La característica central de todo software ERP es una base de datos compartida, que soporta múltiples funciones utilizadas por las diferentes unidades de negocio. En la práctica, esto significa que los empleados de diferentes departamentos como contabilidad, ventas y recursos humanos (por citar algunos) pueden contar con la misma información que proviene de la misma fuente para solventar una a una todas sus necesidades de los procesos empresariales que llevan a cabo día con día.

En este artículo, además de abordar en el tema del sistema ERP te vamos a platicar cómo es el proceso de implementación de esta plataforma, cuáles son los puntos a tomar en consideración en este proceso y resolver la duda si es o no un proceso caro.

¿CUÁL ES EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP?

Cada implementación de un ERP es diferente por lo que no existe una plantilla estándar. En general el proceso de implementación tiene similitudes básicas de caso en caso.

Una estrategia estándar de implantación de un sistema ERP incluye fases similares que pasan de la compra de la solución a la instalación de licencias o software, de la transferencia de datos financieros a la asignación de los procesos empresariales y del acceso al sistema para cada departamento al grupo de usuarios o función empresarial.

FASES DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ERP

Como lo dijimos más arriba, la metodología de implementación de un sistema ERP puede ser sencilla o compleja en función de factores como el tamaño de la organización, la complejidad del proyecto o si se va a implantar una solución en las instalaciones (on site) o en la nube (on cloud).

Las soluciones locales tienen los pasos adicionales de incluir instalaciones de infraestructura de hardware, así como la incorporación de personal para mantener la infraestructura. Dado que todas las actividades de apoyo como el alojamiento de la configuración y la instalación se gestionan internamente, estas fases añadidas pueden cambiar y a menudo prolongar la implantación. Y, por ende, hacerla más costosa.

Sin embargo las implantaciones de ERP en la nube pueden omitir algunos de los pasos tradicionales que implica una implantación en las instalaciones. El proveedor de la solución gestiona la infraestructura, lo que permite a las empresas centrarse en la migración de datos, en los cambios en los procesos y en la preparación de los colaboradores que operarán la plataforma. Los pasos adicionales tanto de alojamiento como el tema de los servidores y del mantenimiento de los mismos suelen ser gestionados por el proveedor de ERP. Y al final, la inversión que puede ser de consideración en un inicio, tiene un retorno realmente atractivo en tiempo y en forma.

FASE UNO: CONFORMAR UN EQUIPO DE PROYECTO

El equipo del proyecto es el último responsable de la salud general del proyecto de implementación, supervisando las iniciativas diarias y los plazos que guían a los miembros a través de su lista de verificación de implementación de un software ERP.

Los miembros de este equipo de trabajo serán preparados en las cuestiones técnicas y operacionales de la plataforma por gestores de proyectos del proveedor y de la organización, así como por analistas, desarrolladores, usuarios clave e ingenieros. Cada miembro cumple funciones independientes y tácticas centradas en la realización de las tareas de configuración, instalación, pruebas y migración.

FASE DOS: CREAR EL PRESUPUESTO DE LA IMPLEMENTACIÓN

El éxito o fracaso de un proyecto de implementación puede depender del establecimiento de un presupuesto realista, y la principal razón por la que las empresas se salen del presupuesto es porque amplían el alcance del proyecto de ERP. Los presupuestos de implantación de un software ERP pueden desglosarse en tres categorías: costes técnicos, costes de personal y costes de migración de datos.

Los costes técnicos incluyen software, licencias y hardware principalmente. Los costes de personal incluyen los costes internos y externos relacionados con el personal, que incluyen los costes de educación y capacitación. Los costes de migración de datos del ERP incluirán áreas como la extracción de datos del sistema heredado y los costes de puesta en marcha, así como la transferencia de datos limpios a la nueva solución ERP.

FASE TRES: DISEÑO Y DESARROLLO 

Durante la fase de diseño y desarrollo de un plan de implementación de ERP, el cliente y el proveedor definen los procedimientos y documentan los nuevos procesos sobre cómo gestionará los datos la nueva solución de ERP. Una vez definidos los procesos, desarrollan un marco de base de datos que cumpla con esos nuevos requisitos y procedimientos.

FASE CUATRO: MIGRACIÓN DE DATOS

La migración de datos es crucial para el éxito de la implantación, pero la transferencia de datos de un sistema a otro puede ser engorrosa y presentar obstáculos imprevistos. El objetivo es trasladar los datos limpios que han sido identificados y depurados a la ubicación correspondiente en el nuevo sistema.

FASE CINCO: CAPACITACIÓN

Para aprovechar todas las ventajas que ofrece un sistema ERP, la empresa debe asegurarse de que los usuarios finales entiendan cómo opera y aprovechar así el nuevo sistema. La formación debe ser completa y estar disponible para los empleados a través de una combinación de oportunidades de aprendizaje en línea.

FASE SEIS: PERÍODO DE PRUEBAS

Tras la implementación, los administradores pasan por una fase de pruebas con el proveedor para asegurarse de que los sistemas y los datos funcionan como se esperaba. También es una oportunidad para solucionar cualquier problema o establecer remedios para las áreas que no están a la altura o que no funcionan como deberían. Los desarrolladores, ingenieros y otros usuarios del equipo del proyecto prueban las conexiones y validan las migraciones de datos, afinando los ajustes para que la solución ERP funcione de forma óptima antes de la transferencia final de datos y la fecha de entrada en funcionamiento.

FASE SIETE: PUESTA EN MARCHA

Es el gran momento: Los sistemas se han desarrollado, la mayor parte de los datos se han transferido, la formación sobre el producto y las actividades de incorporación se han llevado a cabo y las pruebas se han completado. Pero aún quedan algunos pasos. Los datos basados en transacciones -inventario, pedidos, órdenes de compra, cuentas por cobrar y saldos- son dinámicos y cambian con frecuencia, por lo que debe transferirlos en el último momento para mantener la precisión. Una vez que haya ajustado todo, establezca los datos de entrada en funcionamiento ¡y el sistema estará listo para su uso!

¿CUÁNTO CUESTA IMPLEMENTAR UN SISTEMA ERP?

No existe una cifra exacta al hablar de los costos que supone la implementación de un software ERP, pero se puede estimar en función de factores como el tamaño de la empresa, el número de usuarios o licencias necesarias, las sesiones de formación, las personalizaciones necesarias, las migraciones de aplicaciones y datos, y sobre todo si el ERP en cuestión es una solución efectiva ya sea en las instalaciones físicas de la empresa o en la nube.

Eso sí, como regla general, las mejores prácticas sugieren planificar al menos el uno por ciento del presupuesto operativo de la organización. Esta cifra aumenta y disminuye según el tamaño de la organización.

Hay que considerar que las soluciones locales exigen un mayor gasto de capital porque requieren grandes costes iniciales y continuos para adquirir y gestionar la cuota de licencia perpetua. Además, las soluciones locales tienen costes añadidos relacionados con el mantenimiento de la infraestructura informática.

Por ello, los costos iniciales suelen ser mucho más bajos en el caso del sistema ERP cuando se basa en la nube, ya que sólo hay que centrarse en los requisitos de software y en la conectividad con el sistema.

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