La eficiencia y la adaptabilidad son esenciales si quieres que tu negocio esté siempre al nivel de las compañías líderes del mercado. Convertir tu contabilidad en la nube no es solo una acción cualquiera, sino una estrategia poderosa para transformar la gestión financiera de tu empresa. En este contexto, es fundamental entender los obstáculos de la contabilidad tradicional y cómo una solución moderna puede enfrentarlos eficazmente. 

Los enlistamos para que tengas una imagen más clara de lo que hay que resolver, en caso de que tu organización maneje estas tareas de forma tradicional.

1. Procesos manuales y propensos a errores

La contabilidad tradicional depende en gran medida de tareas manuales, lo que incrementa las probabilidades de errores humanos. Con NetSuite, es sencillo automatizar procesos, minimizando fallos y optimizando la precisión de los datos.

2. Falta de visibilidad y transparencia en tiempo real

Sin acceso a informes y datos en tiempo real, los líderes enfrentan dificultades para tomar decisiones informadas rápidamente. Este software contable en la nube ofrece una plataforma integral donde la información financiera está siempre actualizada y accesible.

3. Dificultad en la colaboración y la accesibilidad 

Los sistemas tradicionales limitan la colaboración efectiva entre equipos, especialmente cuando trabajan desde diferentes ubicaciones. Utilizando la tecnología de contabilidad en la nube, los empleados pueden colaborar sin barreras geográficas, con acceso seguro a la información desde cualquier lugar.

4. Integración limitada con otras herramientas empresariales 

La falta de integración con otros sistemas puede causar duplicación de datos y procesos redundantes. Este sistema se integra de manera fluida con una gran variedad de aplicaciones y servicios, centralizando la información y mejorando la eficiencia operativa.

5. Escalabilidad restringida 

Las soluciones tradicionales suelen ser rígidas y difíciles de escalar a medida que la empresa crece. NetSuite, por el contrario, está diseñado para evolucionar junto con tu negocio, proporcionando una flexibilidad que se adapta a tus necesidades cambiantes.

6. Costos y tiempos de implementación elevados 

Implementar y mantener un sistema contable tradicional puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Con este software, reduces tanto los costos iniciales como el tiempo de implementación, permitiendo una adopción más rápida y económica. De hecho, según estadísticas de FLexi, los sistemas en la nube reducen los costos en un 50%.

Por qué NetSuite es la mejor opción para contabilidad en la nube

Cuando se evalúan soluciones contables digitales, es importante considerar las características exclusivas que algunas plataformas ofrecen. Por ejemplo, mientras muchos programas no brindan visibilidad completa del ciclo de vida del cliente, el sistema de contabilidad en la nube de NetSuite cuenta con un sistema de gestión de relaciones con clientes totalmente integrado. Además, no todos los competidores permiten personalizar reportes financieros con tanta flexibilidad y precisión como esta solución. La capacidad de adaptarse a las especificaciones únicas de cada negocio es un sello distintivo.

Entre otros beneficios claves encontrarás:

• Automatización integral: La plataforma facilita la automatización de procesos rutinarios, como el análisis correcto de tus estados contables con un ERP, conciliaciones bancarias y la generación de informes, liberando tiempo para que tu equipo se enfoque en análisis estratégicos, y toma de decisiones.

• Acceso en tiempo real: Gracias a su arquitectura en la nube, puedes acceder a información financiera actualizada al instante, sin importar dónde te encuentres. Esto es crucial para la toma de decisiones rápida y efectiva.

• Personalización y escalabilidad: No todas las soluciones se adaptan a las necesidades cambiantes de una empresa en crecimiento. NetSuite está diseñado para escalar fácilmente, permitiendo personalizar módulos y funciones a medida que tu negocio se expande.
• Integración holística: Esta solución permite la integración completa con otras aplicaciones empresariales, como ERP y CRM, asegurando un flujo de datos sin interrupciones.

• Soporte global: Con soporte multimoneda y multiidioma, es ideal para empresas con operaciones internacionales, facilitando la consolidación financiera a nivel global.

• Análisis avanzado: Utiliza herramientas de business intelligence para proporcionar análisis profundos y predictivos, ayudando a los directivos a anticipar tendencias y tomar decisiones informadas.

Empresas de diferentes industrias han experimentado mejoras significativas al adoptar la contabilidad en la nube de esta manera. Desde startups hasta grandes corporaciones, la capacidad para integrar todos los aspectos financieros y operacionales en una sola interfaz ha permitido mejorar la eficiencia y reducir costos operativos.

Cómo NetSuite facilita la transición hacia la contabilidad en la nube

Migrar de un sistema contable tradicional a uno en la nube puede parecer una tarea titánica. Entre los desafíos más comunes encontramos la resistencia al cambio dentro de la organización, la preocupación por la seguridad de los datos y la complejidad de integrar los sistemas existentes. Sin embargo, una solución integral puede simplificar y agilizar este proceso, haciendo que la transición sea menos intimidante y más eficiente.

La resistencia al cambio es un reto frecuente, ya que los empleados suelen sentirse cómodos con los sistemas y procedimientos que ya conocen. Implementar una nueva plataforma requiere capacitación y tiempo de adaptación. La solución ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar, reduciendo la curva de aprendizaje y facilitando la adopción por parte de los usuarios.

Por el contrario, la idea de trasladar información financiera a una plataforma de contabilidad en la nube puede despertar miedos sobre la vulnerabilidad a ciberataques. Esta plataforma utiliza avanzados protocolos de seguridad y cifrado de datos, garantizando que la información esté protegida en todo momento.

Además, la compatibilidad con las herramientas y software actuales es crucial para una transición exitosa. La solución no solo permite una integración fluida con aplicaciones ya en uso, sino que también centraliza la gestión de datos, eliminando redundancias y simplificando los procesos.

La implementación guiada que ofrece la plataforma asegura un proceso estructurado y acompañado de soporte especializado para que la transición sea lo más suave posible. Además, no se trata solo de implementar el nuevo sistema, sino de asegurar que todos los miembros del equipo se sientan cómodos y competentes utilizándolo. El equipo de NetSuite proporciona formación y soporte continuo para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.

Olvídate de las tediosas actualizaciones manuales. NetSuite se encarga de mantener todo el software de contabilidad en la nube al día, garantizando que siempre cuentes con las últimas funciones y mejoras de seguridad.

El impacto de la contabilidad en la nube en la toma de decisiones

La agilidad y precisión son esenciales para mantenerse competitivo, por lo tanto, implementar un sistema de contabilidad en la nube ofrece numerosas ventajas que van más allá de la simple automatización de procesos. Para los líderes que consideran actualizar sus sistemas, es importante entender cómo esta tecnología puede revolucionar la toma de decisiones en su organización.

Primero, la visibilidad en tiempo real es un cambio de juego. Tener acceso instantáneo a los datos financieros actualizados permite a los directivos tomar decisiones informadas al momento, sin depender de informes desfasados. Esto mejora la velocidad de respuesta ante oportunidades y amenazas, y proporciona una base sólida para la planificación estratégica a largo plazo.

Otro aspecto crucial es la integración de datos. Consolidar información financiera, operativa y de clientes en una sola plataforma, elimina silos de información y facilita una visión holística del negocio. Esto significa que los líderes pueden evaluar el desempeño de la empresa desde múltiples ángulos, identificando áreas de mejora y optimización con mayor facilidad.

Además, la flexibilidad y escalabilidad de estas soluciones permiten que las empresas crezcan sin las restricciones de los sistemas tradicionales. La capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en el mercado o en la estructura de la organización es esencial para mantener la competitividad. Este tipo de software contable en la nube va creciendo con la empresa, proporcionando las herramientas necesarias para manejar complejidades adicionales sin comprometer la eficiencia.

Si buscas transformar la manera en que tomas decisiones y llevar tu empresa al siguiente nivel, no esperes más. Contáctanos hoy mismo para descubrir cómo el sistema de contabilidad en la nube de NetSuite puede adaptarse a las necesidades específicas de tu negocio y ayudarte a alcanzar tus objetivos.

Corposuite | Netsuite México

La mayoría de las empresas manejan sus ventas como postpago, por lo que suelen entregar los bienes y servicios de inmediato, envían una factura y luego se les paga unas semanas después. Posteriormente, el área de finanzas realiza un seguimiento de todo el dinero que los clientes deben mediante una cuenta en sus libros denominada cuentas por cobrar.

Por lo tanto, este término se refiere a ese dinero que tus clientes te deben por bienes o servicios que te compraron en el pasado. Este dinero generalmente se recolecta después de un periodo específico y se registra como un activo en el balance general de la empresa para mantener un control financiero saludable. Sin embargo, aunque hay que tener bien mapeado este activo, se debe tener en cuenta que no puede contar como una venta hasta que el dinero llegue a la cuenta del banco. 

Un ejemplo de este concepto sería el siguiente. Digamos que tu empresa es fabricante de envases de vidrio. Un cliente te pide un lote de 20,000 envases, por lo que generas una factura por un montó de $40,0000, se registra la venta, y para realizar el pago tu empresa establece un periodo de liquidación de 30 días.

En ese momento, la cantidad de $40,000 se convierte en una cuenta por cobrar porque el cliente pagará esa cantidad antes de que expire el período. De lo contrario, la empresa puede cobrar un cargo por pago atrasado o entregar la cuenta al departamento de cobranza. Una vez que se realiza el pago, el segmento de efectivo en el balance general aumentará a $40,000, y la cuenta por cobrar será liquidada, ya que el cliente ha realizado el pago. 

El monto de las cuentas por cobrar depende de la línea de crédito que el cliente disfrute de la empresa. Por lo general, esto se ofrece a aquellos que son compradores frecuentes y de confianza. En cuanto al período de crédito puede ser corto, desde unos pocos días hasta meses o, en algunos casos podría ser a largo plazo, de un año en adelante.

¿Por qué son importantes las cuentas por cobrar?

Tener muchos clientes es el sueño de todo negocio, pero si algunos de ellos tardan en pagar, o en el peor de los casos, no pagan, esos clientes traerán más pérdidas que beneficios. Los pagos atrasados de los clientes son una de las principales razones por las que las empresas tienen problemas de flujo de caja.

Es entonces cuando se debe realizar un seguimiento de los pagos atrasados y asegurarse de que no se salgan del control financiero. Para ello hay que calcular el índice de rotación de cuentas por cobrar del negocio usando la siguiente fórmula: 

Índice de Rotación de cuentas por Cobrar = Ventas Netas a Crédito / ((Saldo inicial de CxC + Saldo final de CxC) / 2).

Con este cálculo la empresa podrá determinar la velocidad con la que está cobrando las deudas. Para después analizar a sus clientes y tomar acciones sobre aquellos que tardan más en pagar. Los contadores incluyen las cuentas por cobrar como un activo en el balance general de la empresa.

De igual manera, aunque haya un riesgo de impago al tratar con clientes habituales y fiables, una empresa puede beneficiarse de la venta de sus bienes y servicios a crédito. Es posible que puedas realizar más ventas de esa manera y también reducir los costos de transacción. O sea que podrías facturar periódicamente a clientes confiables en lugar de procesar múltiples pagos pequeños.

En cuanto a las desventajas, los problemas se presentan cuando las cuentas por cobrar reflejan dinero adeudado por clientes poco confiables. Lo que obliga a la empresa a aceptar una pérdida. Para tener en cuenta este riesgo, las organizaciones basan sus informes de control financiero considerando que no todos los pagos serán realizados.

Proceso de cuentas por cobrar

Se recomienda que para que una empresa tenga un buen control financiero, genere un proceso de cuentas por cobrar efectivo. Esto es para conocer la cantidad recibida y adeuda de los clientes por los bienes y servicios que se les vendió. El procedimiento incluye una secuencia de actividades, como las que te mencionaremos enseguida, que ayudan a rastrear y administrar las facturas por cobrar.

1. Analiza el perfil del cliente

El primer paso en la formulación del proceso de cuentas por cobrar es establecer a qué clientes se les dará crédito y cuál será la cantidad. Así que se debe investigar la solvencia crediticia del comprador. 

Además, se deberán establecer los términos y condiciones para vender productos a crédito. Estos especificarán básicamente los requisitos y compromisos por parte de tus clientes. E incluirán el período límite, descuento y penalización en caso de que los pagos se reciban más allá de la fecha estipulada.

2. Genera las facturas adecuadas

En el caso de las cuentas por cobrar la estructura de las facturas serán de la siguiente manera:

• Datos del comprador
• Bienes o servicios vendidos
• Costo de bienes o servicios
• Cantidad de bienes
• Periodo límite del pago
• Número de factura único
• Orden de compra

Comúnmente los clientes tienen la opción de recibir facturas en forma electrónica o física, y las empresas deben enviarlas sin demora. Ya que cuanto más tiempo tarda una factura en llegar, más tardan los clientes en realizar el pago.

3. Realiza el seguimiento de los pagos recibidos y pendientes

Después de generar la factura, el siguiente paso es realizar un seguimiento de los pagos recibidos y de los adeudos. Así como los métodos de transacción y las fechas de recepción. Esto generalmente lo hace el contador o el encargado del control financiero, y será un filtro con el que te podrás asegurar de que el monto del crédito del cliente se registre correctamente. 

Por último, las empresas deben enviar recordatorios a los compradores que aún no han realizado pagos con sus respectivas facturas. Si el cliente tarda demasiado tiempo en liquidar su deuda, puedes ofrecerle un descuento a cambio.

4. Mantén bien monitoreadas las cuentas por cobrar

El encargado del control financiero debe hacer un registro muy detallado de las fechas en que vencen las facturas. Esto se hace para garantizar que los pagos de las facturas por cobrar se reciban a tiempo. Al recibir las transacciones, las cuentas de los clientes interesados ​​deben liquidarse.

Cómo medir la cuentas por cobrar

Existen varios métodos para medir la calidad de las cuentas por cobrar, una de ellas es por medio de KPI específicos o calculando el porcentaje de ventas impagadas:

Cuentas por Cobrar de un periodo / Número de Ventas durante el mismo período = Porcentaje de las Ventas impagadas

¿Conoces la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar? Te invitamos a que visites el siguiente articulo para que conozcas las diferencias ¿Qué son las cuentas por pagar?

Cuando una empresa compra bienes a crédito que se deben reembolsar en el periodo establecido por el proveedor, a esto se le conoce como cuentas por pagar. Se trata como una obligación pendiente de liquidarse y se incluye en la parte de «pasivos corrientes o no corrientes». 

¿Qué puede pasar si no se paga a tiempo? Existen varios riesgos como perder la confianza de quien abastece tus recursos y servicios, contraer infracciones, pausar la producción, generar un mal historial crediticio y perder grandes cantidades de dinero. Por ello es que hay que monitorear el estado de este tipo de deudas y mantener un buen manejo de la gestión financiera.

Comúnmente los servicios que las empresas adquieren de esta forma son electricidad, telefonía, red de banda ancha y televisión por cable; también se usa para que el área de compras adquiera materiales, maquinaria, transporte, entre otros recursos. Dentro del mismo proceso el proveedor genera las facturas pertinentes dejando una deuda por pagar. 

Hacer llegar la factura al área de compras y finanzas significa que el proveedor le brindó algún servicio a tu empresa, el cual debe pagarse antes de una fecha determinada o de lo contrario incurrirá en incumplimiento.

Viéndolo desde la perspectiva contable, esto se tratará como una venta aunque la transacción no se haya realizado todavía. Sin embargo, el departamento de cuentas debe tener mucho cuidado al procesar las transacciones relacionadas con estos pasivos. Ya que es una deuda que debe pagarse dentro de un período de tiempo específico, normalmente menor a un año. La precisión del pago debe ser puntual porque afectará a la gestión financiera y a la posición de la empresa frente a sus proveedores.

Por qué son importantes las cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son créditos comerciales que le permiten a tu empresa adquirir materiales y servicios necesarios para el crecimiento de su actividad económica. Evita que la fabricación y producción se retrase y por lo tanto no perderás clientes ni distribuidores.

Asimismo, la administración de estas cuentas es imprescindible para cualquier negocio porque principalmente ayuda a mantener un control sobre el pago oportuno de las facturas. Haciendo que tu negocio mantenga relaciones crediticias sólidas y a largo plazo con los proveedores.

Solo cuando las facturas se paguen a tiempo, los proveedores garantizarán un flujo ininterrumpido de suministros y servicios; lo que a su vez ayudará a tener un proceso de compras sin retrasos. Una buena gestión financiera garantiza que no haya cargos atrasados o multas por pagar por las cuotas. También permite a las entidades comerciales administrar los pagos antes de que venzan, ayuda a evitar fraudes y robos en mayor medida, y mejoran el control sobre los estados de cuenta para que sean precisos.

Si hay una doble entrada de un gasto u omisión de una factura en particular, los estados financieros no informarán los montos correctos y la pérdida será enorme cuando los números involucrados sean grandes. Por lo tanto, es necesario un registro adecuado de los gastos y el seguimiento de pagos.

Tipos de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar pueden tipificarse dependiendo del factor tiempo, y pueden ser definidas de la siguiente manera:

A corto plazo

También se les conoce como pasivos corrientes y deben liquidarse en el plazo de un año o menos. Puede acordarse con el proveedor que el pago sea por abonos mensuales o diarios, hasta que el pago quede saldado.

A largo plazo

A las cuentas por pagar a largo plazo se les conoce como pasivos no corrientes. En este caso las deudas obtenidas con los proveedores se suele pagar después del año. Se trata de un proceso menos regulado, ya que los pagos se dan de forma esporádica.

Diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar

La principal diferencia entre estos dos conceptos de gestión financiera es quién debe dinero. Las cuentas por pagar se refieren a los gastos comerciales y al dinero que se le debe a los proveedores. Estas cuentas suelen ser recurrentes y se tratan como un pasivo corriente en su balance. Mientras que las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes le deben a tu empresa por haber brindado bienes o servicios. Se registran como activo corriente en los balances y otros informes de finanzas.

La regla de oro para mantener relaciones financieras saludables es negociar términos favorables en al realizar estos pagos para que se pueda liquidar lo debido lo más tarde posible.

Estructura de las cuentas por pagar

Es importante tener registros detallados de tus cuentas, aunque quizá te preguntes qué datos hay que agregar para tener un mayor control. Te compartimos los más importantes:

1. Datos de quien realiza la factura, como el nombre, denominación comercial y domicilio fiscal de la empresa que ha brindado los bienes o servicios.
2. Número de la cuenta de la compañía 
3. El número o código de la factura con el que podrás encontrar los pagos realizados en tu sistema de gestión de recursos empresariales.
4. El número de artículos o el tipo de servicio que el proveedor ha brindado.
5. Fecha en la que se recibió la factura.
6. El periodo de pago que se ha impuesto y las tarifas que se cobrarán en caso de pago tardío.
7. El estado, ya sea que las cuentas por pagar estén pendientes, retrasadas o pagadas.

Estos siete puntos ayudarán a tu empresa y a tus proveedores a tener un buen control de la gestión financiera de estas deudas, y así evitar malentendidos. Puedes agregar otros datos que te ayuden a monitorear estos pasivos como tipo de proveedor, métodos de pago, tipo de moneda, descuentos, impuestos, entre los que tú consideres importantes.

Como te podrás haber dado cuenta, estas cuentas pueden ser beneficiosas si se realizan de forma adecuada. Sin estar al tanto de sus cuentas por cobrar y por pagar, no podrás administrar el flujo de efectivo de manera efectiva. Nada daña más a una empresa que las facturas impagas o una factura para la que no fue realizada. 

¿Conoces la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar? Te invitamos a que visites el siguiente articulo para que conozcas las diferencias ¿Qué son las cuentas por cobrar?