El inventario es el conjunto de bienes y materiales que posee una empresa para realizar sus operaciones comerciales, como la producción, la venta o la prestación de servicios. El inventario es un activo fundamental para la empresa, ya que representa una inversión y una fuente de ingresos. Sin embargo, el inventario también implica una serie de costos y riesgos, como el almacenamiento, el transporte, el deterioro, el robo o la obsolescencia. Por ello, es necesario realizar una gestión de inventario eficiente, que permita mantener los niveles óptimos de stock, minimizar los costos operativos y maximizar la rentabilidad.
Una de las herramientas que puede facilitar y mejorar la administración de inventario es el ERP, un software de gestión empresarial que se integra en la gestión de almacenes y ofrece múltiples beneficios. En este artículo, te explicaremos qué es este software y cómo puede mejorar la organización de inventario, así como los beneficios, los desafíos y las tendencias que implica su implementación.
¿Qué es un ERP y su papel en la gestión de inventario?
Un ERP, definido como Enterprise Resource Planning, es un software de gestión empresarial que integra y automatiza los procesos de las diferentes áreas y funciones de una organización, como la contabilidad, la facturación, el inventario, la producción, las ventas, el marketing, los recursos humanos o la gestión de proyectos. Esta clase de programa permite centralizar y organizar la información de la compañía en una única base de datos, facilitando el acceso, la consulta y el análisis de los datos. Además, mejora la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos y equipos de la empresa, así como con los clientes y proveedores.
Un ERP tiene un papel fundamental en la gestión de inventario, ya que permite integrar y optimizar los procesos relacionados con el ciclo de vida del inventario, desde la compra hasta la venta o el consumo. Pues gestiona y controla los niveles de stock, tanto en el almacén como en tránsito, así como realizar el seguimiento y la trazabilidad de los productos. Además, optimiza los niveles de inventario y mejora la gestión de la demanda, reduciendo los costos operativos y aumentando la rentabilidad.
Un software de gestión de inventario ofrece funciones específicas que facilitan la gestión de inventario, como las siguientes:
- Controla el stock: Realiza un seguimiento preciso de los niveles de existencias, tanto en el almacén como en tránsito, mediante herramientas como el código de barras, el RFID o el GPS. Ayuda a conocer en todo momento la cantidad, la ubicación, el estado y el valor de los productos, así como generar alertas y notificaciones sobre posibles faltantes o excedentes de stock.
- Optimiza el inventario: Mejora los niveles de inventario, mediante técnicas como el análisis ABC, el punto de pedido, el lote económico o el sistema justo a tiempo. También determina la cantidad óptima de productos que se deben comprar, almacenar y vender, teniendo en cuenta la demanda, la oferta, los costos y los beneficios.
- Gestión de la demanda: Optimiza la gestión de la demanda, mediante herramientas como el pronóstico, la segmentación o la personalización. Sin olvidar que anticipa y satisface las necesidades y preferencias de los clientes, y se adapta a los cambios e imprevistos del mercado.
- Software integrado: Ofrece la integración de todas las actividades de la empresa, desde la planificación hasta la ejecución y el control. Asimismo, cuenta con características y funcionalidades específicas para la gestión de inventario, como la entrada y salida de productos, el registro y asignación de costos, la generación de informes y reportes, o la integración con otros procesos de la empresa, como la facturación, el cobro o el pago.
Beneficios de utilizar un ERP en la gestión de inventario
Utilizar un ERP en la gestión de inventario puede aportar una serie de beneficios clave para la empresa, como los siguientes:
- Automatiza y simplifica los procesos de gestión de inventario, como la compra, el almacenamiento, el transporte, la venta o el consumo de los productos. Esto reduce el tiempo, el esfuerzo y los errores humanos, y mejora la productividad y calidad del trabajo.
- Brinda precisión y la fiabilidad de la información del inventario, evitando la duplicidad, la dispersión y la inconsistencia de los datos. Esto facilita la toma de decisiones basada en datos reales y actualizados, y mejora la satisfacción y la fidelidad de los clientes.
- Optimiza los niveles de stock, manteniendo el equilibrio entre la demanda y la oferta, evitando los faltantes o los excedentes de stock. Esto reduce los costos de almacenamiento, transporte y obsolescencia, y aumenta la rentabilidad y la competitividad de la compañía.
- Reduce los costos operativos asociados a la gestión de almacenes, como el personal, el espacio, el material, el combustible o el mantenimiento. Esto se debe a que mejora la eficiencia, la productividad y la calidad de los procesos de gestión de inventario, y aprovecha las economías de escala y las sinergias entre los diferentes procesos de la empresa.
Control de stock y seguimiento de inventario
Uno de los aspectos más importantes y complejos de la gestión de inventario es el control de stock y el seguimiento de inventario, ya que de ellos depende la disponibilidad, la calidad y el valor de los productos. El control de stock implica mantener los niveles óptimos de existencias, tanto en el almacén como en tránsito. El seguimiento de inventario implica conocer en todo momento la cantidad, la ubicación, el estado y el valor de los productos, así como su origen y destino. Un ERP puede ayudar a realizar un control de stock y un seguimiento de inventario eficaces, mediante el uso de elementos como:
- Código de barras: Este es un sistema de identificación de productos mediante un conjunto de líneas y espacios que representan una serie de números o letras. El código de barras permite registrar y leer la información de los productos de forma rápida y precisa, mediante un lector óptico o un escáner. Un software de gestión de recursos permite utilizar el código de barras para realizar el control de stock y el seguimiento de inventario, facilitando la entrada y salida de productos, la verificación de existencias, la asignación de costos, la generación de etiquetas o la integración con otros sistemas.
- RFID: También conocido como Radio Frequency Identification es un sistema de identificación de productos mediante una etiqueta o un chip que contiene un código único y que emite una señal de radiofrecuencia. El RFID permite registrar y leer la información de los productos de forma automática y a distancia, mediante un lector o un receptor. Muchos programas de gestión permiten usar este sistema para realizar el control de existencias y el seguimiento de inventario, ofreciendo ventajas como la lectura simultánea de múltiples productos, la lectura sin contacto visual, la resistencia a las condiciones ambientales o la capacidad de almacenar más información.
- GPS: El mismo sistema que usas para llegar de un lugar a otro también funciona en la administración de inventario. Ya que permite determinar la posición geográfica de un objeto o una persona, así como realizar el seguimiento de inventario en tránsito, tanto de los vehículos como de los productos, mediante dispositivos como el teléfono, la tableta o el ordenador. Un sistema de gestión de recursos suele usar el GPS para obtener visualizaciones en tiempo real, optimización de rutas, prevención de robos o la mejora del servicio al cliente.
Optimización de inventario y gestión de la demanda
Otro de los aspectos clave de la gestión de inventario es la optimización de inventario y la gestión de la demanda, ya que de ellos depende la rentabilidad y la competitividad de la empresa. La optimización de inventario implica mantener los niveles óptimos de stock, ni demasiado altos ni demasiado bajos, que permitan satisfacer la demanda sin incurrir en costos innecesarios.
La gestión de la demanda implica anticipar y adaptarse a las necesidades y preferencias de los clientes, así como a los cambios e imprevistos del mercado. Un software de gestión de inventario puede ayudar a optimizar el inventario y gestionar la demanda, mediante las siguientes técnicas y herramientas:
- Análisis ABC: Se trata de una técnica que clasifica los productos del inventario según su importancia, valor o rotación, asignándoles una categoría, como A, B y C. El análisis ABC permite determinar los niveles de stock adecuados para cada producto, aplicando diferentes criterios de reposición, control y seguimiento. Un programa de administración permite realizar el análisis ABC de forma automática y sencilla, así como ajustarlo según las condiciones del mercado.
- Punto de pedido: Este es el nivel mínimo de stock que debe tener un producto para realizar un nuevo pedido al proveedor. El punto de pedido se calcula teniendo en cuenta el tiempo de entrega, la demanda media y la desviación estándar de la demanda. El punto de pedido permite evitar los faltantes y los costos de ruptura de stock. Un sistema de gestión permite calcular y establecer el punto de pedido de forma precisa y dinámica, así como generar alertas y notificaciones cuando se alcanza el punto de pedido.
- Lote económico: Es la cantidad óptima de productos que se debe pedir al proveedor en cada ocasión, de forma que se minimicen los costos totales de inventario. Este término se calcula teniendo en cuenta el costo de pedido, el costo de mantenimiento, la demanda anual y el precio unitario. El lote económico permite reducir los costos de almacenamiento y transporte, así como aprovechar los descuentos por volumen. Un sistema de gestión de recursos ayuda a calcular y establecer el lote económico de forma exacta y flexible, así como integrarlo con el punto de pedido y el plan de compras.
- Sistema justo a tiempo: Esta técnica consiste en comprar, producir y entregar los productos en el momento exacto en que se necesitan, evitando los excedentes de stock y los desperdicios. El sistema justo a tiempo se basa en la sincronización de la demanda y la oferta, la reducción de los tiempos de entrega, la mejora de la calidad y la eliminación de las actividades que no aportan valor. Un software de gestión permite implementar el sistema justo a tiempo de forma eficiente y efectiva, mediante la automatización de los procesos, la comunicación con los proveedores y los clientes, y el control de los indicadores de desempeño.
Software de gestión de inventario integrado
Uno de los beneficios de utilizar un sistema ERP en la organización de inventario es que ofrece funciones integradas, las cuales cubren todas las necesidades de la empresa, desde la planificación hasta la ejecución y el control. Un software de gestión de inventario integrado permite gestionar el inventario de forma centralizada y unificada, evitando la necesidad de utilizar múltiples aplicaciones o sistemas, lo que reduce la complejidad y el riesgo de errores o inconsistencias. Además, ofrece características y funcionalidades específicas para la gestión de almacenes, como las siguientes:
- Entrada y salida de productos: Estos software registran y gestionan la entrada y salida de productos del inventario, tanto en el almacén como en tránsito, mediante herramientas como el código de barras, el RFID o el GPS. También ayuda conocer en todo momento la cantidad, la ubicación, el estado y el valor de los productos, así como generar etiquetas, facturas, albaranes o guías de remisión.
- Registro y asignación de costos: Es un excelente apoyo para registrar y asignar los costos del inventario, tanto directos como indirectos, a los diferentes productos, actividades, procesos o centros de costos. Asimismo, da la oportunidad de clasificar y categorizar los costos según diferentes criterios, como el tipo, la fuente, el destino o el método de valoración. Así como integrar los costos del inventario con los procesos de facturación, cobro y pago de la empresa.
- Generación de informes y reportes: Este sistema crea informes y reportes sobre el inventario, tanto a nivel general como detallado, mediante herramientas como el cuadro de mando, el análisis ABC, rotación o rentabilidad. Por otro lado, ayuda a visualizar y analizar la información del inventario de forma gráfica, numérica o textual, así como exportarla o compartirla con otros sistemas o usuarios.
- Integración con otros procesos de la empresa: Los programas de gestión de recursos integran el inventario con otros procesos de la empresa, como la producción, las ventas, el marketing, los recursos humanos o la gestión de proyectos. Además, coordinan y sincronizan las actividades, las tareas, los recursos y los datos de los diferentes procesos. Mejorando la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos y equipos de la empresa, así como con los clientes y proveedores.
Administración de inventario y gestión de almacenes
Otro de los beneficios de utilizar un ERP en la gestión de inventario es que permite realizar una administración eficiente de inventario en múltiples ubicaciones y almacenes. La administración de inventario implica gestionar y controlar los niveles de stock, tanto en el almacén como en tránsito, así como realizar el seguimiento y la trazabilidad de los productos.
La gestión de almacenes implica gestionar y optimizar el espacio, el material, el personal y las operaciones del almacén, como la recepción, el almacenamiento, la preparación y el despacho de los productos. Un ERP puede ayudar en la administración de inventario y la gestión de almacenes, mediante las siguientes funcionalidades:
- Gestión de ubicaciones: Un sistema de control de inventario permite organizar y controlar las ubicaciones del inventario, tanto en el almacén como en tránsito, mediante herramientas como el código de barras, el RFID o el GPS. Un ERP permite conocer en todo momento la cantidad, la ubicación, el estado y el valor de los productos, así como generar alertas y notificaciones sobre posibles faltantes o excedentes de stock.
- Gestión de espacios: Un programa de administración optimiza el espacio del almacén, mediante herramientas como el diseño, la distribución, la asignación o la rotación de los productos. Aprovechando al máximo las plazas disponibles, reduciendo costos de almacenamiento, mejorando la accesibilidad y la seguridad de los productos, y aumentando la velocidad y la calidad de las operaciones del almacén.
- Gestión de materiales: Los software de administración gestionan el material del almacén, mediante herramientas como el inventario, la clasificación, la identificación o la valoración de los productos. Manteniendo el inventario actualizado, ordenado y valorado, reduciendo los costos de obsolescencia, deterioro o robo, mejorando la precisión y la fiabilidad de la información, y facilitando la toma de decisiones.
- Gestión de personal: Un software de gestión de recursos mantiene un control sobre el personal del almacén, mediante herramientas como la selección, la formación, la asignación, la evaluación o la recompensa de los trabajadores. Optimizando la productividad, la calidad y la satisfacción del personal, fomentando la comunicación, la colaboración y el compromiso del personal, y mejorando el clima laboral.
Sistema de control de inventario y seguridad de datos
Uno de los aspectos más importantes y delicados de la gestión de inventario es la seguridad de datos. El sistema de control de inventario contiene un conjunto de medidas y técnicas que protegen la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de la información del inventario, evitando su pérdida, alteración o acceso no autorizado, con ayuda de estas herramientas:
- Auditoría de inventario: Auditar tu inventario permite verificar y validar la información del inventario, comparando los datos registrados en el almacén o en tránsito. Una auditoría de inventario permite detectar y corregir posibles errores, discrepancias o irregularidades en almacén, así como mejorar la precisión y la fiabilidad de la información. Un software de gestión de inventario programa auditorías de inventario de forma periódica o aleatoria, genera informes y reportes sobre los resultados y las acciones correctivas.
- Control de acceso: Consiste en restringir y regular el acceso a la información del inventario, mediante la asignación de permisos, roles y contraseñas a los diferentes usuarios o grupos de usuarios. El control de acceso permite proteger la confidencialidad y la integridad de la información, evitando el acceso no autorizado, el uso indebido o el robo de datos. Un ERP permite establecer y gestionar el control de acceso de forma fácil y segura, así como monitorizar y registrar las actividades y operaciones realizadas por los usuarios.
- Copia de seguridad: Crear y almacenar una copia de la información del inventario, en un medio o dispositivo diferente al original, con el fin de preservar y recuperar la información en caso de pérdida, daño o borrado accidental es de gran relevancia para las empresas. La copia de seguridad permite proteger la disponibilidad y la continuidad de la información, evitando la interrupción o el deterioro de los procesos de gestión de inventario. Un sistema de control de inventario permite realizar y restaurar copias de seguridad de forma automática y periódica, así como elegir el medio, el formato y la frecuencia de las copias.
Optimiza la organización de tu inventario
En este artículo, hemos visto cómo un ERP puede aumentar la optimización de inventario, integrando y optimizando los procesos, los recursos y los datos del inventario, así como mejorando la precisión, la eficiencia y la rentabilidad de la administración de existencias. Hemos visto también los beneficios, los desafíos y las tendencias que implica la implementación de un sistema de administración, así como algunos ejemplos de herramientas y funcionalidades específicas de los que ayudan en el control de stock, la optimización de inventario, la gestión de la demanda, el software de gestión integrado, la administración de inventario, la gestión de almacenes, el sistema de control de inventario y la seguridad de datos.
Si quieres mejorar la gestión de inventario de tu compañía, te invitamos a implementar un ERP que se adapte a tus necesidades y objetivos, y que te permita obtener los mejores resultados y la mayor rentabilidad en tus operaciones comerciales. Una buena opción es el sistema ERP NetSuite, te invitamos a conocer todas sus características, funcionalidades y beneficios.
