Conocer el valor de tu inventario es crucial para mantener un negocio sano, es por ello que darle un seguimiento preciso y apropiado es clave. Uno de los métodos más comunes y eficientes es PEPS, si no lo conoces, te contamos qué es, para qué sirve y cuáles son algunas de sus ventajas.
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué son los métodos PEPS?
- ¿Para qué sirve este método?
- Ventajas y desventajas de PEPS
- Conoce algunos PEPS ejemplos
¿Qué son los métodos PEPS?
PEPS significa ‘primero entradas, primero salidas’, un método de valoración de inventario, frecuentemente utilizado para la venta de productos de movimiento constante. En teoría, esta metodología ayuda a mantener un control sobre las fechas de entrada de unidades, el costo de cada una, el costo total de compras, el volumen de unidades de salida, el costo total de ventas, entre otras cifras relevantes. Lo que permite que la empresa casi siempre se quede con los productos más recientes, y se vendan los más antiguos.
No obstante, no siempre se vende primero la mercancía más antigua, sino que se distribuye conforme al precio de salida. O sea, que lo primordial es obtener el mejor valor de una venta para mantener la rentabilidad. Ese valor solo se puede medir con el preciso monitoreo de los métodos de ‘primeras entradas, primeras salidas’.
Algunos de sus aspectos y características más relevantes son:
- Ayuda a determinar qué mercancía fue almacenada antes y después, y qué unidades deben venderse primero
- Registra cada dato sobre los productos que entran y aquellos que son vendidos
- Revela el costo total del inventario, añadiendo la mercancía más actual a la estructura de costos
- Hace que el proceso de gestión de inventario sea más simple y ágil
¿Para qué sirve este método?
PEPS está diseñado para fines de contabilidad de inventario y proporciona una fórmula simple para calcular el valor del inventario final. Así que si vendes artículos que tienen una vida útil corta, son perecederos o tienden a volverse obsoletos rápidamente, este método proporciona una doble ventaja de gestión adecuada del inventario.
Al calcular el valor del inventario que coincide con el flujo natural del mismo a lo largo de la cadena de suministro, puedes realizar un seguimiento, regular la calidad y compensar el riesgo de altos costos de retención para almacenar el inventario obsoleto o que ya no se puede vender. Asimismo, ayuda a tener la mercancía en movimiento, evita que los artículos se estanquen y refleja datos valiosos que ayudan a tomar mejores decisiones.
Ventajas y desventajas de PEPS
Aunque es el método de valoración más fácil, beneficioso y común, cuenta con algunas desventajas que son importantes de mencionar. Es crucial tomarlas en cuenta para que al utilizarlo, tu organización pueda prevenir riesgos.
| Ventajas | Desventajas |
| Genera un flujo de mercancía óptimo que ayuda a prevenir la obsolescencia | El hecho de aumentar las ganancias quiere decir que también hay que pagar una mayor cantidad de impuestos |
| En caso de un aumento constante de inflación, esta metodología puede ofrecer precios más baratos sobre los productos adquiridos con antelación | Es más recomendable utilizar esta metodología cuando la inflación incrementa, de otro modo se generan pérdidas |
| Brinda transparencia sobre las cifras y resultados de cierto periodo, y administra la información cronológicamente para tener un mejor control | Los productos no siempre llegarán a venderse, así que siempre habrá un riesgo latente en cuanto a mercancía caducada o vencida |
| Ayuda a disminuir los gastos al reducir el mantenimiento de registros previos | Otro riesgo que existe, es la posible caída de precios de las materias primas o productos del negocio, la empresa tendrá que vender la mercancía por debajo de su costo de producción |
| Aumenta los beneficios brutos cuando los costos de compra previos son menores |
Ya que conoces su definición, sus ventajas y desventajas, es momento de conocer cómo poner en práctica esta útil metodología, con estos PEPS ejemplos que te explicaremos a continuación.
Conoce algunos PEPS ejemplos
¿Cómo se podría llevar a cabo esta metodología dentro de tu empresa? Sigue leyendo para conocer un ejemplo de cómo se implementa el sistema de ‘primeras entradas, primeras salidas’, paso a paso.
Realiza el inventario
Lo primero es crear un documento, u hoja de cálculo, en el que se incluyan los costos de adquisición, o de producción si es el caso. También se deben agregar la cantidad de artículos disponibles.
Por dar un ejemplo, supongamos que a tu empresa ingresaron 10 artículos cuyo precio unitario fue de $30 dólares. Para obtener el precio de tal adquisición, simplemente se tiene que multiplicar el número de artículos por el precio unitario, o sea $300 dólares.
Estos datos deben verse reflejados en la tabla de existencias. Si deseas que ambos documentos o recursos se actualicen de manera automática, es recomendable hacer uso de un ERP.
Registra los grupos de productos de entrada
Siguiendo con el mismo ejemplo, ahora digamos que tu empresa compra 12 artículos, a $33 dólares cada uno. Para obtener el costo total del grupo de productos se realiza la misma operación: 33 X 12 = $396 dólares.
Al registrar los grupos de productos de entrada, el resultado se deberá actualizar a 22 unidades con un valor total de $696 dólares en inventario.
Haz el registro los grupos de productos de salida
Para reflejar el registro de mercancía de salida, ahora imaginemos que se venden 15 de los 22 productos que había disponibles. Primero habrá que dividir el cálculo en dos, ya que hay que recordar que los dos grupos de artículos se obtuvieron a precios distintos. Entonces, se venderán 10 productos cuyo precio fue de $30 dólares; y 5 con un precio de $33 dólares.
Un punto importante a señalar, es que para entonces ya se habían vendido los primeros artículos que ingresaron, evitando así la obsolescencia.
Calcula el valor de las ventas
Si la venta anterior fue de 15 pantalones, 10 de $30 y 5 de $33 dólares, entonces el valor de la venta es de $465. Para realizar este cálculo de manera correcta y utilizar los métodos PEPS con efectividad, hay que tomar en cuenta los precios de adquisición de los grupos de unidades.
Resta y suma los productos de entrada y salida
Para mantener tu inventario actualizado, o programar tu ERP para hacerlo de forma automática, se tienen que sumar los productos que se vayan adquiriendo. Asimismo, se deben restar los artículos que se vendan de la columna de existencias.
Bajo el contexto del ejemplo que hemos estado trabajando, habría que restar los 10 artículos del primer grupo de unidades, y los otros 5 del segundo grupo de 12 unidades. Quedando en el inventario 7 artículos disponibles, con un valor de $231 dólares.
Obtén el resultado final del inventario
Para este último paso, hay que verificar el número de artículos disponibles, y el costo del inventario final. Si el precio de las entradas fue de $696 dólares, y se le restan $465 del costo de las salidas, obtenemos un valor de inventario de $231 dólares. Lo mismo se puede hacer con el número de unidades compradas, vendidas y disponibles.
Así de sencillo es ejecutar PEPS para la gestión del inventario de tu empresa. Sin embargo, no es el único método o herramienta del cual deberías apoyarte. Te recomendamos optimizar constantemente el control de tus existencias, utilizar sistemas como el ERP, y capacitar a tus empleados con frecuencia. Por último, te invitamos a leer “¿Por qué es bueno tener una correcta administración de inventarios?”, para resolver otras dudas que puedas tener al respecto.
