Los costos de inventarios son un factor clave que puede generar ahorros o pérdidas dependiendo de qué tanto control tenga la empresa sobre ellos. Por ello es de suma importancia que conozcas los distintos tipos que existen y cómo podrías mejorar el control sobre ellos. ¡Aquí te lo contamos!
¿Qué son los costos de inventarios y cuál es su importancia?
Este término puede ser definido como el costo total que experimenta una empresa mientras mantiene el inventario, los costos de inventarios son a menudo uno de los factores más importantes para el éxito de un negocio.
Es de gran importancia, ya que su control incluye financiamiento, equipo, mano de obra, medidas de protección, seguros, manejo, obsolescencia, pérdidas por hurto y el costo de oportunidad al manejar el inventario. Todos estos factores se combinan para crear el costo total de mantener el inventario.
Por lo tanto, los costos de inventario juegan un papel crucial en los requisitos de capital de trabajo de una empresa. Con base en las necesidades generales de inventario, una organización puede planificar adecuadamente los ciclos de flujo de efectivo para evitar problemas que incluso pueden hacer que la empresa deje de operar. Esto tiene sentido si se tiene en cuenta que quizás la razón más común por la que cierra un negocio es la falta de flujo de efectivo.
Pero, ¿exactamente cómo ayudan los costos de inventarios? Hay una variedad de métodos de costo de inventario para minimizar los gastos. En el lado material, una empresa puede configurar equipos, que van desde la simple colocación de artículos para un uso óptimo hasta sistemas de contabilidad que sirven como gestión de inventario, que simplifican y cambian según las necesidades que tiene la empresa.
En referencia a los procesos, los empleados pueden ser capacitados para utilizar los recursos disponibles y así lograr el máximo efecto. Cuando se comprende la ciencia de la gestión de la cadena de suministro, puedes dar sentido a los proyectos de inventario más complicados. Esto es lo que hace que su gestión sea tan crucial, así que sigue leyendo para conocer los tipos de costos de inventario y cómo mejor su gestión.
¿Qué tipos de costos de inventarios existen?
Nosotros hemos dividido los costos de stock en tres, sin embargo, cada uno cuenta con subdivisiones que vale la pena incluir en tu presupuesto para un control más detallado.
Costos de pedido
Los costos de inventarios de pedido, también conocidos como costos de configuración, son esencialmente costos en los que se incurre cada vez que se realiza un pedido a un proveedor. Algunos ejemplos incluyen:
- Costos administrativos de la preparación de órdenes de compra: como el procesamiento de facturas, la contabilidad y los costos de comunicación.
- Costos de transporte: con ellos se pueden transportar los bienes al almacén o tienda. Estos son muy variables entre diferentes industrias y artículos.
- Costos de recepción: estos incluyen los costos para descargar mercancías en el almacén e inspeccionarlas para asegurarse de que sean los artículos correctos y que no tengan defectos.
Se deberán hacer gestos de pedido dependiendo de cierta cantidad, sin importar qué tan pequeña sea la orden ejecutada. Cuantos más pedidos se hagan, mayores serán los costes de pedido.
Estos costos de inventarios se pueden repartir si se efectúa un pedido al por mayor para usar productos durante un largo período de tiempo. Sin embargo, si tu empresa solicita materias primas solo cuando las necesita, de modo que tenga pocas existencias disponibles, es posible que puedas tolerar altos costos de pedido, ya que esto se equilibrará con un costo total de mantenimiento más bajo.
Costos de mantenimiento
Estos se tratan de costos de inventarios relacionados con el almacenamiento de las existencias antes de venderlas. Algunos de ellos son:
- Costos de financiamiento de inventario: esto incluye todo lo relacionado con la inversión realizada en inventario, incluidos costos como el interés sobre el capital de trabajo.
- Costos de espacio de almacenamiento: estos son costos relacionados con el lugar donde se almacena el inventario y variarán según la ubicación. Esto incluye el costo de la instalación de almacenamiento en sí, o los pagos de arrendamiento si no es parte de la propiedad de la empresa. Luego están los costos de mantenimiento de las instalaciones, como la limpieza, iluminación, calefacción y ventilación. La depreciación y los impuestos a la propiedad también están incluidos en este.
- Costos de servicios de inventario: esto incluye el costo del manejo físico de los bienes, así como el seguro, la seguridad, el hardware de TI y las aplicaciones empleadas. Los gastos relacionados con el control de inventario y el conteo de ciclos.
- Costos de riesgo de inventario: un costo importante es la merma, que es la pérdida de productos entre la compra al proveedor y la venta final debido a varias razones: robo, fraude del proveedor, errores de envío, daños en tránsito o almacenamiento. El otro ejemplo principal es el stock muerto.
Costos de escasez
Estos costos de inventarios, también llamados costos de falta de stock, ocurren cuando las empresas se quedan sin existencias por cualquier motivo que se llegue a presentar. Dentro de estos costos entran:
- Producción interrumpida: cuando el negocio implica producir bienes, además de venderlos, una escasez significará que el negocio tendrá que pagar a trabajadores inactivos y gastos generales de fábrica, incluso cuando no se produzca nada.
- Envíos de emergencia: para los minoristas, los desabastecimientos podrían significar pagar más para recibir un envío a tiempo o cambiar de proveedor.
- Lealtad y reputación de los clientes: además de la pérdida de negocios de los clientes que van a otros lugares a hacer compras, la empresa se ve afectada por la lealtad y la reputación de los clientes cuando no están satisfechos.
- Costos de deterioro: el stock de inventario perecedero puede pudrirse o estropearse si no se vende a tiempo, por lo que es esencial controlar el inventario para evitar el deterioro. La caducidad es una preocupación para muchas industrias, como las de alimentos y bebidas, farmacéutica, de salud y cosmética, todas las cuales se ven afectadas por las fechas de caducidad de los productos. El deterioro no solo cuesta dinero, sino que también significa que no se obtiene un retorno de la inversión inicial. El deterioro y el desperdicio del inventario no son simplemente el resultado de casos aislados de control de inventario deficiente, sino que se ha convertido en una preocupación ambiental global.
¿Cómo mejorar el control de costos de inventarios?
Una gestión sólida de tu stock es la solución más viable para prevenir altos costos de inventarios, y para evitar el deterioro y el desperdicio. Con el sistema de inventario adecuado, puedes mejorar la previsión, aumentar la eficiencia, acceder a datos de inventario en tiempo real e información actualizada sobre el ciclo de vida de los productos almacenados, lo que permite que el personal rote y administre correctamente las existencias para garantizar que los productos más antiguos se vendan primero. Los artículos que van a caducar a menudo tienen grandes descuentos para liquidar el inventario.
Si uno de tus objetivos es optimizar la gestión de tu inventario, puedes implementar un sistema ERP el cual te permite monitorear tu stock de manera precisa. Además, tendrás registradas las entradas y salidas de productos, así como los costos de inventarios generados en cada periodo.
¿Quieres conocer otras recomendaciones para mejorar este aspecto tan importante de tu empresa? Te recomendamos estos 11 tips para lograr una mejor gestión de inventarios.
