La planeación de compras es el origen de la producción, por lo tanto, si no se hace de manera correcta podrían presentarse muchas complicaciones a lo largo del flujo de trabajo. Por consiguiente es necesario optimizarla, así como su ejecución para evitar futuros percances. ¡En este artículo te damos algunos consejos!
Cuando una empresa considera que es momento de optimizar o afinar su planeación de compras, suele no saber por dónde comenzar pues se trata de un conjunto de varias tareas y procedimientos. Así que será un desafío descubrir e implementar una estrategia para optimizar y ejecutar las modificaciones necesarias, que por supuesto tendrán un gran impacto.
No solo hablamos de agilizar la cadena de abastecimiento y suministro, sino de los resultados de toda la empresa. Sin embargo, cuando la planeación de compras no es óptima puede haber problemas a corto y largo plazo, como los siguientes:
Corto plazo
- Gastos redundantes
- Mala interpretación de contratos y necesidades
- Falta de materiales o artículos para la producción
- Adquisición de materias primas de mala calidad
- Déficit o exceso de materiales
Largo plazo
- Pérdida de dinero y rentabilidad
- Mala reputación y publicidad negativa
- Gastos de más en transporte
- Falta de control y problemas con proveedores
Seguro estarás dispuesto a ejecutar los cambios necesarios para que ninguno de estos contratiempos surjan en tu empresa, así que te compartiremos información importante al respecto para que comiences a tomar acción.
Mitos sobre la planeación de compras
Las empresas pequeñas y medianas no requieren una planeación sobre sus compras
Pensar que tu empresa no requiere tener un buen procedimiento de compras solamente por no ser una gran empresa puede ser un gran error. Tu empresa se encuentra en crecimiento y eso quiere decir que si se estandariza el control de cada una de sus actividades internas, desde la etapa de desarrollo, en el futuro será mucho más fácil gestionar toda la producción.
El procedimiento de compra no necesita ser definido
Adquirir recursos y materias primas puede parecer algo tan sencillo que muchos suelen considerarlo una tarea cualquiera. Se trata de algo más que buscar un proveedor y comprar. Ya que hay que analizar la cantidad de artículos por fabricar, el presupuesto al que se deben ajustar, la evaluación de distintos suministradores, los tiempos de entrega, el inventario, entre muchos factores más. Es por esto que la planeación de compras debe ser bien definida.
Las compras se deben realizar dependiendo de la experiencia y no de los números
En ocasiones, los dueños o encargados de área consideran que su experiencia vale más que los resultados de las ventas previas y la demanda de productos. La intuición puede ser buena, pero en cuestiones empresariales las cifras, métricas e indicadores deben ser tomados en cuenta para tomar las decisiones que el negocio precisa.
Entonces, ¿cómo puede un departamento de compras ejecutar una planeación correcta? ¡Te puedes guiar de los siguientes elementos y consejos!
Factores de una buena planeación de compras
- Definición del estatus del área de compras
Si no eres parte del área de compras, tendrás que trabajar muy de cerca con aquellos colaboradores que se encuentren dentro de él. Asimismo tendrá que haber mucha comunicación sobre el estado en el que se encuentra este departamento, así como los procedimientos que tienen a la hora de realizar la planeación de compras. Puede pedir informes sobre los últimos meses para identificar lo que debe modificarse.
- Establecimiento de objetivos, funciones y tareas
Fijar metas y objetivos te permitirá medir el desempeño del área en general y de cada involucrado. Además, dar instrucciones puntuales sobre las funciones de cada integrante del equipo les ayudará a organizarse de forma eficiente y a evitar confusiones.
- Creación de estrategias
Después de establecer metas y objetivos será más sencillo hacer estrategias para corto, mediano y largo plazo sobre la planeación de compras.
- Análisis de opciones
Tener una cartera de proveedores es muy importante para poder elegir a los mejores dependiendo de lo que necesita tu empresa y tu cadena de suministro. Por ejemplo, piensa en el precio, la cantidad, el tiempo que se necesitaría la entrega de materiales, los pagos, la calidad, y demás.
- Apoyo en herramientas tecnológicas
Todos los factores ya mencionados pueden ser ejecutados de mejor manera con un sistema de gestión de recursos empresariales. En él podrás tener toda la información necesaria sobre ventas, clientes, proveedores, distribuidores, inventario y estado de la producción. Así que si quieres sumar ventajas en tu planeación de compras, deberías considerar implementar una de estas plataformas.
4 consejos para mejorar tu planeación de compras
1. Mantén un control sobre tu inventario
Tu inventario es un indicador valioso en tu planeación de adquisiciones. Por ello es fundamental saber qué materiales aún están en existencia para seguir con la producción de artículos: cuáles son aquellas materias primas que se utilizan más y que se terminan con mayor rapidez; cuáles productos suelen rotarse más o menos; o cuáles son aquellos que se quedan estancados en el almacén.
2. Crea una planeación anual de tus compras
Una planeación anual puede ahorrarte mucho trabajo, ya que se trata de un estimado de adquisiciones que se deben hacer en cada mes, así como la cantidad de gastos y las opciones de proveedores que podrían elegir dependiendo de las temporadas altas y bajas.
En sí tu planeación de compras anual deberá contener cuestiones como cantidad de materia prima, insumos, bienes, servicios, un reporte sobre el inventario actual, información sobre las ventas del año anterior y entregas pendientes por realizar. Puedes hacer una junta con todo el departamento de compras para que agreguen otros factores convenientes.
3. Realiza negociaciones con tus proveedores
¿Ya cuentas con proveedores establecidos? Puedes mencionarles tu planeación anual y llegar a acuerdos para bajar precios u obtener descuentos a cambio de una relación de negocios más larga y estable. Solo recuerda agregar cláusulas sobre tiempos de entrega, calidad de materiales sin variación, plazos de pago, entre otras características que creas convenientes para ambos.
En caso de que aún no tengas proveedores seleccionados, programa reuniones para negociar y determinar cuáles son aquellos que mejor se adaptan a tus fechas y costos.
4. Adopta procesos automatizados
Automatizar tareas brinda muchas ventajas en tu planeación de compras, pues te permite tener mayor orden y ahorrar en tiempo y recursos. Esto es porque evita que tus colaboradores dejen de invertir periodos largos en actividades manuales como registros de bases de datos, búsquedas de archivos y contactos, o creación de reportes de estatus. Un sistema ERP puede ser un gran aliado en este punto, ya que genera procedimientos automáticos para que tus empleados trabajen de forma inteligente.
¡Ya lo tienes! Ahora puedes empezar a mejorar tu planeación de adquisiciones y, por lo tanto, agilizar toda tu producción. El núcleo del proceso de compras es sistemático y transaccional, pero esto no impide que puedas utilizar estrategias profesionales para crear un impacto aún más positivo en tu empresa. Usando las mejores prácticas que te hemos compartido aquí, tu equipo de compras originará un efecto de ahorro y eficiencia en toda la empresa durante los próximos años.
¿Estás listo para comenzar a optimizar toda tu cadena de suministro desde su origen? Te compartimos más consejos que te ayudarán en nuestro artículo ‘6 maneras de mejorar el proceso de compras en tu empresa’.
