La salud financiera de tu empresa es uno de los pilares para mantener un buen proceso de control. Mantener registros precisos de sus transacciones bancarias puede ayudarte a evitar costosas tarifas, pérdidas y desfases. Es por eso que en esta ocasión te contaremos sobre una herramienta bastante útil: la conciliación bancaria. Si aún no la conoces, te la explicamos a fondo para que puedas aprovechar sus beneficios.
El término de conciliación en sí no es muy utilizado en la vida diaria, para muchos sonará como una cuestión legal y técnica. Sin embargo es algo más sencillo que eso. Al hablar de “conciliar” algo, nos referimos a un proceso sencillo que se puede realizar de forma semanal o mensual para descubrir cualquier discrepancia entre las facturas, y lo que aparece en el extracto bancario de la empresa.
Por lo tanto una conciliación bancaria se realiza cuando un estado de cuenta se compara con los registros contables del mismo periodo y se detecta cada discrepancia. Luego, se hace un registro de esas incongruencias, para que el encargado de la contabilidad pueda estar seguro de que no hay dinero que se haya “perdido” en el negocio.
En el pasado, conciliar un extracto bancario solía implicar el uso de un libro mayor de chequera o lápiz y papel, pero hoy en día hay aplicaciones y software de gestión de recursos que proporcionan métodos más fáciles y rápidos. Aun así, independientemente de cómo la hagas, la conciliación bancaria de tu empresa puede ser una herramienta invaluable en tu arsenal de finanzas.
¿Por qué deberías realizar una conciliación bancaria?
Las conciliaciones bancarias pueden ser tediosas, pero el bienestar financiero de tu negocio dará sus frutos. He aquí por qué es una gran idea realizarlas.
Te permitirá ver a tu empresa como realmente es
Cuando miras tus registros, quieres saber que reflejan la realidad para mantener un excelente proceso de control. Si tu cuenta bancaria, los extractos de la cuenta bancaria y la contabilidad no coinciden, podrías terminar gastando dinero que realmente no tiene la organización, o reteniendo el dinero que se podría estar invirtiendo en su negocio. Esto también puede ayudar a cobrar las tarifas de servicio bancario o los ingresos por intereses, asegurándote de que el saldo de efectivo de sea correcto.
Te ayudará a realizar un seguimiento del flujo de caja
La gestión del flujo de caja es parte de la gestión de cualquier negocio. La conciliación bancaria te permite ver la relación entre el momento en que el dinero ingresa a tu negocio y el momento en que egresa, así que será más sencillo planificar cómo recaudar y gastar el dinero en consecuencia.
Podrás detectar futuros fraudes
Una conciliación en sí no detendrá el fraude, pero te permitirá saber cuándo ocurrió. Por ejemplo, podrías pagarle a un proveedor con un cheque, y si este lo manipula haciendo que la cantidad retirada sea mayor y luego cobrarla, no los sabrás hasta que el banco haga el cargo en la cuenta. Pero si eres lo suficientemente meticuloso y haces con tu conciliación bancaria semanal, podrás notar la discrepancia con mayor rapidez.
Cuando extraen dinero de tu cuenta para pagar un gasto comercial, podrían tomar más de lo que registran en los libros. Lo notarás tan pronto como concilie tu extracto bancario. Generando varias mejoras dentro del proceso de control contable.
Identificarás errores bancarios a tiempo
No es tan común, pero puede darse el caso de que el banco cometa un error. Si hay una discrepancia entre tus cuentas y los registros del banco que no puedes explicar de otra manera, podrás compartir tus registros y mostrar tu conciliación bancaria para que confirmen el error y se resuelva.
Estarás al tanto de las cuentas por cobrar
A veces es muy difícil tener en el radar cada cuenta por cobrar, mucho más cuando no llevas un proceso de control sobre las finanzas de tu empresa. Al realizar una conciliación podrás darte cuenta de si los cheques prometidos llegaron o no. Evitando las pérdidas.
Después de leer el porqué deberías hacer una conciliación bancaria frecuente y sus beneficios, ¿te has animado a integrarla dentro de tu proceso de control contable? Considera realizarla poco después de que llegue su extracto bancario para que puedas gestionar cualquier error o transacción incorrecta lo más rápido posible. Si no sabes por dónde empezar, los siguientes pasos te servirán de guía.
Cómo hacer una conciliación bancaria paso a paso
Paso 1. Haz una recopilación de todos los documentos necesarios
Lo primero al realizar una conciliación bancaria será reunir todos los documentos, registros y facturas del periodo que deseas comparar. Si en la empresa se maneja dinero en efectivo y aparte hacen uso de transacciones bancarias, entonces deben agregar las anotaciones de ambos.
Paso 2. Comienza a realizar la comprobación contable
En esta fase existen dos maneras de realizar la comprobación. A mano, en la que deberás enlistar en una hoja los ingresos y gastos del negocio, durante el periodo específico. Podrás proceder a tomar una regla y lápiz para trazar una línea que conecte un concepto con otro y una cantidad con su par.
La segunda forma es a través de un sistema de gestión de recursos, en el cual simplemente tendrás que ingresar los datos antes mencionados y el software te ayudará a realizar las comparaciones de forma rápida, para un mejor proceso de control.
Paso 3. Procesa la información
En este punto ya habrás notado las incongruencias en los números, ya sean pocas o muchas, deberás crear informes de cada conciliación bancaria que realices. Esto es porque te permitirá resolver las discrepancias meses después, e incluso te ayudará a realizar un seguimiento oportuno de tus balances contables.
Paso 4. Verifica los descuadres
Este penúltimo paso será una cuestión de volver a revisar los números para confirmar que no haya datos duplicados o que no te haya faltado incluir algún importe. Puede ser que tengas que hacer esto varias veces, si es que lo haces a mano. Sin embargo, sería mejor que lo hicieran entre dos personas o con un sistema ERP, para evitar posibles errores.
Paso 5. Apóyate de una herramienta de gestión
Como mencionamos, realizar una conciliación bancaria con lápiz y papel puede ser una buena opción. Pero también sería perjudicial, ya que hay más cabida para las equivocaciones. Así que si quieres un buen proceso de control y prevenir cualquier incidente, te recomendamos hacer uso de una herramienta de gestión de recursos. Este tipo de sistemas comprobará sin problema alguno las disparidades en los números, y lo mejor de todo es que te ahorrará tiempo y dolores de cabeza.
Tomarse el tiempo para realizar una comprobación y balance de la contabilidad del negocio puede ayudarte a administrar las finanzas y mantener registros precisos. Este proceso de control relativamente sencillo y rápido proporciona una imagen clara de la salud financiera de la empresa. Considera conciliar tu cuenta bancaria mensualmente, ya sea cada mes o por periodos específicos que se adecúen a lo que tu organización requiere.
A continuación te dejamos este articulo, de como puedes optimizar de una mejor manera la administración financiera en tu empresa: 6 pasos para llevar una correcta administración financiera
