La gestión del stock de una empresa puede determinar una buena diferencia entre la generación de pérdidas y ganancias. Su relevancia es alta, pues gracias a ella se pueden crear mejores estrategias de logística y de ventas. No obstante, sin un buen control de almacén, todos los procesos implicados se ven entorpecidos, y la entrada y salida de productos no serán efectivas. Te contamos más sobre este término, así como algunos consejos para mejorarlo.
¿Qué es el control de almacén?
Podemos definir el control de almacén como todo el proceso que se encarga de la logística, recepción, almacenamiento y transporte de los productos de la empresa, desde su origen, hasta su venta. Asimismo, conlleva el registro de datos generados durante cada actividad para monitorear cada etapa de los artículos.
El desafío actual de las empresas radica en el rápido movimiento de mercancía y en la alta demanda por parte de clientes y distribuidores. Por esta razón, un seguimiento en tiempo real, y un registro detallado de todo lo que sucede en el almacén, son dos factores cruciales para mantener el ritmo de la competencia y cumplir con las expectativas de los consumidores. Esto ayuda a que las organizaciones puedan conocer con exactitud cuántos productos tienen disponibles, cuál es el nivel de rotación de inventarios, qué productos suelen venderse más y cuáles no, entre otros datos importantes.
Importancia del control del almacén
El motivo principal de contar con un buen control de almacén es evitar a toda costa tanto el superávit como el déficit de mercancía. El superávit solo genera pérdidas monetarias y de espacio en almacenamiento. Mientras que el déficit hace que la empresa pierda oportunidades de hacer negocios por no tener artículos disponibles para su venta. La cuestión es siempre buscar el equilibrio entre ambos términos: por lo que no que tener mucho, ni poco inventario.
El control de almacén proporciona las herramientas para que ese equilibrio sea una realidad. Además, está diseñado para maximizar el aprovechamiento de recursos, aumentar las ventas y claramente, satisfacer las necesidades del cliente.
Sin una buena gestión y control del almacén, se pierden clientes, dinero, tiempo, esfuerzo y recursos. Ninguna compañía quiere eso, por lo tanto, implementar un mejor sistema para organizar las existencias es vital para el funcionamiento comercial efectivo.
Etapas fundamentales del control de almacén
Para comprender mejor cómo funciona y cómo mejorar el control de almacén, debemos repasar sus etapas. Con este conocimiento podrás identificar ineficiencias operativas y corregirlas con los consejos que te compartiremos posteriormente.
Entrada de mercancía
En esta etapa se supervisa el proceso de recepción de mercancía, lo cual se debe hacer con sumo detalle, pues aquí es donde se puede gestionar el origen, proveedor, línea de producción y los almacenes seleccionados para guardar los artículos. Cabe aclarar que también llegan productos resultado de devoluciones o aquellos que no han sido vendidos durante su vigencia o temporada.
Todo esto puede convertirse en un caos si no se tiene bien planteada una infraestructura para el recibimiento de dichos productos, que van acompañados de órdenes de recepción. Se debe llevar un buen control de registros, etiquetado y nomenclaturas claras para evitar confusiones. En este punto también se define si se debe almacenar la mercancía o si sería mejor trasladarla directamente con un distribuidor.
Gestión de existencias
La siguiente etapa del control de almacén, las empresas suelen distribuir los productos disponibles para vender. Prácticamente, se trata de la planeación de la salida de mercancía, y es crucial para generar un retorno de inversión que permita pagar gastos y costos internos. En términos sencillos, es el paso que brinda le abre las puertas a la rentabilidad del negocio.
Para la gestión de existencias, las organizaciones deben tener un registro preciso de las entradas y salidas de productos. Así como realizar conteos de disponibilidad, o inventario físico, para tener la información totalmente actualizada.
Expedición de pedidos
Esta última etapa tiene el objetivo de facilitar la distribución de la mercancía, y de agilizar los procesos que van de la mano de esta. Esto conlleva que la mercancía salga del almacén, hacia varios destinos, ya sea directamente a los clientes, a líneas de producción, puntos de venta, o a un almacén de una empresa distinta.
Para tener un buen control de este paso, se debe hacer una verificación de la cada punto a distribuir, confirmar las rutas de expedición, así como cada parada a ejecutar, y validar la llegada de cada lote.
Ahora veamos cómo llevar a cabo el control de un almacén, así como cada uno de sus procedimientos.
¿Cómo llevar el control de almacén?
1. Define y organiza tu almacén
Primero, deberás crear un sistema para enumerar todos tus productos. Una nomenclatura clara y consistente te ayudará a agilizar la logística y la búsqueda de los artículos disponibles. Asimismo, tendrás que delimitar áreas en tu almacén para categorizar mejor la mercancía dependiendo de la etapa en la que se encuentren. Por otro lado, tener bien marcadas las zonas de picking, preparación de pedidos, recepción, envío, embalaje, entre otras, será de gran ayuda para la carga y descarga de stock.
2. Específica cada tarea a realizar
Tus colaboradores deben tener muy en claro cuáles son sus responsabilidades y cuáles no. Tener una descripción específica de las tareas de cada uno brindará mayor eficiencia en todo tu almacén. Defínelas conforme a las zonas que has establecido en el área de trabajo, para evitar confusiones y la presencia de mercancía en áreas donde no debe estar.
3. Establece una zona de mercancía de alta rotación
En este paso seguro ya habrás identificado aquellos productos que tienen alta demanda y que, por lo tanto, son de alta rotación. Te recomendamos establecer una zona cerca del área de llegada solo para este tipo de mercancía. De esta manera disminuirá su tiempo de salida y aumentará la productividad.
4. Genera parámetros de calidad
Para evitar errores e incongruencias que cuestan tiempo y dinero, es imprescindible tener un buen proceso de control de calidad. Elige a un encargado que verifique que todo esté en orden, que revise las numeraciones, las órdenes de pedido, los detalles de envío, etc.
Consejos para mejorar tu control de almacén
Da seguimiento de toda la información del producto
Asegúrate de mantener registros de la información del producto para los artículos de tu inventario. Incluye el SKU, datos de códigos de barras, proveedores, origen y números de lote. También considera realizar un seguimiento del costo de cada artículo a lo largo del tiempo para estar al tanto de los factores que pueden hacer variar los costos, como la escasez y la estacionalidad.
Audita tu inventario con regularidad
Algunas empresas hacen un conteo completo una vez al año. Otros efectúan controles puntuales mensuales, semanales o incluso diarios de sus artículos más solicitados. Independientemente de la frecuencia con la que lo haga, asegúrate de contar físicamente tu inventario regularmente para garantizar de que coincida con lo que mencionan los reportes de existencias.
Usa tecnología que agilice tus procesos
Un software de gestión de recursos empresariales puede ser de gran ayuda para mantener un monitoreo detallado de los productos disponibles y no disponibles en tu inventario. Al invertir en este tipo de tecnología, tienes un mayor control de almacén, organizas mejor tu mercancía, y visualizas el recorrido de tus productos en tiempo real.
Aún no hemos terminado, existen otros factores que pueden determinar la eficiencia de stock y del control de almacén de tu negocio. Continúa aprendiendo más sobre en nuestro artículo “¿Cómo se clasifican los costos de inventarios?”.
