Software NetSuite sigue siendo uno de los ERP’s (sistemas de planificación de recursos empresariales) con mayor demanda en el mundo entero, tanto por ofrecer una gama de módulos operativos como por su fácil implementación. Por esto y mucho más sigue siendo, el ERP número 1 a nivel global.
Además de ser un Sistema empresarial ERP realmente completo, que cubre una gran cantidad de operaciones al interior de la empresa -contabilidad, finanzas, control de almacén, ventas, marketing, Recursos Humanos, atención al cliente, etc.-, Software Netsuite es una herramienta fácil de usar, flexible y conectada a la tecnología de punta que busca satisfacer las necesidades de cualquier tipo o tamaño de empresa.
Quizá una de las mayores ventajas de software NetSuite es su operación desde la nube. Esto, además de hacerlo un software verdaderamente completo, lo pone por encima de su competencia al momento de su operación, pues desde cualquier lugar y a cualquier hora se puede acceder a él desde cualquier dispositivo móvil -o de escritorio- conectado a una red.
Al ser un sistema empresarial ERP tan completo y flexible, podría resultar siempre necesario contar con la asesoría tanto para su implementación como para su uso diario de especialistas del software NetSuite, que sean capaces de brindar acompañamiento profesional para solucionar cualquier tipo de duda.
Sin embargo, puede ser que la empresa que ha implementado el software NetSuite decida operarlo por sí misma con todo el reto que esto conlleva. Y decimos reto, porque es verdad que es un sistema muy completo con funcionalidades, características y módulos que podrían pasar desapercibidos si no se les ubica bien dentro de la plataforma.
Por esa razón, hoy te hemos preparado 5 consejos para un mejor uso del software NetSuite que hemos compilado desde la propia experiencia y desde la literatura creada por expertos en el tema.
Podríamos numerarte mucho más, pero hemos seleccionado los más prácticos y de uso frecuente:
5 CONSEJOS PARA UN MEJOR USO DEL SOFTWARE NETSUITE
CONSEJO # 1 SÁCALE PROVECHO AL PLAN DE CUENTAS
Podría parecer una obviedad, pero hay que aprender a sacarle provecho al Plan de Cuentas del módulo de Finanzas y Contabilidad del software NetSuite.
Y lo decimos por una sencilla razón: llevar al día y sin margen de error el proceso contable de la empresa es requisito indispensable para que ésta pueda desarrollarse como se debe y crecer con paso seguro y firme. Aun así se podría llegar a omitir el uso de todas las funcionalidades que nos ofrece este módulo.
Organiza activos, pasivos, gastos, ingresos y egresos de manera que sea fácil de evaluar qué tal está la salud financiera de la empresa. Cuando creas una cuenta nueva, agrega siempre un ID externo (importándolo) que corresponda al Número de Cuenta del libro mayor (GL); así estarás facilitando la importación de entradas del diario.
Otro dato: el Plan de Cuentas cuando se trata de un software NetSuite Multiempresa debes compartirlo en todas sus filiales. Así, se usará las mismas “cuentas por pagar” y las mismas “cuentas por cobrar” para todas las subsidiarias, sin importar el tipo de moneda ya que el software se ajusta automáticamente al cambio de divisas según sea el caso.
CONSEJO # 2 ENVÍA CORREOS MASIVOS CON EL SOFTWARE NETSUITE
Una de las grandes ventajas que tiene el Software Netsuite es su capacidad de funcionar como plataforma de gestión de correos electrónicos a la par de sus otras funcionalidades.
El software NetSuite permite hacer un envío masivo de correos a múltiples direcciones para satisfacer las transacciones más comunes como órdenes de compra, información sobre artículos o productos, facturas pendientes y órdenes de venta.
¿Cómo enviar el mismo correo electrónico a varias personas?
- En el campo de destinatario hay que ingresar el nombre del destinatario, o bien seleccionarlo del menú
- Ingresar luego “copiar lista de” donde hay que añadir los nombres adicionales de los destinatarios. Los nombres deben estar separados por punto y coma.
Si además se quiere hacer que este proceso sea automatizado, se puede hacer desde la plataforma SuiteScript del mismo Software Netsuite
CONSEJO # 3 ORGANIZA LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN PÁNELES
Para que la gestión financiera sea lo más completamente visible, es necesario utilizar los páneles como la forma más efectiva de tener acceso a las operaciones que, día con día, se utilizan con mayor frecuencia.
Cuando dentro de la información financiera del módulo de Finanzas y Contabilidad se identifican los accesos directos, informes, KPI’s, búsquedas guardados y otras funciones de uso habitual, Sistema empresarial ERP facilita que se incorporen a tableros específicos para ese trabajo.
Después de que se incorpora la información que más convenga, el sistema permitirá configurar y publicar estos paneles a usuarios específicos, así cada usuario tendrá pantallas diferentes según sea su necesidad.
CONSEJO # 4 CONFIGURA LOS ROLES DENTRO DEL SISTEMA
Los expertos apuntan a que este tema -el de configurar los roles que cada miembro del equipo tendrá de cara al Sistema empresarial ERP es medular, y que se debe tratar justo en el preciso momento en que se decide implementar el sistema en una empresa.
Los roles son fundamentales al momento de que representan el mayor control de seguridad de los datos que se estarán generando y manejando dentro del software software netsuite Porque al otorgar roles dentro de la plataforma, se definirá de antemano quién podrá acceder a cierto tipo de datos y la razón de hacerlo.
Para configurar de forma más acertada los roles dentro de la plataforma, hay que definir primero grupos de roles o roles que pertenezcan a grupos de usuarios (como equipos o departamentos dentro de la empresa) en lugar de crear un rol por separado de cada usuario. Así, cada colaborar ingresará con el rol y perfil que le pertenece al equipo o departamento del que él es miembro.
CONSEJO # 5 PRIORIZA TU CRM
Ya sabemos que el CRM (Customer Relationship Management) es parte esencial dentro de la operación de una empresa a través del Netsuite ERP, porque se trata de la relación con los clientes enfocada en una sola cosa: su completa satisfacción.
Software NetSuite entiende perfectamente la importancia de contar con en CRM más manejable.
Por ello, pone a disposición de la empresa la oportunidad de configurar manualmente las condiciones de venta y territorios (zonas) de ventas preestablecidas, para así poder llegar de forma instantánea y automática a nuevos clientes potenciales, a representantes de ventas o a equipos asociados. Esto lo conoce Netsuite como “asignación automática de leads”.
Gracias también a esta asignación, se puede realizar también un seguimiento puntual -con recordatorios incluidos- para controlar las actividades de ventas en los registros de contactos, clientes potenciales y oportunidades.
Y por último, enviar al cliente encuestas de satisfacción personalizadas cuyos resultados serán fáciles de rastrear y acceder, a fin de cerrar el proceso de venta y conocer qué tan bueno (o malo) fue el servicio. Esta información ayuda a corregir errores o afianzar las buenas estrategias llevadas a cabo durante todo el proceso de venta.
CORPOSUITE, PARTNER DEL SOFTWARE NETSUITE EN MÉXICO
Con más de 18 años de experiencia en la implementación de Sistema Empresarial ERP, Corposuite es Partner del Software NetSuite con presencia en todo el territorio nacional.
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