En estas épocas del año, cuando las empresas o lo negocios comienzan a hacer sus cierres y a proyectar lo que será su próximo año, es necesario elaborar un presupuesto financiero que marque el norte para la organización en temas de dinero.
El presupuesto es la expresión financiera del plan operativo de la empresa por un periodo de tiempo determinado, casi siempre es por un año. En esta proyección se incluyen a detalle los logros que se buscan obtener durante este período en cuanto a ventas, ingresos, utilidad neta pero también sobre los gastos que se harán para conseguirlo.
Por lo tanto, la elaboración de un presupuesto se convierte en tarea obligada y de gran relevancia para el departamento financiero y directivo de la empresa, porque a final de cuentas solo las empresas que lo crean son capaces de caminar con paso seguro hacia el éxito.
Y para ser capaces de crear esta valiosa herramienta que nos brinde acciones puntuales a corto y largo plazo, tenemos que echar manos de plataformas como NetSuite y su sistema ERP que nos ayudarán a componer un presupuesto que cumpla con todas las características necesarias para hacer que a empresa sea más productiva, rentable y sobre todo competitiva.
7 PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO FINANCIERO
Como todo proceso, para elaborar de manera eficiente un presupuesto es necesario seguir pasos establecidos enfocados en conseguir el objetivo final. Hay que resaltar que si desde un inicio se cuenta con el apoyo de un sistema ERP que nos ayude a gestionar los recursos de forma inteligente, la tarea se volverá más fácil de completar.
A continuación te presentamos los 7 pasos para elaborar un presupuesto financiero.
PASO 1: PREPARAR EL PLAN OPERATIVO
Como lo decíamos en la introducción de este artículo, el presupuesto financiero es una parte constitutiva -muy importante- del plan operativo o estratégico de cualquier tipo de organización, negocio o empresa.
Preparar un plan operativo funcional es establecer las metas financieras, que sean específicas, realistas y sobre todo medibles, pues bien dicen que “solo lo que se mide se puede mejorar”.
Cuando conseguimos elaborar un plan estratégico para tenerlo a la mano, recibimos la motivación -y la visión- suficientes para saber a dónde queremos guiar a nuestra empresa, principalmente en cuestión de ganancias o utilidad neta.
PASO 2: ANALIZAR RESULTADOS FINANCIEROS EN EJERCICIOS ANTERIORES
Una forma efectiva de tener un plan operativo realista es contar con proyecciones acertadas, y para lograrlo es necesario echarnos un clavado en los ejercicios presupuestales anteriores para encontrar información valiosa que nos ayude a eso, a proyectar mejor.
También servirá de ayuda detectar cuál ha sido el gasto promedio de la empresa durante un determinado lapso de tiempo y cómo se han comportado las ventas en general.
Con estos datos en la mano, y con el apoyo de sistema ERP podremos estimar el porcentaje de ingresos ideales, los que también ya se pueden considerar para cumplir los objetivos del negocio.
PASO 3: VISUALIZAR LAS VENTAS Y LOS INGRESOS
Como consecuencia lógica de los dos pasos anteriores, pronosticar las ventas o lo ingresos netos para la empresa es uno de los datos fundamentales para llevarla al éxito. Esta visualización debe tener en cuenta factores como el nivel de demanda de tal o cual servicio o producto, comportamiento del mercado meta, cómo es la competencia (tanto la directa como la indirecta), el precio promedio en el mercado y cuál es la capacidad de producción para que tanto el proceso o la cadena de producción no sufran ninguna clase de retrasos o problemas.
Con estos factores que deben incluirse en el presupuesto financiero, es como podemos tener más claros todos los escenarios posibles de cara a las ventas, pues solo así aseguramos que la proyección esté lo más apegada a la realidad y esto nos beneficie obteniendo las mayores ganancias con la mejor inversión.
Solo hay que recordar que toda la producción dependerá, en última instancia, de las ventas: como éstas se comporten será determinante para el futuro del negocio o la empresa.
PASO 4: PRESUPUESTAR GASTOS FIJOS Y VARIABLES
Así como es importante y necesario prever o visualizar las ventas o los ingresos que se habrán de generar en un periodo determinado de tiempo, así también lo es presupuestar gatos, tanto los costos fijos o variables, pues solo así se puede tener el sartén por la mano sin dejar de escapar información valiosa.
Cuando se tiene esta información a la mano, se logra disponer de los recursos de la empresa de forma un tanto más eficiente.
¿Cuáles son los gastos que debemos considerar en la elaboración de un presupuesto financiero? Por un lado, los gastos generales como agua, luz, nómina y gastos administrativos. Y por el otro, gastos planeados que corresponden a las inversiones. No hay que olvidarnos jamás de incluir en este apartados todos aquellos gastos imprevistos, para lo cual es necesario que la empresa cuente con un monto determinado para hacerle frente, que la mayoría de las ve es se considera un fondo en custodia.
PASO 5: PREDECIR EL FLUJO DE EFECTIVO
Ya sabemos que el flujo de efectivo es la herramienta básica para la correcta gestión financiera. Solo cuando tenemos dominado este dato podemos planificar de manera mucho más eficiente el uso de recursos.
Mantener en buen estado de salud el flujo de efectivo hará que siempre existan saldos positivos para mantener una operación correcta. Esto garantiza, además, que jamás se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades de la empresa o del negocio, pues siempre hay que hacerles frente.
Si este flujo no se revisa continuamente o si presenta poca salud, se requerirá contar con un financiamiento adicional, que a la larga puede ser perjudicial para la organización, pues estaríamos hablando de solicitar créditos o nuevas aportaciones a los accionistas.
Hay que recordar que el presupuesto financiero, por lo general, se realiza de forma anual. Aún así, es muy importante detallarlo de manera mensual para no perder jamás el enfoque, se le pueda monitorear y nos ayude a controlar el flujo de efectivo y los gastos en general de manera más precisa.
PASO 6: CALENDARIZAR REUNIONES DE REVISIÓN
Podría suceder que pensemos que basta realizar el presupuesto financiero de la manera más completa y detallada para solo dejarlo correr y que las metas se vayan cumpliendo solas. Esto podría ser perjudicial para las finanzas de la empresa. Por eso, se recomienda calendarizar, desde un inicio, reuniones de revisión y seguimiento del mismo, para tener en claro qué objetivos se han cumplido y cuáles faltan por cumplir.
PASO 7: PLANEAR ACCIONES CORRECTIVAS
Como consecuencia lógica del paso anterior, planear o plantear acciones correctivas a un presupuesto que quizá exhibió algunas fallas en su elaboración o en su seguimiento, es también tarea útil y necesaria para realizar todos los ajustes necesarios para que éste se cumpla en tiempo y forma.
Plataformas como NetSuite son la aliada principal para revisar presupuestos y llevar a cabo acciones que logren corregir el rumbo y que no tomen por sorpresa a ningún miembro de la organización.
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