Tabla de contenido:

1. ¿Cuándo necesito un sistema administrativo para mi negocio?
2. ¿Cómo escoger el sistema administrativo ideal?
3. Pero, ¿cuál es el mejor sistema administrativo?

Introducción:

A medida que crece una empresa, también lo hace la cantidad de datos generados, las fuentes de información y actividades por gestionar. Lo más común es que los negocios hagan uso de múltiples plataformas lo cual se vuelve costoso, requiere mucho tiempo y promueve los errores e incongruencias.

Si bien no existe una regla estricta sobre cuándo es el momento de dar el paso hacia una solución inteligente. Pero lo que es seguro es que muchos de los propietarios de pequeñas, medianas y grandes empresas comparten puntos débiles y objetivos como:

• Mantener a la empresa funcionando sin problemas
• Mejorar la rentabilidad
• Aumentar las ventas y el posicionamiento
• Estandarizar procesos para cumplir con las regulaciones
• Evitar penalizaciones
• Tener una mejor relación con los proveedores y clientes

¿Cuándo necesito un sistema administrativo para mi negocio?

Si tu empresa se identifica con las siguientes señales, probablemente necesite un sistema administrativo en este momento. Considera que incluso si la implementación que eliges para tu empresa conlleva altos costos iniciales, ahorrarás dinero a largo plazo al optimizar los procesos y maximizar la eficiencia del flujo de trabajo.

Los software que utilizas ya no están dando resultados

No es que las plataformas de trabajo que elegiste en un principio sean malas. Este problema tiene más que ver con que tu negocio esté creciendo. Por lo que la cantidad de información y las tareas por supervisar ya no se pueden trabajar desde una hoja de cálculo o tablas de trabajo. Es como cuando un niño aprende a andar en bicicleta. Empieza por utilizar un triciclo; después una bicicleta pequeña con ruedas de apoyo, y finalmente requerirá cambiar a una bicicleta grande con más velocidades y aditamentos. 

Una empresa pasa por un proceso similar. Al principio usa programas de apoyo, pasará a un software más avanzado y terminará por buscar herramientas más completas e inteligentes. Un sistema administrativo es beneficioso porque puede almacenar grandes cantidades de datos sobre producción, relaciones con los clientes, recursos humanos, ventas, marketing, finanzas y más.

El proceso de trabajo actual es ineficiente

Si la comunicación de tu empresa parece no fluir, la información está por todos lados, y los procesos de trabajo se han vuelto más lentos, entonces es momento de implementar un ERP. No tener una cadena de suministro bien optimizada dará como resultado un excedente de productos y una planificación fallida en la distribución. Por otro lado, la falta de comunicación puede traer inconvenientes y malentendidos en las fechas y métodos de trabajo. 

Un sistema administrativo elimina los obstáculos comunicativos al crear un seguimiento de tareas personalizado. Asimismo mantiene los datos precisos de la cantidad de productos y materiales para tenerlos visibles. Sin olvidar que también elimina los procesos duplicados y reduce la entrada de información errónea.

Tu empresa tiene dificultades para satisfacer las demandas de los clientes

Los procesos lentos y los errores alimentan la idea de una mala imagen. Las organizaciones que hacen el conteo de su inventario y generan órdenes de compra a mano, suelen tener un caos. Mismo que puede escalar tanto hasta llegar a la insatisfacción del cliente. Un resultado al que ningún negocio quiere llegar. 

Un ERP puede manejar la información de contaduría, las órdenes de compra y envío, así como los datos específicos de cada producto que se encuentra en el inventario. Todo esto puede ser visto a través de la interfaz accesible del sistema, lo cual disminuirá los retrasos, el déficit de productos y las equivocaciones.

¿Tu empresa presenta alguno de estos tres síntomas? Si es así ahora la gran pregunta es: ¿qué debes buscar en una plataforma administrativa? La información que te compartiremos enseguida te servirá de guía para seleccionar la mejor opción.

¿Cómo escoger el sistema administrativo ideal?

Analiza las necesidades de tu empresa

Antes de comenzar a buscar y comparar es necesario hacer un análisis completo de la empresa. Debes pensar en la forma de trabajo de tu equipo, las áreas que necesitan optimización, los errores más frecuentes, los procesos que ralentizan todo el flujo, etc. Después podrás proceder a escribir una lista de factores que tu sistema debe cumplir para ser elegido.

Busca opciones y compara 

La mayoría de los encargados de innovación de la empresa suelen irse por la opción más barata. Sin embargo, esta no es la única característica que debe ser evaluada. Un sistema administrativo que se selecciona conforme a las necesidades del negocio brinda un buen porcentaje de retorno de inversión, y lo mejor es que incrementa la rentabilidad a mediano y largo plazo. 

Después de que ya cuentes con la lista que comentamos previamente, podrás pasar a la fase de comparación. Pregunta a los asesores en turno que te brinden los detalles de uso, funciones, costos de actualizaciones, horario de soporte, y todo lo que pueda hacer una diferencia entre una plataforma u otra. No olvides que tus colaboradores clave deben estar presentes en las demostraciones para que puedan darte su punto de vista.

Considera el costo-beneficio

Regresando a la cuestión del costo: piensa en tu presupuesto y en la cantidad de pagos que debes realizar mensual o anualmente. También considera los costos en caso de que el almacenaje de datos incremente, el software requiera actualizarse con ayuda de un técnico, tus colaboradores necesiten capacitaciones para utilizarlo, o se necesite agregar otro tipo de hardware.

Piensa en tu negocio a corto, mediano y largo plazo

No solo debes tener en mente las necesidades actuales de tu organización, sino también los posibles requerimientos futuros. Supón que si tus vendedores podrán cubrir mejor los mensajes y llamadas de los clientes con el nuevo sistema administrativo, quizá llegue un momento en el que no se puedan dar abasto. Entonces la plataforma debe tener otras funciones como la de un asistente virtual o la programación de respuestas automáticas. 

Reúnete con tu equipo y reflexionen en todas aquellas actividades que necesiten otro tipo de funcionalidades en el futuro y compárenlas con lo que cada software ofrece.

Considera cumplir con las regulaciones

Busca que tu plataforma te permita gestionar cuestiones de contabilidad y finanzas como facturas, nómina, recibos y más, para evitar problemas con Hacienda u otra entidad regulatoria. Entre mejor organizada tengas esta información y menos dependas de los registros manuales, tu empresa podrá estar segura de no cometer ninguna falta.

Encuentra una plataforma compatible

La compatibilidad es un factor muy importante para no perder datos valiosos durante la implementación de tu sistema administrativo. Además, debe adaptarse a la forma de trabajo de tus empleados y concordar con otros software o plataformas que tu equipo esté utilizando. Así evitarás tener archivos rotos o que no se puedan emplear durante el trabajo. 

Asesórate

Es muy probable que durante la etapa de selección tengas muchas dudas. Lo mejor será asesorarte con consultores profesionales que puedan determinar si la plataforma es la ideal para tu negocio o si deberías buscar otra. Muchas de las empresas encargadas de integrar estos sistemas cuentan con asesorías personalizadas, así que apóyate en ellas.

Pero, ¿cuál es el mejor sistema administrativo?

El mejor software de gestión para tu empresa será aquel que cumpla con todo el listado de características que tú y tu equipo han identificado. Un sistema ERP que es bastante recomendado en el mercado actual es NetSuite de Oracle, una opción muy completa y sólida en cuanto a sus funciones y capacidad. Este software se destaca por ser una solución integral y por ser capaz de administrar las tareas y datos de todas las áreas de una organización. 

Aunque si quieres tener más información a la mano sobre los detalles que debes tener en mente para seleccionar el mejor programa para tu negocio, te recomendamos leer nuestro artículo “5 criterios importantes para elegir tu programa administrativo ideal”.