Una cosa es clara: dar seguimiento a la rentabilidad de tu organización, negocio o empresa puede llegar a ser complicado. Si bien tu empresa suele entender cómo se totalizan los beneficios y las pérdidas, reuniendo una visión amplia echando mano de un sistema administrativo en la nube, entender lo que ha llevado a esos resultados es donde reside el verdadero reto.
Como resultado, resulta difícil hacer cambios estratégicos pero necesarios que impulsen la rentabilidad real de tu empresa. Y para captar los costes reales en un negocio de servicios, las actividades de los proyectos deben estar conectadas con las finanzas de la organización pues solo así se podrán garantizar una contabilidad y una facturación precisas a lo largo del proyecto.
Sin embargo, mantener el control financiero estricto y exacto en todas las operaciones diarias de la organización puede tomar mucho tiempo y supone un enorme reto cuando no se dispone de las herramientas y los procesos adecuados, como puede llegar a ser un software administrativo en la nube.
En este artículo te vamos a presentar algunos retos y puntos que debes evitar o tener en cuenta para que puedas aumentar las ganancias de tu negocio automatizando los procesos contables pero partiendo de una necesidad: la de siempre integrar los datos de los proyectos en los sistemas financieros.
CONTROL DE TODOS LOS PROCESOS
Cuando las organizaciones, por cualquier clase de motivo o razón deciden mantener separadas las finanzas de sus procesos, los ingresos reales del proyecto no se presentan con toda precisión, lo que puede obstaculizar el crecimiento a la larga.
Por ejemplo, la elaboración de informes oportunos y precisos requiere un importante esfuerzo manual, donde el error humano suele estar siempre presente. Lo mismo ocurre con las entradas de recursos y con la gestión del flujo de caja chica.
Cuando el departamento financiero o administrativo introducen los datos en los informes o en las hojas de Excel, estos pasan por un largo proceso de aprobación, que puede afectar al flujo de caja si los proyectos no están vinculados a los sistemas financieros centrales. Así, adoptar un enfoque aislado y no general pero dificultar la previsión precisa a lo largo del ciclo del proyecto y la conexión de los costes con los ingresos y con el libro mayor, lo que dificultará, en el mejor de los casos, algo tan importante como determinar la rentabilidad de un proyecto.
Una vez que las empresas deciden llevar a cabo todos sus procesos contables apoyándose en un sistema administrativo en la nube, todos estos se integran en una misma plataforma desde donde se llevarán a cabo de forma rápida y automática desterrando así la elaboración manual de análisis y reportes de resultados.
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FACTURACIÓN MANUAL
Con mucha frecuencia, las empresas se basan en procesos obsoletos, manuales y desorganizados, como el correo electrónico o el teléfono, para comunicarse entre las áreas o departamentos con el departamentos administrativo cuando se debe facturar. Esto suele crear un problema mayor a la hora de hacer un seguimiento de los datos financieros y del rendimiento del proyecto.
Si las reglas de facturación automática -como podría lograrse gracias a un sistema administrativo en la nube- no están configuradas, o si se realizan de forma manual en hojas de cálculo, los sistemas no pueden activar la creación de facturas en función de acciones específicas. Esto puede llegar a ser un lastre para toda la organización pues se emplea mucho tiempo valioso alargando de forma consecutiva los procesos de aprobación, que terminará en un flujo de caja más lento y en más y más días de ventas pendientes.
Aumentar las ganancias al automatizar tu proceso contable como es el caso de la facturación electrónica donde la mano humana no tiene que encargarse de nada es una realidad cuando las organizaciones implementan un software administrativo en la nube.
CLASIFICACIÓN DE LOS INGRESOS
Es algo sintomático de las empresas que siguen llevando a cabo todos sus procesos contables de forma manual: cuando no se establecen los procesos adecuados, el reconocimiento de los ingresos puede convertirse en un proceso lento y con errores al igual que la facturación. El esfuerzo por hacer todo “manual” puede dar lugar a que no se informe de las finanzas reales y a que se produzcan problemas de cumplimiento de metas.
Por ejemplo, las organizaciones que desean aplazar sus ingresos y reconocerlos más tarde, una vez finalizado tal o cual proyecto, necesitan que se establezcan reglas claras desde un inicio en los sistemas financieros principales, para así automatizar el momento en que se pueden facilitar e integrar los datos. Sin una automatización establecida desde el principio, las empresas se arriesgan a gastar tiempo y recursos en volver a procesar y conciliar manualmente los datos financieros del proyecto, lo que puede generar riesgos como discrepancias en las auditorías, errores en las hojas de cálculo e incluso la necesidad de reinterpretar la procedencia de los ingresos.
Y una cosa es clara. Cuando los ingresos no se rastrean con precisión o no se cumplen, pueden dar lugar a problemas fiscales que llegan a convertirse en un verdadero dolor de cabeza.
INFORMES DETALLADOS
Todos los proyectos de tu organización exigen la presentación de informes detallados y frecuentes para asegurarte de que estás en el buen camino financiero y de que se está cumpliendo de forma puntual y cabal los objetivos.
Cuando los proyectos están por terminar, el departamento contable de tu empresa junto con los gestores de proyectos necesitan elaborar más informes de proyectos o informes de rentabilidad de proyectos con una única finalidad: asegurarse de que están cumpliendo sus KPI (indicadores de desempeño y calidad)
Esta tarea puede llegar a ser difícil de hacer cuando, en lugar de echar mano de sus software administrativo en la nube se utilizan hojas de cálculo. O peor, cuando los sistemas financieros y de gestión de proyectos no están bien configurados y comunicados.
Un ejemplo. Es posible que desees comparar los presupuestos con los datos reales y ver las métricas actualizadas a lo largo del proceso. Sin embargo, puede ser difícil llevar a cabo un seguimiento puntual e informar de lo que ocurre a tu departamento administrativo solo con esas hojas de cálculo. Sin las herramientas adecuadas para ayudar a proyectar las desviaciones del presupuesto o mostrar los KPI a través de un resumen del proyecto o un informe de rentabilidad, la facturación del proyecto puede convertirse rápidamente en problemas mayores como ya lo mencionábamos más arriba.
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