¿Cuándo es necesario implementar un ERP Pymes?

Una cosa es cierta: una pequeña o mediana empresa que administra bien sus recursos financieros desde que da sus primeros pasos, tendrá siempre la oportunidad y el potencial necesarios para llegar a ser una empresa consolidada en un determinado lapso de tiempo.

Pero, ¿Cómo puede ésta administrar de forma correcta sus recursos? La respuesta es fácil: implementado un ERP pymes que le permita obtener información veraz de su operación diaria para una toma de decisiones más fundamentada, fomentar su crecimiento optimizando su proceso de producción, atendiendo a clientes y proveedores como se debe y agilizando de forma definitiva una a una todas su operaciones internas.

Pero antes de platicarte cuándo creemos que es necesario llevar a cabo la implementación de una plataforma de este tipo -que se convertirá en la mejor solución para tu empresa- repasemos rápidamente qué es un ERP para pymes.

ERP PYMES: ¿COMO AYUDA A TU NEGOCIO A CRECER?

Por sus siglas en inglés, ERP significa Enterprise Resource Planning, lo que podemos entender como un sistema de información central e integral que facilita sobremanera la gestión de datos e información de una empresa, negocio u organización. Este sistema se compone por módulos que pueden corresponden al trabajo y las responsabilidad que llevan a cabo cada una de las áreas o departamentos que conforman la organización. Así, un ERP para pymes puede ofrecer módulos para la manufactura, la producción, la logística, el almacenamiento, la contabilidad, la atención al cliente, recursos humanos, planeación estratégica y marketing.

Estos sistemas, con la llegada de toda la tecnología del cloud computing, dieron un paso gigante hacia la innovación pues ya no resultaría necesario operar desde equipos físicos sino todo en y a través de “la nube”, lo que le dio aún más poder de eficacia y alcance.

¿CUÁNDO NECESITAS IMPLEMENTAR UN ERP EN TU PYME?

Una vez que repasamos qué es un ERP pymes y hablamos también del tema de operar en la nube, tenemos que hacernos la pregunta que busca resolver este artículo: ¿Cuándo es necesario implementarlo?

Bien. No es que exista un momento bien definido y que aplique para todo tipo de industria ni aún cuando nos referimos a la pequeña o mediana empresa. Lo que sí existe es una generalidad, que bien podría avisarnos o darnos la señal de que ya es justo y necesario implementar una plataforma tecnológica de gestión para poder crecer más y llegar más lejos.

Porque una cosa es verdad: a medida que el negocio crece, la carga de trabajo no solo administrativo sino de gestión, producción y venta se incrementa. Y puede llegar un momento en el que las herramientas tecnológicas tradicionales -programas de administración- o el mismo recurso humano -los empleados o colaboradores- pueden verse sobrepasados en cantidad de trabajo y el tiempo limitado. ¿Qué puede suceder con esto? Que los errores puedan ir surgiendo poco a poco. Y como bola de nieve llegue el momento en que el daño sea grande e irreversible no solo para un departamento sino para toda la empresa.

Por eso, un ERP para pymes se plantea más que nada como la mejor opción para los negocios que están en continuo crecimiento.

Lo que sí podemos afirmar con base en nuestra experiencia es que existen situaciones comunes entre las pequeñas y medianas empresas que pueden ser indicativos de que es el momento ideal para optar por la implementación de una herramienta como el ERP PYMES y que a continuación te vamos a presentar.

Si hablamos desde la experiencia, podemos asegurar que no existen empresas y organizaciones que no experimenten problemas a la hora de comunicarse entre departamentos, especialmente cuando experimentan crecimiento acelerado. Eliminar las barreras comunicativas es uno de los principales retos que tienen las empresas. Y si una plataforma nos ayuda a eliminarlas y a la vez a poder acceder a toda la información que necesitamos para una mejor operación, seguramente iremos detrás de ella.

Precisamente un ERP pymes nos puede ayudar con todo eso, centralizando la información y haciéndola fluir a cada uno de los departamentos de la empresa, a fin de que todo mundo maneje los mismos datos precisos y que se les faciliten de forma más ordenada y sobre todo clasificada.

Este punto es sumamente importante para todo el tema del clima laboral, donde los equipos de trabajo se sienten integrados, atendidos y tomados en cuenta.

Lo volvemos a repetir: una de las finalidades últimas de un ERP para pymes es precisamente generar información confiable en tiempo real para ayudar al departamento directivo a tomar las mejores decisiones en las que se finque el futuro o el éxito de la empresa. El acceso a la misma información que luego se pueda compartir a toda la organización hacen de esta plataforma una aliada en su proyección a futuro, todo lo contrario que logra información errónea, incompleta, fuera de tiempo y en la que el error humano puede constarle muy caro, porque hay que resaltar algo: la certeza en los datos generados permitirá -siempre- minimizar las malas decisiones y así evitar poner en riesgo a la organización completa.

Otra señal que nos puede avisar que ya es tiempo de implementar un ERP pymes es cuando vemos que mantener sistemas y equipos obsoletos, de pasada generación nos está saliendo muy caro. Cuando utilizamos una sola plataforma para atender las diferentes necesidades del negocio, dejamos de lado la ejecución de múltiples y diferentes programas que solo exigen más tiempo para operar y para darles mantenimiento. Un dato interesante: un 35 por ciento de las empresas que utilizan un ERP afirman que el costo de implementación supone apenas del 1 al 3 por ciento de sus ingresos anuales, lo que hace que esta herramienta tecnológica sea altamente deseable para reducir los costes de operación.

Lo que debería ser motivo de celebración -que la empresa crezca rápido- podría convertirse en una pesadilla cuando no se tienen los recursos tecnológicos que soporten ese crecimiento. Ese crecimiento será insostenible si se pretende seguir operándola con sistemas o métodos tradicionales -todo a mano, en hojas de cálculo, utilizando diferentes programas o plataformas-. Por eso, optar por una solución integral como un ERP pymes llegará a ser siempre la solución más prudente y efectiva.

Ligada al punto anterior, la atención al cliente puede verse afectada en tanto la empresa experimenta un crecimiento acelerado, y sabemos que descuidar este punto es descuidar el futuro de la empresa. Cuando tenemos un sistema automatizado, que opera desde al nube de forma puntual y correcta con un CRM inteligente, adaptable podemos estar tranquilos en que la atención al cliente -primer y último responsable del futuro de la organización- siempre será la mejor.

Un ERP pymes es una herramienta tecnológica, de última generación, nada complicada de operar, diseñada especialmente para empresas que están creciendo. ¿Te gustaría conocer más de cerca esta plataforma? Envíanos un WhatsApp y un especialista en ERP para pymes se pondrá en contacto contigo para ampliarte el horizonte y resolver todas tus dudas.