Todo líder empresarial estará de acuerdo en que la administración de proyectos es una de las tareas más complicadas entre todos los procesos internos. Esto se debe a que requieren un seguimiento continuo desde el arranque, evolución, finalización y aprobación. ¡Te contamos todo lo que tienes que saber para realizar una gestión de proyectos exitosa!
¿Qué es la gestión de proyectos?
Empecemos por desglosar la definición de esta actividad: un proyecto empresarial es una tarea temporal que tiene un objetivo establecido y que busca la obtención de un resultado específico. En él, se define el paso a paso, el presupuesto que se tiene para planear y ejecutar, las fechas en que se debe cumplir cada fase, las acciones y sus responsables. Incluso se suele agregar la participación de otras áreas, o de proveedores externos.
Entonces, la gestión de proyectos se puede definir como la disciplina de aplicar procesos y principios específicos para iniciar, planificar, ejecutar y gestionar la forma en que se implementan nuevas iniciativas o cambios dentro de una organización. Los elementos clave para que una gestión de proyectos sea exitosa, son el tiempo que durará toda la actividad, el presupuesto, el alcance y los parámetros de calidad con los que se medirán los resultados.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de proyectos?
Ya que sabemos que la administración de proyectos busca mantener un control sobre cada paso de los mismos, entonces podemos resumir sus objetivos, que son.
- Establecer, ejecutar y monitorear el cumplimiento de metas
- Estructurar el inicio y el desarrollo para evitar desviaciones
- Detectar problemas que aparezcan durante la ejecución para resolverlos con tiempo
- Orientar las acciones para tener una finalización y aprobación efectiva
Ahora veamos por qué deberías mejorar la gestión de proyectos y qué ventajas le brinda a tu organización.
¿Para qué sirve la gestión de proyectos?
Esta disciplina ayuda a facilitar la planeación, ejecución y finalización de tareas específicas. Promueve el uso de metodologías que permiten que el equipo pueda mantener un alto desempeño, aproveche mejor los recursos disponibles y administre el tiempo de la manera más adecuada.
Prácticamente, funciona como una forma de tener control sobre todas las actividades que se tienen que realizar de manera armónica, así como una orquesta. El director toma la batuta y señala quién debe hacer qué, por cuánto tiempo, en qué ritmo, qué tan alto o bajo, etc. Poder lograr una sintonía en los procesos de tu empresa te traerá grandes beneficios, como los que te compartiremos en el siguiente bloque.
Ventajas de la gestión de proyectos
Aumenta la eficiencia operativa
Al crear un sistema de control y monitoreo de tareas se puede garantizar la ejecución de procesos, se obtiene una comunicación efectiva, y se crea un ambiente de mayor colaboración. Además, se reducen los tiempos muertos y pausas, y se disminuyen los costos implicados en las operaciones.
Genera un mejor aprovechamiento de recursos
Al implementar una gestión de proyectos exitosa, se pueden rastrear todos los recursos involucrados para determinar cuáles de ellos están disponibles, cuáles se encuentran sobresaturados y cuáles están por acabarse.
Promueve la colaboración interdepartamental
Cuando un proyecto requiere de la participación de distintas áreas, el control de proyectos suele generar una mejor colaboración. Ya que hace uso de plataformas que permiten ver el estatus de cada actividad, el desempeño de cada área y empleado, y en qué fase se encuentra cada tarea a ejecutar, en tiempo real. Asimismo, se hace empleo de canales de comunicación efectivos, para que todos puedan resolver dudas.
Incrementa la resiliencia
En una gestión efectiva se registra la información más relevante del proyecto, para que en un futuro los encargados puedan comparar, observar, y prevenir posibles riesgos en los procesos de trabajo.
Crea un enfoque dirigido hacia el cliente
La gestión de proyectos aumenta la calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa, por lo que al final se garantiza parte de la satisfacción del cliente. Además, también mejora la imagen de la marca e incrementa las oportunidades de venta en el futuro.
¿Cuáles son los pilares de la gestión de proyectos?
Una buena administración de proyectos se suele basar en diez pilares, los cuales son fundamentales para ejecutar el plan adecuadamente y obtener los resultados deseados, esto según PMI.
- Integración
- Alcance del trabajo
- Tiempo
- Costo
- Calidad
- Obtención
- Recursos humanos
- Comunicación
- Gestión de riesgos
- Gestión de las partes involucradas
Guarda esta lista y crea un check list que te ayude a contar con cada pilar dentro de tu gestión de proyectos.
Metodologías para la gestión de proyectos
Metodología de cascada
Es un enfoque tradicional para la gestión de proyectos, en el que las tareas se completan de manera secuencial y lineal, y cada etapa del proyecto debe completarse antes de que comience la siguiente.
Metodología ágil
Esta metodología nació de la creciente insatisfacción con las metodologías tradicionales, con el enfoque de cambiar a modelos iterativos que permiten a los equipos revisar sus proyectos según sea necesario durante el proceso en lugar de tener que esperar hasta el final para modificarlos después de la revisión.
Metodología Scrum
En esta metodología, el trabajo suele dividirse en ciclos cortos llamados “sprints”, que duran alrededor de una semana o dos. El scrum master, distinto al Gerente de Proyecto, lidera equipos pequeños para la duración de cada sprint, luego comprueba el desempeño y realiza los cambios necesarios antes de comenzar el siguiente.
Metodología Kanban
El término “Kanban” se originó en la industria manufacturera y denota un marco dentro del cual las tareas se representan visualmente y su progreso se rastrea a través de las columnas hechas en un tablero Kanban. Aquí el trabajo se selecciona, se asigna y se mueve a través de las columnas en el tablero, en el que cada columna representa una etapa del proceso.
Metodología Scrumban
La metodología Scrumban es una mezcla de las metodologías Kanban y Scrum. Scrumban permite al equipo terminar el trabajo en función de la disponibilidad de tiempo y la capacidad de los miembros del equipo, en lugar de decidir la tarea de cada sprint desde el principio.
Esto permite mantener un flujo continuo y regular mientras se incorpora la planificación de proyectos y retrospectivas según sea necesario, utilizando límites de trabajo en progreso.
Desafíos comunes de la gestión de proyectos
Falta de comunicación entre los colaboradores
Cuando un equipo no trabaja como un mismo ente, las dificultades aparecen sin falta. La gestión de proyectos se hace más complicada por no tener en claro qué es lo que cada uno debe hacer y por no saber cuáles de las tareas aún quedan pendientes de ser ejecutadas.
Criterios y objetivos poco claros
Es posible que los encargados y los miembros del equipo no sepan qué esperar exactamente del proyecto. Si las metas y los objetivos no son claros, tu equipo hará tareas sin saber exactamente qué resultados esperar. Cuando nadie es consciente del por qué y el cuándo del proyecto, se generará mucha confusión y caos.
Presupuestos sin planear
Imagina qué sucedería si ya tienes todo el plan de tu proyecto, pero a la hora de comenzar te das cuenta de que no hay suficiente presupuesto para continuarlo. ¿Cuántas pérdidas de recursos y tiempo habría? ¡Demasiadas! Es muy arriesgado no planear tus presupuestos.
Equipo sin capacitación
Si los miembros del equipo no están lo suficientemente capacitados para realizar las tareas asignadas, pueden poner a la gestión de proyectos en peligro de fracaso. En algunos casos los jefes de área no le dan tanta importancia a este factor, sin embargo, puede ser algo que cambie el rumbo del proyecto.
Falta de compromiso y colaboración
Al inicio de un proyecto los colaboradores suelen mostrar emoción y motivación, no obstante, al pasar de los días llegan a dejar de lado sus tareas para terminar con su trabajo del día a día. No se les puede culpar si los tiempos no son favorables para ejecutar todas sus labores, y lamentablemente esto evita que se avance en el desarrollo del proyecto.
Plazos poco realistas
El tiempo puede jugar en contra o a favor en la gestión de proyectos. Si los plazos son demasiado cercanos y las actividades por hacer son muchas, el equipo se verá en aprietos y muy probablemente no alcancen a concluirlas.
Asegurar el éxito de un proyecto implica muchos elementos y factores dependiendo de la empresa y equipo. Así que no existe una forma única de garantizar el éxito de la gestión de tus proyectos, pero existen varios consejos que te ayudarán a optimizarla.
Consejos para una efectiva gestión de proyectos empresarial
Seguro que después de conocer las ventajas, funciones y métodos de la gestión de proyectos, te has propuesto mejorar esta parte dentro de tu empresa. Para ello te compartimos algunos tips que te ayudarán a lograrlo.
Define el alcance del proyecto y sus objetivos
Si el alcance del proyecto no está claramente definido, es probable que se desvíe el enfoque, se hagan dobles esfuerzos o simplemente que no se cumplan las metas establecidas. Principalmente, se deben crear objetivos realizables, claros y medibles.
Arma un equipo multifuncional
Un equipo multifuncional es ideal en la gestión de proyectos. Este debe estar compuesto por personas de varios departamentos o con diferentes conjuntos de habilidades, para que contribuyan al éxito del proyecto. Los miembros del equipo con diferentes antecedentes y perspectivas ayudarán a evitar el pensamiento grupal y los silos mientras se aumenta la innovación. No olvides también dejar muy en claro la responsabilidad de cada quien, y promover la comunicación efectiva en todo momento.
Define tiempos de entrega y tiempos provisionales
Ten muy en cuenta que por más minuciosa que sea la planeación, siempre habrá algún obstáculo, pausa o problema que puede retrasar el proyecto. Te recomendamos pactar tus fechas de entrega con cierto colchón en caso de que haya un evento inesperado. Esto les ayudará a cumplir con los objetivos, aumentará la motivación y brindará cierta flexibilidad para evitar frustraciones.
Usa un software de gestión de proyectos
En la actualidad existe una gran cantidad de plataformas de gestión de recursos y proyectos, que brindan ventajas competitivas. Estos software, como Oracle NetSuite, suelen trazar actividades, estatus de tareas, rendimiento por área y por colaborador, disponibilidad de recursos y una visión general de toda la cadena de acciones. Lo que permite actuar efectivamente ante los errores y problemas. ¿Quieres conocer más sobre este tema tan crucial para tu organización? También te puede interesar: 16 consejos para la optimización de recursos en tu empresa.
