirla a todos los miembros de su equipo.
El equipo directivo del que tú, como dueño de la empresa formas parte, tiene que establecer los objetivos finales de la implementación, el calendario del proceso y cuidar que la comunicación fluya de forma eficiente durante todo el proceso.
Al final de cuentas, el equipo directivo es el último responsable del éxito del proyecto.
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Socio de Implementación
Hay que tener bien en claro desde un inicio que un sistema de gestión empresarial al ser una herramienta de gestión muy completa y estructurada, tiene que ser implementada por profesionales que se encarguen también de la capacitación a tu equipo. Tan importante es tu socio de implementación como la herramienta misma; por ello, es muy importante elegir al mejor.
No basta con que cuentes con un súper equipo de TI capaz de implementar cualquier nueva herramienta o echar a andar un nuevo proyecto tecnológico; es necesario echar mano de profesionales como Corposuite, que con más de 18 años implementando ERP’s por todo el país y como partner del ERP número uno en el mundo, Oracle Netsuite ERP podrá hacer que la implementación sea un proceso más ágil y más seguro.
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Gerente del Proyecto de Implementación
Como hemos venido diciendo, la implementación de un sistema de gestión empresarial es un proyecto, y como tal tiene que contar además con una persona que funja como cabeza de la implementación y que tenga la formación y las habilidades necesarias para resolver problemas, saber comunicarse a todos los niveles la empresa y mantener siempre la motivación del equipo de implementación.
El gerente del proyecto de implementación velará, además, para que se respeten los tiempos del proceso y los costos de este, y sobre todo ir informando a toda la empresa cómo va la implementación y en qué parte del proceso se encuentra.
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Equipo Central de Usuarios
Este equipo está conformado por colaboradores de tu empresa, y se sugiere que lo integres por los que más habilidades operativas denotan y los que son capaces de motivar con mayor naturalidad a sus compañeros de departamento.
Claro, para que la puesta en marcha del sistema de gestión empresarial o sistema ERP sea exitosa, tienes que contar con un equipo central que se preocupe más por la calidad de sus miembros que por la cantidad. Que dominen los procesos de tu empresa, que tengan facilidad de trato y de palabra, que sepan trabajar en equipo y que estén plenamente convencidos de la maravilla que resulta ser un sistema de gestión empresarial para la empresa en general.
Punto importante es la recopilación de información que el equipo central de usuarios debe realizar durante todo el proceso de implementación, a fin de que el equipo directivo tenga literatura suficiente para valorar los resultados del proceso.
LA EXPERIENCIA ES LO QUE CUENTA
Poner en marcha un sistema de gestión empresarial es la decisión más acertada que están tomando hoy las empresas que buscan crecer, mantenerse competitivas e ir un paso adelante en plena era tecnológica y digital.
Cuando dejas en manos de expertos esta implementación, el proceso suele ser más ágil, eficaz y producir menos problemas. Confiar en expertos en implementación como Corposuite marca la diferencia de forma total, pues tu empresa ahorrará mucho en sus dos principales activos: tiempo y dinero.
La recomendación final es que tú te preocupes únicamente por conformar a tu equipo interno para el proceso eligiéndonos a nosotros como tu socio de implementación, para que desde el inicio te asegures que todo marchará como es debido.
Dejar en manos de expertos puede marcar la diferencia.
En Corposuite, somos expertos en consultoria y puesta en marcha de ERP.
