Una de las metas de todo negocio es cumplir e incluso sobrepasar las expectativas que los clientes tienen sobre su marca. La administración de operaciones justo ayuda a alcanzar este objetivo, al brindar un mayor control sobre la calidad del producto o servicio que se ofrece. ¡Te contamos todo lo que necesitas saber sobre este componente!
¿Qué es la administración de operaciones en las empresas?
La administración de operaciones es la ejecución de funciones comerciales como fabricación, inventario y control de calidad para garantizar productos y servicios listos para el mercado. Ya sea que se trate de un solo gerente de operaciones o de todo un departamento, una excelente gestión ayuda a garantizar la eficiencia empresarial.
La gestión de operaciones es la administración de la estructura, las prácticas y los procesos comerciales para mejorar la eficiencia y maximizar las ganancias. Se refiere a la gestión de las actividades que una empresa necesita para funcionar de forma eficaz día a día, entre las que se incluyen:
- Supervisión de múltiples departamentos y proporcionar objetivos
- Monitoreo y agilización de procesos
- Control de ingresos y costes
- Desarrollo de estrategias
- Trabajo de producción y logística
¿Para qué sirve la administración de operaciones? Teórica y prácticamente, este recurso de control se ocupa de la gestión de procesos y actividades en una organización. Su principal objetivo es mejorar su beneficio mediante la utilización óptima de los recursos y el servicio al cliente. Implica la coordinación activa de varios otros departamentos, como producción, ventas, contabilidad y servicio al cliente. Además, es un componente clave para equilibrar el costo incurrido por el negocio y el logro de la utilidad operativa. Las responsabilidades de la gestión de las operaciones incluyen prestar atención al diseño de producción y procesos, diseño de distribución, control de inventario y materias primas, distribución, ventas y marketing adecuados, entrega de servicio al cliente, etc.
La gestión de operaciones en los negocios implica convertir entradas en salidas eficientes para lograr los resultados deseados. En otras palabras, tiene como objetivo mejorar las ganancias logrando la satisfacción del cliente.
Funciones e importancia de la gestión de operaciones
Las operaciones comerciales sustentan todo lo que hace una empresa, su rendimiento y la generación de ganancias. Las operaciones comerciales deficientes pueden amenazar la supervivencia de una empresa, por lo que la administración de las operaciones debe garantizar que los procesos sean eficientes, que se tenga al personal mejor capacitado, que el equipo sea adecuado para su propósito y que las instalaciones de la empresa sean rentables, éticas y seguras. Una sólida administración de operaciones beneficia a la empresa en su conjunto. Para que tengas una mejor visión de lo que debes lograr a través de tu gestión de operaciones, te compartimos cinco de sus funciones más relevantes.
1. Pronóstico
Pronosticar es un intento de predecir el futuro con la ayuda de análisis sistemáticos y métodos científicos. Es una parte esencial de la gestión de las operaciones, ya que evalúa los factores controlables e incontrolables y hace predicciones para la organización. También puede implicar disposiciones o sugerencias para hacer frente a los escenarios previstos.
2. Planificación de capacidad
Una de las responsabilidades más importantes de la gestión de operaciones es averiguar el tipo y la cantidad de capacidad necesaria y el tiempo en el que debe producirse un lote de productos o la ejecución de un servicio. Esto implica evaluar la capacidad actual de las instalaciones, pronosticar las necesidades futuras, identificar y analizar los posibles factores para satisfacer esas necesidades, evaluar los recursos alternativos y seleccionar los mejores entre ellos.
3. Integración de una planta o local
Realizar la instalación de una nueva ubicación de una planta o local de manera cuidadosa, puede garantizar la máxima eficiencia operativa. La selección de las instalaciones se basa en el suministro fácil y regular de mano de obra, recursos y materias primas. También se consideran factores como la cercanía al mercado, la disponibilidad de energía, las instalaciones de transporte, la idoneidad climática y los estándares legales por cumplir. Una ubicación ideal contribuye al buen funcionamiento de una organización, de lo contrario solo se generarán pérdidas de recursos y no habrá crecimiento.
4. Distribución de la producción
Un buen plano de distribución de planta para la colocación de máquinas, piezas de equipo, servicios públicos, áreas de servicio, áreas de almacenamiento y disposición de otras instalaciones permite gestionar mejor los recursos y operaciones. Además, garantiza un espacio de trabajo seguro, facilidad de mantenimiento, cumplimiento de requisitos y eficiencia a largo plazo en sus operaciones con una inversión mínima.
5. Integración de actividades
La ejecución exitosa de las operaciones de una organización incluye un flujo de trabajo cordial y eficiente entre varios departamentos, como ventas, producción y contabilidad. La gestión de operaciones asegura la asignación de recursos financieros para compras del departamento de contabilidad, recepción de productos de producción, hacer llegar los artículos al departamento de ventas y entrega efectiva de bienes o servicios del área de servicio al cliente. Además, asegura que haya un funcionamiento ininterrumpido de la organización a través de comunicaciones de ida y vuelta, coordinación continua y retroalimentación.
Los 4 componentes de la administración de operaciones
Ahora, veamos los cuatro componentes que incluye la administración de las operaciones de una empresa, para tomar en cuenta cada fase que debe ser sistematizada hacia la correcta transformación de recursos a bienes.
Desarrollo, planeación y fabricación de productos: Se debe crear un plan que esté enfocado en cumplir con las necesidades y características que satisfagan al consumidor.
Optimización de los costos de transformación y distribución de artículos o servicios: Se busca obtener un precio competitivo que permita su acceso y alcance en el mercado, así como mantener operaciones rentables.
Disponibilidad y plazos de entrega del producto o servicio: Se realiza la planeación de entrega para cumplir con las fechas establecidas para satisfacer la demanda.
Resiliencia y adaptabilidad a las demandas del cliente: Hay que mantener cierta flexibilidad, medir los patrones y comportamientos de los compradores y realizar modificaciones para cumplir con las expectativas del consumidor.
Los principios de administración de operaciones
Existen cuatro principios de la gestión de operaciones que permite su precisa definición, al aplicarlas obtendrás una base firme para optimizar el resto del proceso.
Enfoque en soluciones
Las operaciones y la gestión deben centrarse en la solución de problemas tanto internos como externos.
Organización y estandarización
Dado que todo está interconectado en un proceso de producción, todos los elementos deben ser predecibles, repetibles y consistentes. La gestión operativa no puede ser rentable sin la planificación y el control de la producción que fomenten la previsibilidad y la coherencia.
Colaboración
Todos los involucrados deben trabajar en conjunto y siempre bajo la misma visión para obtener los mejores resultados posibles.
Adaptabilidad
Hay que considerar la mejora continua como parte de los procesos de administración de operaciones. Siempre habrá que apostar por nuevas herramientas y metodologías que agilicen las actividades operativas.
Otra parte crucial de la gestión de las operaciones es la optimización de recursos que puede solucionar aspectos como la sobre utilización o desperdicio de insumos y tiempo de los colaboradores. Si deseas conocer cómo mejorar el aprovechamiento de tus herramientas, materias primas, empleados e instalaciones, te recomendamos leer “Consejos para la optimización de recursos en tu empresa”.
