Si te fueras de viaje en unos días, ¿qué pasos tendrías que realizar para que todo salga bien? Seguro comenzarás por establecer un presupuesto para el vuelo, hospedaje, transporte y otros gastos, luego acudirás a varias personas para crear tu itinerario y finalmente comenzar a hacer una lista de todo lo que necesitarás empacar. Esto es una especie de gestión de recursos a pequeña escala si lo vemos de manera técnica. Poder identificar aquellos factores que brindan un valor organizacional ayuda a tomar mejores decisiones y mantener un flujo de trabajo ágil. ¡Quédate para conocer más sobre este proceso!
Lo que verás en este artículo:
- ¿Qué es la gestión de recursos?
- Tipos de recursos de una empresa
- ¿Por qué la gestión de recursos es un factor clave?
- 5 beneficios que la gestión de recursos te brinda
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos es la práctica de planificar, programar y asignar personas, dinero y tecnología a un proyecto o programa. En esencia, es la asignación de recursos para lograr un flujo de trabajo estable y eficiente. Una buena administración da como resultado el que los recursos correctos estén disponibles en el momento ideal, para la actividad que se requiere llevar a cabo.
Esto es importante pues los recursos son esenciales para alcanzar los objetivos de un proyecto y ayudarte a analizar qué se necesita para ejecutar cualquier actividad. Los medios que un negocio utiliza comúnmente son el capital financiero, el personal, el espacio físico, el equipo, la tecnología y el tiempo, aunque de estos hablaremos más a detalle en otro bloque.
En sí, el objetivo de la administración de recursos es emplear la mejor combinación de factores y, al mismo tiempo, darse cuenta de que es probable que estos mismos activos tengan demanda en otras partes de la empresa.
¿Por qué la gestión de recursos es un factor clave?
Para comprender cómo usar mejor los recursos compartidos y limitados, necesitas visibilizar la demanda y la capacidad de tu negocio, así como las habilidades requeridas para un trabajo particular frente a las habilidades disponibles. Debes considerar los cronogramas, los presupuestos y la alineación con la estrategia comercial para asegurarte de priorizar los recursos que maximicen la agilización del trabajo. Todo esto y más encaja bajo el paraguas de la gestión de recursos.
Este proceso tiene que ver con hacer más con menos. A nadie le gusta el desperdicio, especialmente en los negocios e inversiones. Cuando sabes lo que necesitas para que tu negocio siga funcionando con éxito, puedes comprender de manera efectiva cómo planificar los recursos de manera eficiente.
Para algunas empresas, la eficiencia óptima es tan importante que han creado puestos dedicados únicamente a la gestión de recursos. En ellos, los responsables producen y asignan tareas a los colaboradores para realizar el proyecto en turno, para después distribuir los medios necesarios para su ejecución. Pero cuando hablamos de “recursos”, ¿a qué nos referimos?
Tipos de recursos de una empresa
Como ya mencionamos, los recursos pueden ser cualquier cosa tangible o intangible, como personas, hasta maquinaria e instalaciones. Son todo lo que se necesita para completar un proyecto o tarea. Sin embargo, el tipo de recursos que puede necesitar una empresa no será el mismo para otra. Te los desglosamos de manera breve para que los conozcas.
Recursos materiales
Se trata de objetos tangibles como locales, oficinas u otro tipo de sitios, maquinaria, aparatos electrónicos, vehículos, muebles, entre otros. Estos recursos permiten que los colaboradores tengan un espacio adecuado para trabajar y contar con todos los instrumentos necesarios
Recursos humanos
Todas las personas que formen parte de una organización son incluidas dentro de los recursos humanos. No obstante, en esta categoría también se toma en cuenta la experiencia, habilidades duras y blandas, y otros conocimientos como parte de la misma. Podemos decir con toda seguridad que este es el activo más importante de toda empresa y de la gestión de recursos.
Recursos financieros
En este tipo de recursos no solo se añade al dinero con el que cuenta la empresa, sino también aquello que garantice su liquidez. Nos referimos entonces a la capacidad de ser financiada, las inversiones y acciones, las cuentas por cobrar, bonos, entre otros. Estos tendrán el poder de mantener al negocio operando.
Recursos tecnológicos
En este punto podemos considerar a todas las herramientas que los colaboradores utilicen para trabajar. Ya sean tangibles como computadores, dispositivos móviles y componentes; o intangibles como software, suscripciones a plataformas, licencias especiales, etc. Todo lo que ayude al equipo a trabajar de manera ágil e inteligente.
Recursos administrativos
Los recursos administrativos son todos aquellos que brindan una estructura y estandarización a cada acción que se realiza. Por ejemplo, están los flujos de trabajo, las jerarquías, procedimientos regulatorios, datos, canales internos de comunicación, formularios, y demás.
¿Puedes identificar qué tipo de recursos necesita tu empresa para funcionar de manera óptima? Cuando ya tienes bien mapeados estos factores, la gestión de recursos se vuelve más fácil. Ahora, veamos por qué deberías agregar más esfuerzos a este proceso.
5 beneficios que la gestión de recursos te brinda
1. Permite tener una visión 360°
La administración de recursos es el arma ideal para mantener un monitoreo constante de cada actividad, sus responsables y lo que se necesita en cada área. Asimismo, se puede mejorar el tiempo promedio de ejecución y se evita que haya tareas pendientes o no hechas. Algo que maximiza la productividad de toda la organización.
2. Contribuye a la distribución de proyectos
Es común que en algunas empresas haya empleados con más carga de trabajo que otros. Muchas veces esto sucede porque no se cuenta con una gestión de proyectos funcional. Esto puede provocar descontentos y a la larga una rotación de personal incontrolable. La administración de recursos, con ayuda de un sistema ERP, puede distribuir las tareas de manera equitativa.
3. Promueve la comunicación interna
La claridad en las instrucciones y la transparencia en cada parte del flujo de trabajo son muy valiosas para una empresa. La gestión de recursos precisamente permite tener bien en claro a quién le toca cierta actividad, cómo debe ejecutarla y lo que necesita para realizarla de principio a fin. Por otro lado, también ayuda a mantener visible todas las acciones, objetivos y planes de trabajo entre departamentos para que todos tengan la misma visión.
4. Ayuda a tener objetivos alcanzables
Para hacer, hay que tener. Así que no se puede ejecutar algo si no se tienen los recursos necesarios. La administración de recursos permite que crees una planeación precisa, con objetivos alcanzables y que no parezcan imposibles. Puede ocurrir que algunos de tus recursos se estén viendo agotados durante el proceso de trabajo, con el buen monitoreo de estos podrás modificar con tiempo las fechas de entrega o bien podrías adquirir más medios para cumplir con los plazos trazados.
5. Evita riesgos
La planificación y gestión de recursos es una buena solución a los imprevistos y crisis. Al tener delimitados todos los medios que se tienen para trabajar, puedes originar una estrategia de respaldo dependiendo del escenario que se presente. Además, tú y tu equipo pueden practicar la realización de sus actividades con menos recursos. Esto les dará un buen insight de qué es realmente necesario y qué no lo es.
Como conclusión podemos decir que la gestión de recursos es esencial para tu organización. No solo es beneficioso para tu equipo, empresa y proyectos. También puede ayudar a evitar dolores de cabeza innecesarios en el futuro.
Aunque muy probablemente te estés preguntando “¿Cómo realizar o mejorar este proceso en mi organización?”. Puedes apoyarte en herramientas inteligentes y metodologías adecuadas a las necesidades de tu empresa. Pero para no dejarte con dudas, te recomendamos leer nuestro artículo con recomendaciones esenciales para realizar una buena administración de recursos.
