Uno de los aspectos más complicados de una empresa es poder gestionar los recursos, el tiempo y las actividades para alcanzar los objetivos de manera exitosa. La gestión administrativa precisamente es una área que enfrenta y maneja estos desafíos operativos, ¡te contamos cómo definirla y optimizarla.
¿Qué es la gestión administrativa?
La gestión administrativa se define como el área de una organización que busca utilizar y aprovechar los recursos disponibles de la manera más eficiente posible. Esto, con el fin de mantener una producción fluida, generar más ganancias, asegurar la rentabilidad, promover la resiliencia y garantizar el crecimiento del negocio.
Entre las funciones más relevantes que tiene, está la planificación y organización del flujo de trabajo, así como del factor humano que se encarga de ejecutar las tareas requeridas. También busca aumentar la digitalización de procesos, gestionar los horarios y jornadas de trabajo, y promover una comunicación efectiva entre los involucrados.
Ahora veamos algunas razones por las que la gestión administrativa es tan importante.
¿Por qué es tan relevante la gestión administrativa?
Mantiene la salud financiera
El poco o nulo control sobre los recursos económicos, la falta de seguimiento de ganancias y pérdidas y el poco aprovechamiento de los datos financieros hará que la empresa pase por una crisis. Por el contrario, si se realiza un buen monitoreo de las actividades, se crea un conjunto de estándares y se centraliza la información, será posible conseguir una buena salud financiera.
Aumenta la productividad
Es posible identificar qué equipos ejecutan mejor ciertas tareas para dejar que se concentren en sus puntos fuertes. Identificar los errores del proceso y corregirlos dará como resultado una metodología más eficiente que ayudará a invertir menos tiempo y, a menudo, también menos recursos.
Ayuda a cumplir los objetivos establecidos
El logro de metas y resultados muchas veces se debe a una buena gestión financiera y administrativa. Esto se logra cuando la organización se enfoca en generar e implementar procesos más eficientes que garanticen el cumplimiento de objetivos.
Genera satisfacción en clientes y empleados
Los procesos más eficientes se reflejan en calidad y tiempo, y dan como resultado que los clientes vean satisfechas y superadas sus necesidades. Tu relación con los clientes puede volverse más estrecha, lo que te ayudará a comprender mejor sus necesidades y te permitirá ofrecer productos y servicios que las satisfagan.
Los empleados también estarán más satisfechos cuando se den cuenta de que hay menos desgaste y pérdida de esfuerzo en tareas irrelevantes. Algo que impulsará su motivación y les dará suficiente tiempo para enfocarse en actividades más retadoras.
Promueve la toma de decisiones basadas en datos
Las decisiones se toman con base en los resultados. Al registrar toda la información de tu empresa, clientes y colaboradores, puedes tomar decisiones más precisas, analizar escenarios pasados y actuales, y planificar las estrategias futuras.
Ahora conozcamos más sobre los elementos que conforman la gestión administrativa.
Elementos de la gestión administrativa
Planificación
Como su nombre lo indica, se trata de diseñar un plan que tome en cuenta el estado actual de la organización, los objetivos establecidos, las tareas y responsables, las proyecciones futuras y los recursos disponibles. Esto puede registrarse en un documento al cual todos los involucrados puedan tener acceso. En pocas palabras se trata de trazar el camino y las actividades que harán que la empresa llegue a un punto deseado.
Organización
Para obtener una gestión administrativa óptima la organización será primordial. Prácticamente, consiste en determinar una estructura de distribución de recursos, mantener un orden en cuanto a las tareas, tiempos de ejecución, uso de herramientas y establecer el rol que tiene cada colaborador.
Dirección
La dirección permite que los colaboradores se mantengan motivados, cooperen entre ellos, utilicen una comunicación constante y efectiva, y mejoren sus capacidades y habilidades. Para ello, los líderes de la empresa deben crear programas para incentivar, agendar capacitaciones constantes y realizar juntas de retroalimentación.
Control
La gestión administrativa también requiere del control, que se trata básicamente de dar un seguimiento preciso a todas las acciones comerciales, así como medirlas, modificarlas y tomar decisiones para obtener resultados más favorables. Sin este elemento, el resto de las actividades de la empresa no podrían escalar, ni mejorarse.
¿Crees que hay un área de oportunidad importante en la gestión administrativa de tu empresa? ¡Entonces las siguientes recomendaciones te serán de gran ayuda!
4 claves para optimizar tu gestión administrativa
1. Crea un plan y organiza tus recursos
Recordemos que la planificación será la hoja de ruta que ayude a una empresa a llegar a la meta trazada. Un elemento que además señala las tareas, métodos, estrategias y tácticas para hacerlo con éxito. Esta clave entonces responde a las preguntas: ¿A dónde hay que llegar y cómo podremos hacerlo?
Es fundamental generar un análisis completo que muestre los recursos disponibles, las herramientas que se podrían integrar y los pasos para llevar un proceso organizado. Asimismo, toma siempre en cuenta estas tres reglas: no tomes decisiones al azar, no gastes recursos en vano y prioriza la eficiencia.
2. Gestiona el tiempo
El tiempo es un recurso que no podemos malgastar en la gestión administrativa. Para optimizar esta área será crucial optar por la digitalización de tareas, gestionar los horarios de operaciones y dar prioridad a tareas de depuración que le permitan al equipo ahorrar tiempo al máximo. Siempre puedes adoptar algún sistema de gestión de recursos que te ayude a darle seguimiento a las actividades, automatizar acciones manuales y programar el envío de mensajes, correos y demás.
3. Promueve la comunicación efectiva
La comunicación es un factor que puede beneficiar o perjudicar a la empresa, dependiendo de cómo se maneje. Para evitar los mensajes poco claros o los silos de información te recomendamos capacitar a tus colaboradores, diseñar protocolos qué indiquen cómo y a través de qué medio deben comunicarse, fomentar un ambiente de colaboración e implementar una plataforma que centralice todos los datos y canales de la organización. De esta manera podrán trabajar bajo la misma visión.
4. Mide, evalúa y modifica
Para poder optimizar tu gestión administrativa debes tener un sistema de medición que te proporcione información valiosa sobre errores, retrasos, áreas de oportunidad, áreas de mejor rendimiento, etc. Estos datos te ayudarán a realizar los cambios pertinentes, experimentar con otras herramientas y métodos, así como tener un control sobre el flujo de trabajo.
Mejora tu gestión de negocios
El control administrativo es la clave para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, y es por eso se requiere que los gerentes administrativos tengan un conocimiento amplio de todas las etapas del proceso de gestión. Esta área requiere la implementación de múltiples estrategias y herramientas que se basan en la misión, visión y objetivos de la organización individual.
Ya puedes comenzar a mejorar tu gestión administrativa, solo sigue las recomendaciones previas, define mejor tus procesos y aprovecha todos los recursos que tienes a la mano sin malgastarlos. Aunque si esta información no te parece suficiente, te recomendamos leer “19 tips para tener una gestión financiera y de negocios adecuada”.
