Hoy en día si queremos que nuestra empresa este compitiendo en las grandes ligas y poder estar en la mira de nuestros clientes, tienes como que crecer de la mano con la tecnología en las empresas es por eso que debes conocer qué es un Software ERP en la nube, cuáles son las ventajas de su implementación, así como los beneficios que le aporta a tu empresa o a tu negocio en los puntos que más te interesan: administración de recursos, manejo de información y atención al cliente: todo en un mismo lugar.
¿QUÉ ES UN SOFTWARE ERP EN LA NUBE?
En los últimos años, gracias al crecimiento exponencial que ha experimentado el mundo empresarial e industrial y a los acelerados cambios tecnológicos, el concepto ERP software ha ido ganando terreno y protagonismo.
Un Software ERP en la nube se define como un sistema de planificación de los recursos empresariales (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) que ayuda a administrar de forma más eficaz la empresa o el negocio sin importar su tamaño.
El Programa ERP en la nube incluye una serie de sistemas de información y brinda funcionalidad para dirigir y monitorear un negocio, pues recoge datos sobre finanzas, inventarios, ventas y personal para luego procesarlos de forma centralizada y presentar al equipo directivo de la empresa resultados más completos y puntuales.
La maravilla que encierra este tipo de sistema erp en la nube es que se accede a él a través de Internet, pues todos los recursos informáticos con los que opera se mantienen en centros remotos, permitiendo al cliente conectarse desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Y esto conlleva grandes ventajas y beneficios de utilizar tecnología en las empresas.
A diferencia de un sistema tradicional ERP local o in house, el ERP software en la nube aprovecha plataformas y servicios de la llamada cloud computing para proporcionar al negocio o a la empresa todas las ventajas de un Software ERP local añadiéndole una serie de beneficios que conlleva el alojamiento en la nube.
En resumidas cuentas: un sistema erp en la nube posee las mismas características y funcionalidades que un Software ERP local; la única pero gran diferencia es que se opera de forma remota, no necesita de equipos informáticos ni mantenimiento y está al alcance de la mano para manejarlo desde cualquier lugar y a cualquier hora, pues para ello basta un dispositivo móvil conectado a una buena señal de Internet.
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS Y VENTAJAS DE UN PROGRAMA ERP EN LA NUBE?
Ahora bien, los Software ERP en la nube más que aportar nuevas ventajas y mayores beneficios al momento de administrar la información que genera una empresa o un negocio, se vuelven el mejor aliado al momento de interpretar las grandes cantidades de datos que una empresa genera día a día.
Además de lo anterior, podemos enumerar los siguientes beneficios y ventajas de un programa ERP
1. Reducción en los costos
Entre las grandes ventajas que la “nube” proporciona a la gestión empresarial, el ahorro de recursos y la reducción de costos en general son algunos de los principales atractivos del cloud computing.
Un Software ERP en la nube reduce los costos de la empresa por dos razones principales. La primera, este software se ofrece en modelo “pago por uso”: solo se paga por el derecho a acceder a un servidor determinado y utilizar ciertos módulos del programa. La segunda razón, los programas ERP basados en la nube no requieren gastos en adquisición de equipo ni mantenimiento del mismo a diferencia de los ERP locales, que además necesitan personal dedicado a TI de tiempo completo.
2. Actualización automática y mejora continua con un sistema erp en la nube
Con un sistema ERP en la nube al no depender de una licencia con fecha de caducidad ni de actualizaciones que se ejecutan directamente en el equipo desde donde se opera la gestión de los recursos empresariales, un ERP software se actualiza de manera automática sin que se tengan que cubrir ninguna clase de cuotas extraordinarias a los proveedores.
Esto marca la diferencia abismal en cuanto a gastos entre un Software ERP local y un Software ERP en la nube: pagas tu licencia mensual, semestral o anual según el proveedor y te olvidas para siempre del sistema, teniendo la seguridad que será la versión más moderna y actualizada con la que está operando. Eso invita a la mejora continua de tu negocio o empresa.
3. Flexibilidad
Otra gran ventaja del ERP software en la nube es que se puede ingresar a él desde el lugar que sea y a la hora que sea, siendo el único requisito contar con una buena conexión a Internet. Gracias a un programa ERP en la nube puedes acceder a la información que la empresa va generando día con día, esto supone un mejor aprovechamiento de tu tiempo y una toma de decisiones más eficaz porque se logran hacer en el momento más oportuno
Gracias a esta flexibilidad de los programa ERP, los usuarios acceden a información valiosa en tiempo real desde cualquier dispositivo.
Hay otro tipo de flexibilidad que un sistema erp en la nube también ofrece y que se refiere a la capacidad de añadir tanto usuarios nuevos como módulos que se vayan necesitando conforme el negocio o la empresa crezca.
4. Sistema inteligente de seguridad
Con un ERP software no hay que preocuparse de estar realizando constantemente copias de seguridad: el mismo sistema realiza backups de forma constante y automática. Por si fuera poco, ofrece un plan de recuperación ante cualquier desastre. Y ya que lo datos no se almacenan en equipos locales sino en la nube, se evita cualquier tipo de ciberataque al servidor de la empresa.
Un sistema erp en la nube ha tenido éxito en los altos estándares de seguridad que alcanza el manejo de datos y la reducción de riesgos financieros del sistema. A diferencia de los sistemas tradicionales de gestión administrativa empresariales, los avances en términos de seguridad en el sistema on cloud han sido enormes: la información –el activo más preciado para la mayoría de las empresas- queda restringida para perfiles de usuarios que no estén autorizados. No se trata de una sola “clave” o “contraseña” sino de candados en los mismos servidores remotos en donde se almacenan los datos, que logran ir más que los controles biométricos, las cámaras de seguridad y la encriptación informática. Aunado a esto, un Programa ERP en la nube brinda la mayor tranquilidad al estar respaldando la información generando copias remotas de seguridad (backup).
5. Máxima velocidad en la ejecución de procesos
No resulta algo nuevo hablar sobre la velocidad que supone trabajar on cloud por encima de los software tradicionales On-Premise. Trabajar datos e información en la nube sigue superando todas las expectativas de los usuarios de esta forma de acceso y navegación por Internet. El objetivo principal de utilizar las ventajas de un sistema ERP en la nube es en gestionar los datos que se van generando en el día a día de la forma más fluida y veloz, todo en vista a tomar las mejores decisiones en el momento preciso; así lo demanda la competitividad empresaria en nuestros tiempos.
¿CÓMO AYUDA UN SOFTWARE ERP A MI NEGOCIO?
Como hemos visto, un ERP software en la nube es capaz de brindarle a tu negocio la ayuda que necesita en relación con la agilidad en sus procesos, la flexibilidad en su operación, la inmediatez en la obtención de información valiosa para la toma de decisiones y el ahorro de costes.
Sin embargo, podríamos afirmar que este sistema logra resultar de gran ayuda en tres áreas principales de tu negocio o empresa:
1. Contabilidad y finanzas
Al tratarse de un software multicanal y multisede, el equipo de contabilidad y finanzas de tu negocio puede trabajar “en línea” desde donde quiera y en el momento que lo necesite. Esto les otorga a tus operaciones un mayor control. Además, si tu organización gestiona más de una empresa puedes gestionar a cada una de ellas, pero desde el mismo software.
2. Gestión de procesos del negocio
Un Software ERP permite gestionar todos los procesos de tu negocio lleva a cabo día tras días desde la misma plataforma.
¿A qué procesos nos referimos? Hablamos de las tareas habituales como la atención a los clientes, cierre de ventas, servicio de facturación, planificación de las compras, control de inventario o stock, coordinación de envíos, gestión de exportaciones e importaciones, registro de datos de tus clientes por citar algunos.
3. Planificación del proceso de producción
Gracias a un ERP software tanto el calendario como los horarios, los plazos de entrega y los lanzamientos de productos aparecen de manera visible en la plataforma y al alcance de todo tu equipo de trabajo, quienes con accesos personalizados conocerán el estatus de cada una de las tareas encomendadas; así, todo mundo conocerá el avance en el cumplimiento de éstas en tiempo real.
4. Análisis y manejo sencillo de Big Data
El volumen de datos a los que se enfrenta tu negocio crece cada día. Los datos provienen de distintas fuentes y sólo gestionándolos con eficiencia pueden aportarle valor a tu negocio. Desgraciadamente, hoy en día el manejo de grandes volúmenes de datos que conocemos como Big Data es una tarea que sobrepasa las capacidades humanas, que antaño lo realizaban en hojas de cálculo o a mano.
Contar con soluciones tecnológicas apropiadas de última generación como un software ERP resulta la manera más inteligente para analizar y manejar la información del negocio, que podríamos asegurar es la columna vertebral de la gestión de toda la organización, empresa o del negocio.
Un software ERP cloud es, entre muchas otras cosas, una plataforma con capacidades analíticas del Big Data que facilita a los dueños o directivos del negocio tomar decisiones acertadas en diferentes áreas o departamentos.
En conclusión, si consideramos la lista de ventajas y beneficios que un Software ERP en la nube en la nube aporta a la organización comprendiendo que las mejores estrategias que podemos instaurar provienen del análisis de los datos, estamos más que listos para ver en esta herramienta de planificación un escalón más, pero decisivo, hacia el éxito.
¿PARA QUÉ INDUSTRIAS APLICA UN SOFTWARE ERP EN LA NUBE?
Un ERP software en la nube siempre será a la medida de la empresa que lo solicite, sin importar su tipo, su tamaño o su finalidad. Esto supone crear un sistema desde cero para la empresa en particular, que incluya aquellos módulos o paquetes en función de sus propias necesidades
Existe también Software ERP prediseñado para cierto tipo de industria. Estos Programa ERP en la nube contienen funcionalidades y características específicas para empresas pequeñas o medianas, principalmente.
Algunas de las industrias a las que un ERP software puede servir como la mejor herramienta para su gestión y planificación son:
Distribución
La industria que se dedica al envío de productos no debería dejar de lado la oportunidad de ser lo más eficiente posible en sus entregas. Coordinar envío, seguimiento y entrega del producto al cliente resulta tarea sencilla para un software, que de forma automatizada ayuda a estas tareas ahorrando tiempos y costos, pero sobre todo brindando al cliente la mejor experiencia de compra.
Servicios
Este tipo de empresas proporcionan elementos no tangibles que cubren necesidades específicas y requieren, en gran medida, de un sistema que reúna datos de forma central y eficiente.
Manufactura
La industria dedicada a la producción necesita una serie de herramientas para que sus procesos generen una ganancia mayor con costos bajos. Lograr esto conlleva una gestión adecuada de todo el proceso: desde la compra de la materia prima a proveedores externos hasta la contratación de mano de obra y la administración inteligente de un inventario que no represente pérdida jamás.
Un Software ERP optimiza los procesos y ayuda a que la planeación sea más eficiente, pues en tiempo real y de manera correcta presenta un balance financiero que permitirá identificar áreas de oportunidad para trabajar en ellas, señalando excesos innecesarios en inventario o merma en la producción, que de no detectarse a tiempo puede conducir a la quiebra.
Proyectos
Para las empresas que manejan proyectos, un ERP software les ayuda a tener un control total desde la licitación hasta el finiquito de la obra gracias al seguimiento puntual del presupuesto autorizado y los gastos ejecutados.
Química y Farmacéutica
Optimizar inventarios, revisión de la caducidad del producto, aumentar la productividad, aumentar la cartera de clientes y ofrecerles un servicio de calidad con la entrega puntual y en forma de sus pedidos, son algunas de las tareas que un Programa ERP en la nube puede hacer por las empresas químicas y farmacéuticas.
Comercializadoras o Retail
Los negocios que se caracterizan por vender al por menor venden a múltiples clientes un stock masivo. Software ERP en la nube supone para estos negocios una gran ayuda al controlar mejor sus operaciones de compra a sus proveedores y de venta a sus clientes.
En este tipo de negocios, el control de inventario juega un papel primordial en la eficacia total del mismo. Al tener los datos exactos de la existencia de mercancía se solucionan dos problemas: el problema de la sobre saturación de inventario que deriva en gastos mayores no planeados y el problema de los productos agotados que deriva en pedidos mal preparados y en clientes insatisfechos.
Con un Programa ERP en la nube conoces el estado el inventario en tiempo real y con la mayor precisión posible, pues los productos que se van vendiendo se descuentan de manera automática del stock y cuando te encuentras en niveles bajos te lo avisa.
Un ERP software en la nube te permite también integrar el proceso de venta en una misma plataforma desde donde puedes ir siguiendo el curso de un pedido desde que genera hasta que se le entrega a tu cliente. La información del estatus puedes compartirla con el cliente para que su experiencia sea de un total acompañamiento de tu parte y no se sienta abandonado a lo largo de todo el proceso de compra.
Por último, pero no menos importante es la capacidad de un Programa ERP en la nube de generar e ir actualizando tu cartera de clientes organizada con su información más relevante que luego te permita fidelizar la relación con él y que se vuelva un cliente frecuente para tu negocio.
¿CÓMO ES LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP EN LA NUBE?
Dentro de los múltiples beneficios que ofrece un Programa ERP en la nube es que su implementación es más rápida que la de un ERP on premise o local. ¿La razón? Porque no es necesario ni comprar ni mantener servidores propios ni equipos de cómputo.
La solución en la nube se te ofrece en modo de suscripción, que suele ser una inversión mucho menor comparada a las soluciones on premise que con el tiempo van sumando cantidades de dinero bajo el concepto de actualización de sistema, mantenimiento de equipo y compra de nuevas licencias.
Entonces, la implementación de un Software ERP en la nube corre a cargo de la compañía que te ofrezca este software bajo el sistema de “pago por servicio”: ella se encargará de asesorarte sobre el proceso que incluye también la capacitación para el personal que se dedicará a ingresar al software para analizar la información e interpretar correctamente los informes de resultados.
Con un sistema erp en la nube tú, tranquilo. Si ya decidiste dar el paso hacia el cloud computing solo tienes que confiar en la mano de los expertos.
¿CÓMO EVALUAR SI NECESITO UN SISTEMA ERP EN LA NUBE?
Para evaluar si tu empresa o negocio necesita emigrar a la nube y mejorar la gestión de sus recursos, sugerimos seguir la siguiente ruta crítica:
1. Análisis de las necesidades reales que mi negocio tiene de cloud computing
Tu negocio ha crecido de forma rápida en los últimos años y el manejo de la información que genera cada vez se vuelve un tema complicado. Cuando no uno sino varios software operan en tu negocio, pero cada uno realiza un trabajo diferente sin comunicarse entre sí, migrar a la nube con un solo software centralizado podría ser la solución.
Si la contabilidad se vuelve pesada y ocupa parte del día por llevarla de la forma más tradicional, migrar a la nube puede ser la solución para ahorrar tiempo automatizando procesos.
Si tus equipos necesitan mantenimiento continuo, el servidor se está quedando sin espacio y se queda colgado justo en el momento que necesitas consultar datos para presentar un reporte, migrar a la nube puede ser la solución para despreocuparte de la capacidad de almacenamiento que necesitas.
2. Qué quiero conseguir con un Programa ERP
Al final de todo, ¿qué busco? ¿Mejorar los procesos? ¿Mayor capacidad en el procesamiento de datos? ¿Mantenerme como un negocio actual, moderno y competitivo?
3. Revisar mis finanzas
Aunque un sistema erp en la nube resulte una inversión menor a uno de tipo tradicional, se debe consultar al bolsillo y revisar las finanzas del negocio para que una excelente solución no se convierta luego en una carga difícil de llevar.
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