La mejora constante de procesos es fundamental para mantener el control de una empresa. Sobre todo en tiempos como estos en los que se deben satisfacer las nuevas y cambiantes necesidades de los clientes y colaboradores. Sin embargo, para muchos líderes es complicado establecer un flujo continuo de optimización, ¡por ello te ofrecemos estos 6 consejos para mejorar tus procesos empresariales!
¿Qué nivel de impacto puede lograr la mejora continua sobre los procesos empresariales?
Muchos especialistas mencionan que puede optimizar las actividades de una organización al punto de ahorrar hasta 10 semanas de trabajo. Esto es porque aumenta el aprovechamiento de recursos y reduce el tiempo de ejecución en hasta un 80 %, gracias a las modificaciones frecuentes que se hacen en cada área. Pero, ¿en sí cómo se define este concepto?
¿Qué es la mejora continua de los procesos empresariales?
La mejora continua es un esfuerzo continuo para mejorar todos los elementos de una organización, como procesos, herramientas, productos, servicios, entre otros. En muchas ocasiones esas mejoras son grandes, y otras pueden ser pequeñas, pero lo más importante es que son frecuentes y permiten tener el control en empresa. Las empresas que se destacan en la mejora continua comienzan con la creencia de que el éxito proviene de innovar constantemente, involucrar a sus colaboradores para compartir información e ideas, y de explorar mejorar maneras de entregar valor al cliente desde las acciones internas, hasta las externas.
La mejora continua en los procesos empresariales requiere mucho trabajo, compromiso y colaboración por parte de todos aquellos que son parte de una empresa. Conocer los beneficios del proceso puede provocar acciones, permitir la asignación adecuada de recursos e inspirar a todos a hacer el arduo trabajo necesario para llevar a cabo un programa exitoso. Algunos de esos beneficios para el control en tu empresa son:
- Tener colaboradores más comprometidos
- Menor rotación de empleos
- Productos y servicios más competitivos
- Mejor servicio al cliente
- Cultura proactiva y abierta al cambio
Suena bastante bien, ¿no? Si quieres obtener estas ventajas, y definir el control de tus procesos empresariales, sigue las siguientes recomendaciones.
6 consejos para lograr una mejora continua de tus procesos empresariales
1. Empieza definiendo un plan y sus bases
Antes de comenzar a señalar qué se debe mejorar en los procesos y control de una empresa, deberás elaborar un plan que incluya los objetivos primordiales de tu empresa, las estrategias, la estructura organizacional que van a seguir y el presupuesto.
Este último podrá ser dividido en ingresos y egresos para que sea más preciso. Mientras que el presupuesto de ingresos te permite planear las transacciones que se recibirán en las ventas, el de egresos establecerá el retorno de inversión general, el costo de cada venta y las cuentas por pagar. Esto a su vez, te ayudará a controlar tus gastos y evitar pérdidas por mal manejo.
2. Administra tus números
Con “números” nos referimos a la contabilidad de tu negocio para no correr riesgos fiscales y financieros. Muchas empresas aún utilizan bases de datos manuales para registrar cada adquisición y venta, sin embargo, una hoja de cálculo hoy en día ya no es suficiente para tener un buen monitoreo de las cantidades que ingresan y salen.
Una gran práctica es implementar un sistema de gestión de recursos empresariales con el cual podrás realizar un registro automático detallado, que te ayudará a comprobar que tu negocio tiene todos sus procesos empresariales y financieros en orden.
3. Capacita a tus colaboradores y crea un equipo de alto rendimiento
Sin colaboradores comprometidos y capaces, las mejoras continuas no son posibles. La selección de tu equipo debe estar enfocada en las necesidades de su área y de la organización en general. Asimismo intenta contratar personas que tengan características como ser abiertos al cambio, que tengan la capacidad de supervisar y evaluar sus tareas, que cuenten con liderazgo y sobre todo mucha empatía.
Cabe aclarar que si algunos de tus colaboradores actuales no tienen estas cualidades, puedes capacitarlos para que las desarrollen. Y no olvides que tú también debes capacitarte y dar un ejemplo de compromiso, ya que esto ayuda a los equipos a sentir que su líder también está dentro de la jugada y que pueden apoyarse durante la implementación de las optimizaciones para el mejor control de una empresa.
4. Estandariza y registra tus procesos
El control en empresa óptimo es resultado de una buena gestión de actividades, la cual se vuelve caótica cuando hay un incremento de clientes y ventas. Así que llevar un registro de cada tarea elaborada o pendiente, así como sus fases y procedimientos es una muy buena solución. Tan solo debes establecer en un documento los pasos para realizar cada tarea, agregar el nombre de los involucrados, definir las fechas de inicio y término, redactar los detalles necesarios y hacer un resumen al final para confirmar.
Este tipo de monitoreo se ejecuta de forma manual en varias organizaciones. No obstante es preferible hacerlo con un ERP para que no haya tareas duplicadas, y todos esos datos se almacenen en la nube a la cual el resto de las áreas podrán tener acceso. De este modo todos estarán en el mismo canal y sabrán lo que deben hacer.
5. Gestiona tus tiempos
La frase “El tiempo es oro.”, no es solamente un decir, pues es uno de los recursos más valiosos en una organización, por lo que aprender a administrarlo de manera correcta es crucial para el control en empresa. Para ello te recomendamos automatizar las tareas que requieren mucho tiempo y que no son complicadas, delegar trabajo a aquellos colaboradores que están listos para más responsabilidades, usar un sistema de gestión de recursos para agilizar procedimientos y mantener una agenda bien administrada.
6. Evalúa el crecimiento e identifica los procesos por mejorar
En este punto, te sugerimos medir los resultados pasados y actuales, para elaborar un análisis que te sirva para determinar lo que se está haciendo bien, y lo que no, en tus procesos empresariales.
Al terminar tú y tu equipo podrán identificar las optimizaciones que se necesitan hacer y al implementarlas podrás repetir este mismo procedimiento de medición y así programar reuniones periódicas con tu equipo para seleccionar de nuevo los procesos que deben mejorarse.
Permite que la mejora continua de procesos respalde tu crecimiento
Crea una cultura en tu organización en la que los equipos comerciales puedan participar activamente en las discusiones de mejora y contribuir a nuevas soluciones para todo, desde problemas operativos hasta el diseño de productos.
Si todos en una organización adoptan esta filosofía de cambio, la mejora de procesos ya no será una ocurrencia tardía y la organización evolucionará hacia una estrategia vital que satisfaga las necesidades de tu negocio. Las organizaciones que ven la mejora de procesos como un facilitador de la innovación y crecimiento, y no como una restricción o una carga administrativa, obtendrán mejores resultados en la ejecución de su estrategia y el control en empresa.
Comparte estos consejos con los miembros de tu equipo para que se sientan más seguros de comenzar con esta nueva etapa de la empresa. Mantente motivado y apóyate en herramientas tecnológicas que te ayuden a seguir innovando. Si quieres saber más sobre el tipo de plataformas que te pueden facilitar todo este proceso, te sugerimos leer nuestro artículo “La innovación tecnológica en tu empresa impulsada por un ERP”.
