Dentro de los inventarios de una empresa pueden suceder varias situaciones. Algunas veces habrán productos que salgan de los estantes rápidamente hasta agotarse y en otras habrán algunos que no salgan en meses y se estanquen. Estos movimientos requieren atención por parte de la empresa si se quiere evitar el superávit y déficit de artículos.
En este articulo desglosaremos lo que son los inventarios, sus funciones y consejos claves para obtener una buena administración de inventarios.
¿Qué es un inventario?
Un inventario es una herramienta que permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona. En contabilidad y negocios, toma gran importancia, pues un inventario en una empresa se considera como un activo.
El concepto de inventario más conocido es el de un documento que enlista la mercancía de un negocio para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. Sin embargo, un inventario tiene más funciones.
Es decir, dependiendo del tipo de inventario puede registrar y contabilizar: propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc., por lo que no solo sirve para contabilizar las mercancías de una empresa. Aclarado esto, vamos a revisar para qué es útil un inventario.
¿Para qué sirven los inventarios?
En general, además de ofrecer el valor de los recursos de una empresa, esta información es de suma importancia para tomar decisiones o crear estrategias. Por otro lado, mientras más bienes, productos o recursos se posean, es más difícil llevar un control de ellos, por lo que su gestión se complica.
Por ejemplo, una empresa que se dedica a importar necesita saber la cantidad de existencias para calcular un estimado de ventas y determinar el tiempo en que deberá solicitar más producto.
Otros casos que ejemplifican la utilidad de un inventario son conocer si es indispensable agilizar el proceso de cobranza para incrementar el flujo de efectivo o si se necesita contratar algún técnico para reparar equipo que está almacenado por estar descompuesto.
Estos ejemplos solo son algunos de los muchos casos donde un inventario se convierte en una herramienta indispensable para las empresas. Ahora bien, la logística y funcionamiento de una empresa no termina con la creación del inventario, existe lo que se conoce como gestión o control de inventarios.
Características de un inventario
Existen diferentes tipos de inventario y métodos para su control, pero en términos generales, sus características o elementos esenciales son los siguientes:
- Nombre del objeto inventariado
- Código de identificación
- Valor del artículo que se registra
- Costo
- Descripción detallada de lo que se contabiliza
- Cantidad de artículos con las mismas características
- Tipo de movimiento (entradas o salidas)
- Estado o estatus del objeto
- Periodo de revisión
¿Por qué es importante elegir el tipo de inventario adecuado?
El control de inventario ayuda a las empresas a comprar la cantidad adecuada de materiales en el momento adecuado. También llamado control de existencias, este proceso ayuda a optimizar los niveles de stock, reduce los costos de almacenamiento y evita el desabastecimiento.
Para muchas empresas, el inventario físico es su mayor gasto. Gestionar adecuadamente este gasto podría significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Pregúntate si las transferencias de inventario entre ubicaciones se registran de manera rápida, fácil y precisa. Tu respuesta revelará mucho sobre qué tan bien está funcionando la logística empresarial de tu organización.
Cuando se trata de oferta y demanda, existen diferentes tipos de inventarios que los propietarios y gerentes de negocios deben conocer. Comprender estos diversos modelos puede ayudarte a administrar, planificar y presupuestar mejor. Entonces podrás satisfacer la demanda y prosperar en el mercado.
Los tipos de inventario que existen
Según el momento en el que se hacen
1. Inventario inicial
Este lo realizarás al principio de la producción y al inicio del año fiscal. En él se deben registrar todos elementos de la empresa, ya que hará visible el saldo total de la empresa antes de comenzar la etapa de adquisición de recursos, de producción o de que se venda el stock en existencia. Gracias a este tipo de inventario se pueden ver las ganancias y pérdidas con mayor claridad.
2. Inventario final
¿Quieres saber el estado final de la situación económica de tu empresa? Como su nombre lo dice, este tipo de inventario generalmente se ejecuta al final del año fiscal, y sirve para realizar un conteo físico de los productos, que después son analizados para calcular su valor. Lo que ayuda a mantener un control sobre la logística empresarial.
Según la periodicidad con la que se realizan
3. Inventario intermitente
Cuando requieres conocer la cantidad de capital, materiales y mercancía actual, pero la fecha para el siguiente inventario es algo lejana, la opción intermitente es muy buena opción. Te permite realizar la verificación de recursos cuando sea necesario, aunque no lo podrás agregar en la contabilidad del inventario permanente.
4. Inventario perpetuo
Si lo que buscas es tener un mayor control en tu logística empresarial, este es uno de los métodos de inventarios que deberías elegir. Ya que permite mantener un orden más continuo sobre la disponibilidad de stock en almacén, te ayuda a generar un registro detallado de cada importe y la cantidad de productos que tiene la empresa.
5. Inventario periódico
Puede llevarse a cabo ya sea cada mes, cada seis meses o cada año. Este inventario permite que la empresa conozca el stock exacto que tiene y el costo de las ventas. Para esto se suman las compras realizadas al inicio, y después se resta en el inventario final.
Según la fase de producción en la que se encuentren
6. Inventario de materias primas
Este inventario se puede complementar con el inicial, ya que hace un conteo y registro de todos los materiales que se utilizarán para elaborar los productos finales. Claro que para realizarlo habrá que tener el plan de ventas bien trazado y así confirmar la cantidad de mercancía que se producirá. Así mantendrás una logística empresarial más controlada.
7. Inventario de productos en etapa de fabricación
Para la siguiente etapa tenemos un inventario sencillo que monitorea la cantidad de productos que se están fabricando en el momento.
8. Inventario de productos terminados
Al tener la mercancía ya terminada, ésta podrá entrar al inventario de productos terminados para comenzar a ser comercializada.
Según la función que quieres que se desempeñe
9. Inventario en tránsito
Este complementa muy bien al departamento de compras. En él se podrán observar todos los materiales que ya fueron comprados y que están por entregarse.
10. Inventario de ciclo
¿Qué sucedería si la cantidad de mercancía es mayor a la esperada? Esta clase de situaciones se dan cuando no llega un camión, cuando hay sobreproducción, o incluso cuando se ha calculado mal y se han adquirido más recursos de los necesarios. En este caso el inventario de ciclo ayuda a controlar el exceso.
11. Inventario de seguridad
Para prevenir cualquier emergencia este tipo de inventario permite contabilizar los bienes que la empresa tenga almacenados, o bien, calcular la cantidad de materiales que se podrían reservar para evitar las pausas durante posibles incidentes.
12. Inventario de desacoplamiento
En caso de que quieras evitar el empalme de procesos, este tipo de inventario será el ideal, ya que ayuda a coordinar cada uno para que no se realicen al mismo tiempo.
Según el punto de vista logístico
13. Inventario de existencias para especulación
¿Pronto será temporada alta de alguno de tus productos? Este sistema de control te será de ayuda para poder contabilizar la cantidad de productos y materias primas que hay y determinar si se puede aumentar la producción, o no.
14. Inventario de existencias obsoletas
Tener un control sobre los productos mermados también es importante para tener una logística empresarial balanceada. Este se considera necesario para monitorear las pérdidas, la mercancía obsoleta y los productos no vendidos.
15. Inventario de previsión
Similar al anterior, este modelo funciona muy bien en momentos de gran demanda de un producto en específico. Con él se puede mantener una cantidad de mercancía que evite la escasez dentro de la logística empresarial.
16. Inventario físico
El más común y utilizado por casi todas las empresas, se trata de enlistar todos los bienes empresariales.
17. Inventario mínimo
Si requieres establecer la cantidad mínima de productos con el que tu negocio podría subsistir sin arriesgar el proceso y las ventas, este inventario te ayudará a calcularlo.
18. Inventario máximo
Al igual que el modelo anterior, en este inventario se realiza la operación contraria. Es ideal para calcular la cantidad máxima de productos que se pueden almacenar sin generar merma y pérdidas.
19. Inventario agregado
En algunas ocasiones tu empresa se verá bajo el efecto del alto costo de cierta mercancía, este ayuda a minimizar el impacto al agrupar cada producto de acuerdo con su jerarquía económica.
20. Inventario en línea
Dentro de la logística empresarial, este inventario permite contar la mercancía que está a punto de ser procesada en cada línea de producción. Así podrás comenzar a planear los tiempos de salida y distribución.
21. Inventario en cuarentena
Cuando necesites mantener varios lotes de mercancía en tiempo de reserva en el almacén, antes de que se distribuyan y sean vendidos, este modelo de inventario será ideal para contarlos y tenerlos registrados.
Ahora que ya conoces cada uno de los tipos de gestión de almacenes, puedes crear tu propio sistema de control. Elige los modelos que mejor encajen en tus procesos y complementa tu producción con un sistema de gestión de recursos. Este tipo de herramientas te permitirá automatizar el registro de productos y monitorear profundamente cada fase de fabricación, distribución y venta.
Asimismo, puedes apoyarte de alguna plantilla como nuestro Formato en Excel para Control de Inventarios para mejorar la logística empresarial de tu negocio
