Una optimización de recursos exitosa es primordial, aunque algo difícil de lograr y mantener. Se requiere de un buen proceso de monitoreo, medición y control, así como una cultura colaborativa que permita el aprovechamiento de todos los bienes, activos y herramientas. ¡Quédate en este artículo para saber cómo ejecutar e impulsar tus resultados!
En el entorno actual, las empresas están bajo una presión cada vez mayor para ofrecer productos y servicios innovadores y tecnológicamente avanzados con presupuestos cada vez más reducidos. Como resultado, los recursos deben utilizarse por completo y centrarse en las prioridades más altas de la organización.
Desafortunadamente, la optimización de los recursos ineficaz o subóptima sin duda tiene consecuencias negativas, como baja productividad, retrasos, disminución de la calidad, aumento de los costos, pérdida de oportunidades y una mala reputación.
Una parte clave del desafío es reconocer que la alta utilización de recursos no es una indicación de una buena gestión de recursos. Más bien, la clave es asegurarse de que los recursos sean aprovechados en cada proceso y que su uso esté alineado con los objetivos corporativos estratégicos establecidos. Determinar qué trabajo o demanda emprender a continuación y cuándo estarán disponibles los recursos también es un gran desafío.
Asimismo, debemos mencionar que una parte del desafío de la optimización de recursos involucra las diversas acciones que se deben realizar, incluidas las metodologías colaborativas, iterativas y basadas en hitos. Te compartimos algunas de ellas, así como las consecuencias de no realizarlas.
Consecuencias de no realizar una optimización de recursos
Para una organización la optimización de los recursos puede parecer una práctica compleja que requiere mucho tiempo y esfuerzo. Por lo que muchos líderes suelen dejarlo para después hasta que los errores o pérdidas se vuelven difíciles de ignorar.
Existen muchas consecuencias distintas de no realizar una mejora en la gestión de los recursos, pero las más relevantes son las siguientes:
- Disminución de rendimiento: Una mala gestión puede hacer que los colaboradores tarden más tiempo en ejecutar un proceso o en resolver algún problema. Esto después afecta a la satisfacción de los empleados, causando una alta rotación y pausas frecuentes en las actividades de la empresa.
- Exceso o déficit de algún recurso: El exceso puede parecer menos problemático que el déficit de recursos, pero muchas veces eso puede conllevar problemas contables. De la misma manera, el exceso de productos o materiales es conflictivo, pues pueden bajar su calidad con el tiempo, lo que genera grandes pérdidas.
- Atraso en entrega de proyectos o cumplimiento de metas: No saber qué recursos están disponibles, o cuáles deben estar dirigidos para cada proceso retrasa todas las operaciones, así como la toma de decisiones. Esto al mismo tiempo hace que las dos consecuencias antes mencionadas se manifiesten y crezcan.
No asignar los recursos adecuados puede conducir a una sobreutilización o infrautilización del tiempo de los empleados, lo que puede agotar la fuerza laboral y reducir las ganancias. Pero, ¿por qué la falta de una optimización de recursos es un problema tan común en muchas organizaciones?
¿Por qué algunos líderes se saltan la optimización de recursos?
La razón es la siguiente: la optimización de recursos adecuada es relativamente laboriosa en comparación con la planificación, la programación y el seguimiento del progreso de un proyecto. Asimismo, existen obstáculos, como la falta de capacitación de los colaboradores, los silos de información, el poco aprovechamiento de herramientas tecnológicas y el nulo uso de metodologías de gestión.
Sin olvidar que además de tiempo, se requiere de una inversión de dinero que, por la falta de gestión de recursos, muchas veces no se tiene disponible. Imposibilitando la ejecución de la mejora de este proceso. La mejor solución es crear un plan estratégico en el que se programen todas las acciones y prácticas que te compartiremos en seguida.
Recomendaciones para la optimización de recursos de tu empresa
Establece objetivos basados en la situación de tu empresa
Antes de comenzar a generar toda tu estructura de optimización de los recursos, recuerda analizar la situación actual de tu empresa. Identifica con precisión los recursos disponibles, los ingresos ahorrados, las necesidades y áreas de oportunidad del momento, etc. De esta manera podrás crear puntos de partida y metas que sean específicas, medibles, alcanzables, rentables y que cuenten con un tiempo límite. Solo recuerda siempre tener tus objetivos en la mira y ejecutar las acciones enfocadas en ellos.
Crea un presupuesto anual
Un presupuesto te puede ayudar a descubrir si tus gastos sobrepasan tus ganancias. Si esto es así, deberás hacer ajustes para que tu negocio siga siendo rentable y pueda seguir operando sin problema. En caso de tener ganancias mayores a tus gastos, podrás decidir cuánto destinar a una cuenta de ahorro y qué cantidad dirigir a la inversión de operaciones o recursos.
Fija fechas límite
Las fechas límite te ayudarán a poder medir y evaluar los resultados obtenidos. Ten en cuenta que los periodos de ejecución no pueden ser ni muy cortos ni tampoco tan largos. Una fecha límite media te permite ver qué tan bien está funcionando una acción, para después modificarla y volverla a medir, aprovechando las inversiones de tiempo y dinero de manera adecuada.
Mantén un control sobre el ahorro generado
Ahorrar es una acción crucial para poder invertir y hacer crecer a la empresa. La pregunta más útil que te ayudará a ahorrar es: “¿Este gasto o inversión es realmente necesario?”. Si tu respuesta es “no”, debes reevaluar tu decisión. Recortar gastos puede ayudarte a generar un mayor ahorro, no obstante, esto no significa comprometer la calidad de tus productos o servicios. La optimización de recursos se trata de aprovechar y mejorar, no de evitar gastos a toda costa.
Mide el rendimiento de tus colaboradores
El recurso humano es el más valioso para toda organización, por lo tanto, su selección y entrenamiento son dos factores clave que pueden favorecer mucho a un negocio. Para determinar qué habilidades debes fortalecer en tus empleados debes monitorear su rendimiento e identificar sus fortalezas y debilidades. Puedes ayudarte de un sistema de gestión de recursos, en los que podrás ver las actividades y el desenvolvimiento de tu personal.
Básate en los datos para tomar decisiones
Las organizaciones que basan su cultura en los datos cuentan con más ventajas competitivas que aquellas que no lo hacen. Tu empresa cuenta con la información suficiente para realizar una optimización de los recursos exitosa. Por ejemplo, con la ayuda de una plataforma que extraiga, almacene y centralice los datos de tu negocio, podrás conocer el comportamiento de tus clientes, colaboradores, distribuidores, y en sí, de toda tu cadena de suministro. Lo cual te permite tomar decisiones más informadas.
Pide anticipos de tus facturas por cobrar
Algunas herramientas inteligentes pueden anticipar los pagos de tus facturas pendientes para agilizar la entrada de capital. De esta manera podrás contar con más tiempo para organizar tu presupuesto mensual y cumplir con los objetivos deseados.
Beneficios de la optimización de los recursos
Al poner en práctica los consejos antes expuestos, te garantizamos que obtendrás grandes beneficios con el tiempo. Ya no le des vueltas a la mejora de gestión de recursos y comienza a invertir el tiempo necesario para lograr una optimización de procesos que cumplan con todos tus objetivos y necesidades.
¡Esto no es todo! Aprende más sobre la definición de este concepto, sus beneficios, los tipos de recursos que existen y por qué es importante para tu organización. Da clic aquí e impulsa tu negocio.
