A comparación de las facturas por cobrar, las cuentas por pagar son un pasivo que debe ser controlado para evitar problemas dentro en la gestión financiera de tu empresa. En este artículo te compartimos más información al respecto para que sepas todo lo que debes tomar en cuenta al momento de administrarlas.
Cuando una empresa compra bienes a crédito que se deben reembolsar en el periodo establecido por el proveedor, a esto se le conoce como cuentas por pagar. Se trata como una obligación pendiente de liquidarse y se incluye en la parte de “pasivos corrientes o no corrientes”.
¿Qué puede pasar si no se paga a tiempo? Existen varios riesgos como perder la confianza de quien abastece tus recursos y servicios, contraer infracciones, pausar la producción, generar un mal historial crediticio y perder grandes cantidades de dinero. Por ello es que hay que monitorear el estado de este tipo de deudas y mantener un buen manejo de la gestión financiera.
Comúnmente los servicios que las empresas adquieren de esta forma son electricidad, telefonía, red de banda ancha y televisión por cable; también se usa para que el área de compras adquiera materiales, maquinaria, transporte, entre otros recursos. Dentro del mismo proceso el proveedor genera las facturas pertinentes dejando una deuda por pagar.
Hacer llegar la factura al área de compras y finanzas significa que el proveedor le brindó algún servicio a tu empresa, el cual debe pagarse antes de una fecha determinada o de lo contrario incurrirá en incumplimiento. Esto se convierte en cuentas por pagar.
Viéndolo desde la perspectiva contable, esto se tratará como una venta aunque la transacción no se haya realizado todavía. Sin embargo, el departamento de cuentas debe tener mucho cuidado al procesar las transacciones relacionadas con estos pasivos. Ya que es una deuda que debe pagarse dentro de un período de tiempo específico, normalmente menor a un año. La precisión del pago debe ser puntual porque afectará a la gestión financiera y a la posición de la empresa frente a sus proveedores.
Por qué son importantes las cuentas por pagar
Las cuentas por pagar son créditos comerciales que le permiten a tu empresa adquirir materiales y servicios necesarios para el crecimiento de su actividad económica. Evita que la fabricación y producción se retrase y por lo tanto no perderás clientes ni distribuidores.
Asimismo, la administración de las cuentas por pagar es imprescindible para cualquier negocio porque principalmente ayuda a mantener un control sobre el pago oportuno de las facturas. Haciendo que tu negocio mantenga relaciones crediticias sólidas y a largo plazo con los proveedores.
Solo cuando las facturas se paguen a tiempo, los proveedores garantizarán un flujo ininterrumpido de suministros y servicios; lo que a su vez ayudará a tener un proceso de compras sin retrasos. Una buena gestión financiera garantiza que no haya cargos atrasados o multas por pagar por las cuotas. También permite a las entidades comerciales administrar los pagos antes de que venzan, ayuda a evitar fraudes y robos en mayor medida, y mejoran el control sobre los estados de cuenta para que sean precisos.
Si hay una doble entrada de un gasto u omisión de una factura en particular, los estados financieros no informarán los montos correctos y la pérdida será enorme cuando los números involucrados sean grandes. Por lo tanto, es necesario un registro adecuado de los gastos y el seguimiento de pagos.
Tipos de cuentas por pagar
Las cuentas por pagar pueden tipificarse dependiendo del factor tiempo, y pueden ser definidas de la siguiente manera:
A corto plazo
También se les conoce como pasivos corrientes y deben liquidarse en el plazo de un año o menos. Puede acordarse con el proveedor que el pago sea por abonos mensuales o diarios, hasta que el pago quede saldado.
A largo plazo
A las cuentas por pagar a largo plazo se les conoce como pasivos no corrientes. En este caso las deudas obtenidas con los proveedores se suele pagar después del año. Se trata de un proceso menos regulado, ya que los pagos se dan de forma esporádica.
Diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar
La principal diferencia entre estos dos conceptos de gestión financiera es quién debe dinero. Las cuentas por pagar se refieren a los gastos comerciales y al dinero que se le debe a los proveedores. Estas cuentas suelen ser recurrentes y se tratan como un pasivo corriente en su balance. Mientras que las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes le deben a tu empresa por haber brindado bienes o servicios. Se registran como activo corriente en los balances y otros informes de finanzas.
La regla de oro para mantener relaciones financieras saludables es negociar términos favorables en las cuentas por pagar para que se pueda liquidar lo debido lo más tarde posible.
Estructura de las cuentas por pagar
Es importante tener registros detallados de tus cuentas, aunque quizá te preguntes qué datos hay que agregar para tener un mayor control. Te compartimos los más importantes:
- Datos de quien realiza la factura, como el nombre, denominación comercial y domicilio fiscal de la empresa que ha brindado los bienes o servicios.
- Número de la cuenta de la compañía
- El número o código de la factura con el que podrás encontrar los pagos realizados en tu sistema de gestión de recursos empresariales.
- El número de artículos o el tipo de servicio que el proveedor ha brindado.
- Fecha en la que se recibió la factura.
- El periodo de pago que se ha impuesto y las tarifas que se cobrarán en caso de pago tardío.
- El estado, ya sea que las cuentas por pagar estén pendientes, retrasadas o pagadas.
Estos siete puntos ayudarán a tu empresa y a tus proveedores a tener un buen control de la gestión financiera de estas deudas, y así evitar malentendidos. Puedes agregar otros datos que te ayuden a monitorear estos pasivos como tipo de proveedor, métodos de pago, tipo de moneda, descuentos, impuestos, entre los que tú consideres importantes.
Como te podrás haber dado cuenta, las cuentas por pagar pueden ser beneficiosas si se realizan de forma adecuada. Sin estar al tanto de sus cuentas por cobrar y por pagar, no podrás administrar el flujo de efectivo de manera efectiva. Nada daña más a una empresa que las facturas impagas o una factura para la que no fue realizada.
¿Conoces la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar? Te invitamos a que visites el siguiente articulo para que conozcas las diferencias ¿Qué son las cuentas por cobrar?
