¿Listo para evaluar un ERP? Claves para elegir la mejor opción

Introducción: La importancia de evaluar un ERP

Implementar un sistema de planificación de recursos empresariales es una decisión crucial para cualquier compañía. Dado que hoy en día son herramientas fundamentales, no es de sorprender que se busque su implementación en más empresas. Un estudio de Algoritmia menciona que el 85% de las empresas que implementaron el ERP tenían un claro cronograma proyectado para su ROI. De estos, el 82% logró el retorno de inversión en el tiempo esperado, gracias a esta herramienta. Por ello, en este artículo te contaremos cómo evaluar un ERP.

La primera interrogante radica en cómo evaluar un ERP y seleccionar la solución más adecuada para tu organización. Una elección incorrecta puede traer consigo una serie de desventajas que afectarán tanto el funcionamiento diario como los resultados a largo plazo de la empresa. 

No evaluar un ERP y elegirlo al azar puede resultar en costos ocultos, como la necesidad de realizar múltiples personalizaciones, la contratación de consultores adicionales y el tiempo perdido en corregir problemas que podrían haberse evitado. Además, un sistema que no se alinea con los procesos y necesidades específicas de tu empresa puede generar resistencia por parte de los empleados, disminuyendo la productividad y comprometiendo la adopción del nuevo sistema.

Para evitar estos inconvenientes, es vital realizar una evaluación exhaustiva del ERP antes de tomar una decisión. Analizar en profundidad las funcionalidades, la flexibilidad y la escalabilidad del sistema te permitirá seleccionar una solución que se ajuste perfectamente a las demandas de tu negocio. Asimismo, considerar las experiencias y opiniones de otras empresas del sector que hayan implementado el ERP puede ofrecerte valiosas perspectivas y ayudarte a evitar errores costosos.

Factores clave para evaluar ERP antes de decidir

Antes de tomar una decisión sobre la implementación de un ERP, es fundamental que el equipo de evaluación se reúna para identificar y anotar los factores clave que deben ser cubiertos por el sistema. Este enfoque colaborativo no solo garantiza que todas las necesidades y expectativas de la empresa sean consideradas, sino que también ayuda a tomar una decisión informada que maximice el valor y la eficiencia del ERP elegido. Recuerda que tu equipo y tú pueden ayudarse de nuestra guía para evaluar un ERP y elegir NetSuite.

Te presentamos los factores que deberías tomar en cuenta a la hora de evaluar ERP:

Escalabilidad: El ERP debe crecer al mismo ritmo que tu empresa

• Capacidad para manejar mayores volúmenes de datos: Asegúrate de que el ERP pueda soportar un aumento en la cantidad de datos que tu organización generará a medida que crezca.
• Flexibilidad para añadir nuevas funcionalidades: El sistema debe permitir la incorporación de nuevos módulos o funcionalidades sin necesidad de reimplementaciones costosas.
• Compatibilidad con otros sistemas: Verifica que el ERP puede integrarse fácilmente con otras soluciones tecnológicas que tu empresa pueda adoptar en el futuro.
• Soporte multilingüe y multimoneda: Si tienes planes de expandirte a mercados internacionales, el ERP debe facilitar operaciones en diferentes idiomas y monedas.

Funcionalidad clave: El ERP debe cubrir las necesidades de tu industria y procesos

• Módulos específicos de la industria: Confirma que el ERP tenga módulos diseñados específicamente para tu sector, como manufactura, retail, o servicios.
• Automatización de procesos: El sistema debe ser capaz de automatizar tareas rutinarias para mejorar la eficiencia y reducir errores.
• Capacidades analíticas y de informes: Evalúa si el ERP ofrece herramientas de análisis de datos y generación de informes que te ayuden a tomar decisiones informadas.
• Adaptabilidad a procesos personalizados: En la evaluación de un ERP debes constatar que este puede ajustarse a los procesos únicos de tu empresa sin requerir personalizaciones excesivas.

Modelo de implementación: Considera si debería ser un ERP en la nube o en servidores locales

La siguiente tabla te ayudará a evaluar qué tipo de ERP será el ideal para las necesidades de tu negocio.

Costos totales: Licencias, implementación, soporte y mantenimiento

• Costos de licencias: Considera tanto los costos iniciales como las renovaciones y licencias adicionales necesarias para expansiones futuras.
• Gastos de implementación: Incluye costos de configuración, migración de datos y entrenamiento del personal de los pasos para implementar un ERP.
• Soporte técnico: Evalúa los niveles de soporte ofrecidos, desde asistencia básica hasta soporte avanzado 24/7.
• Mantenimiento continuo: Incluye actualizaciones, parches de seguridad y cualquier coste relacionado con mantener el sistema funcionando de manera óptima.

Errores comunes al evaluar ERP y cómo evitarlos

Uno de los errores más frecuentes al evaluar un ERP es elegir únicamente basándose en el precio, sin considerar el retorno de inversión. Optar por la opción más económica puede parecer atractivo a corto plazo, pero puede resultar en costos ocultos y problemas a largo plazo. Es fundamental analizar el costo total de propiedad y evaluar el ROI potencial. Una solución que inicialmente parece costosa puede ofrecer mayores beneficios y eficiencia a largo plazo, justificando así la inversión.

Otro error común es no involucrar a los equipos clave en el proceso de toma de decisiones. La selección e implementación de un ERP afecta a múltiples áreas de la empresa, por lo que es crucial que todos los departamentos relevantes participen en la evaluación. La falta de participación puede llevar a la elección de un sistema que no satisfaga las necesidades de todos los usuarios, generando resistencia y problemas de adopción. Involucrar a los equipos clave desde el principio garantiza que se consideren todas las perspectivas y necesidades, facilitando una implementación más exitosa.

No definir claramente los objetivos antes de iniciar el proyecto es otro fallo frecuente a la hora de evaluar un ERP. Sin una visión clara de lo que se espera lograr con la implementación del ERP, es difícil seleccionar la solución adecuada y medir el éxito del proyecto. Establecer objetivos específicos y medibles permite guiar el proceso de evaluación y selección, y proporciona un marco para evaluar el rendimiento del ERP una vez implementado. Definir claramente los objetivos también ayuda a alinear a todos los miembros del equipo y asegurar que todos trabajen hacia las mismas metas.

Checklist para evaluar ERP con éxito

Para englobar todos los puntos necesarios para evaluar un ERP, hemos creado una checklist que te ayudará punto por punto. No obstante, recuerda verificar junto a tus colaboradores otros factores que se podrían incluir con el objetivo de personalizar completamente la evaluación.

• Planificación

• • ¿Cuáles son los objetivos específicos que queremos alcanzar con la implementación del ERP?
  • ¿Qué requisitos funcionales y técnicos son imprescindibles para nuestra empresa?
  • ¿Qué áreas de la empresa deben estar involucradas en el proceso de selección?

• Escalabilidad

• • ¿El ERP tiene la capacidad de crecer con nuestra empresa?
  • ¿Qué tan fácil es añadir usuarios, módulos o funcionalidades adicionales al sistema?
  • ¿El sistema puede manejar un aumento en el volumen de transacciones?

• Funcionalidad clave

• • ¿El ERP cubre las necesidades específicas de nuestra industria?
  • ¿Cómo maneja el ERP los procesos críticos de nuestra empresa?
  • ¿Qué funcionalidades estándar ofrece y cuáles necesitan personalización?

• Modelo de implementación

• • ¿Preferimos una solución en la nube o en servidores locales?
  • ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada opción en términos de seguridad, accesibilidad y costos?
  • ¿Qué requisitos técnicos y de infraestructura necesitamos considerar para cada modelo?

• Costos totales

• • ¿Cuál es el costo total de propiedad (TCO) del ERP, incluyendo licencias, implementación, soporte y mantenimiento?
  • ¿Existen costos adicionales asociados con personalizaciones, integraciones o actualizaciones?
  • ¿Cuál es el retorno de inversión (ROI) esperado y en cuánto tiempo lo alcanzaremos?

• Compatibilidad

• • ¿El ERP es compatible con nuestros sistemas existentes?
  • ¿Qué tan fácil es integrar el ERP con otras soluciones que utilizamos?
  • ¿El sistema soporta estándares y protocolos de interoperabilidad?

• Soporte y mantenimiento

• • ¿Qué tipo de soporte técnico ofrece el proveedor y en qué horarios está disponible?
  • ¿El proveedor ofrece formación y recursos educativos para nuestros empleados?
  • ¿Existen acuerdos claros para actualizaciones y mejoras continuas del sistema?

• Experiencia del proveedor

• • ¿El proveedor tiene experiencia comprobada en nuestra industria?
  • ¿Podemos obtener referencias y casos de estudio de otros clientes similares a nosotros?
  • ¿El proveedor muestra un compromiso con la innovación y las actualizaciones regulares del ERP?

• Experiencia del usuario

• • ¿Qué tan intuitivo y fácil de usar es el ERP para los empleados?
  • ¿Qué tipo de formación y soporte se proporciona para facilitar la adopción del sistema?
  • ¿Los empleados han participado en pruebas del sistema para asegurar su usabilidad?

• Cumplimiento normativo

• • ¿El ERP cumple con las regulaciones y normativas relevantes para nuestra industria?
  • ¿Qué medidas de seguridad y privacidad de datos implementa el sistema?
  • ¿El proveedor tiene experiencia en gestionar la conformidad regulatoria?

• Personalización y flexibilidad

• • ¿Qué tan fácil es personalizar el ERP para adaptarlo a nuestras necesidades específicas?
  • ¿Qué tipo de herramientas y opciones de personalización ofrece el sistema?
  • ¿Cuánto tiempo y recursos se requieren para realizar modificaciones y ajustes futuros?

Evaluar un ERP con éxito requiere un enfoque meticuloso y colaborativo. Considerar todos estos factores te permitirá tomar una decisión informada que maximice el valor y la eficiencia de la solución seleccionada. Un análisis detallado de cada aspecto garantizará que el ERP elegido sea el adecuado para las necesidades específicas de tu empresa.

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