Hablando de los estados financieros de las organizaciones o empresas, el balance general puede ser considerado el más básico pero también el más importante.
¿QUÉ ES UN BALANCE GENERAL?
El balance general, balance de situación o estado de situación patrimonial es un informe financiero contable que refleja la situación económica y financiera de una empresa en un periodo de tiempo determinado.
En este artículo te vamos a platicar cómo crear un balance general viendo cómo es su estructura interna y cuáles son las principales cuentas financieras que lo conforman.
El balance general es muy útil cuando quieres saber, rápido y a ciencia cierta, si la gestión de tu empresa es eficiente y si los recursos se están aprovechando de la mejor manera posible. Este estado financiero es un punto de referencia clave para conocer cómo está la salud financiera de tu organización.
¿CÓMO ANALIZAR UN BALANCE GENERAL?
Antes de entrar en materia, te recordamos que el balance general se puede analizar al compararlo con balances de años anteriores, sobre todo para conocer datos importantes como:
- Cambios (incremento o decremento en los activos de la empresa)
- Manejo de las deudas
- Variaciones en el patrimonio
- Cumplimiento de los objetivos financieros
Si estás buscando cómo crear los balances más completos, correctos, de forma automática y sin dedicarles tu valioso tiempo, seguramente andas detrás de un software ERP que te ayude a hacerlo.
Al final de este artículo te presentaremos una interesante opción en este rubro.
PASOS PARA ELABORAR UN BALANCE GENERAL
La siguiente información que te vamos a presentar coincide con lo que es el “diseño” más tradicional o común de un balance general, también conocido como estado de situación financiera.
Este formato, suele presentar los activos en la columna izquierda -ordenados en función a su liquidez- mientras que en la columna derecha se enlistan uno a uno los pasivos junto con el patrimonio, ordenados todos en función a su exigencia.
Si quieres echar mano de una herramienta que elabore tus balances generales cada periodo, sería bueno que pensaras en implementar un ERP software en tu empresa, para que se encargue de planificar todos estos informes.
Veamos entonces cuáles son los pasos para elaborar un balance general:
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Registrar los activos circulantes
El primer paso consiste en registrar los montos de las cuentas que pertenecen a los activos circulantes, que también conocemos como activos corrientes, donde se incluyen cuenta de tipo:
- Caja chica o efectivo
- Bancos
- Cuentas por cobrar
- Inventarios
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Identificar los activos fijos
Una vez que ya obtuvimos el dato sobre el activo circulante (activos corrientes) pasamos a clasificar y contabilizar los activos fijos. Esta clase de activos, por lo general no sugieren cambios de forma constante durante el periodo como lo suelen hacer los activos circulantes, puesto que son más dinámicos. Podemos considerar como activos fijos las siguientes cuentas:
- Maquinaria y equipo
- Equipo de transporte
- Mobiliario y equipo de oficina
- Equipo de cómputo
- Edificios
- Terrenos
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Sumar los activos
Cuando ya se tiene el monto tanto de los activos circulantes como de los activos fijos, hay que sumarlos en sí para obtener el total de activos.
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Contabilizar los pasivos circulantes
Como es lógico, después de haber sumado los activos es momento de contabilizar los pasivos.
Consideramos pasivos a todas aquellas obligaciones y/o deudas que tu empresa ha adquirido con terceros en un determinado lapso de tiempo.
La primera de las categorías a considerar son los pasivos circulantes, es decir, aquellas deudas menores a un año donde debemos incluir las siguientes cuentas:
- Obligaciones bancarias
- Cuentas por pagar (proveedores)
- Anticipos de clientes
- Cuentas por pagar (acreedores)
- Impuestos por pagar
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Registrar los pasivos fijos
Ya que los pasivos han sido contabilizados, hay que registrar uno a uno todos los pasivos fijos (las obligaciones de la empresa que tienen una exigencia mayor a un año) y también los conocidos como pasivos con costo, es decir, de los que tienes que pagar intereses hasta devolver su monto total. Estos pasivos pueden ser:
- Créditos bancarios
- Documentos por pagar
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Suma los pasivos en su totalidad
Al contar ya con el monto de los pasivos circulantes y con el monto de los fijos, debes considerar aquellos pasivos diferidos que puedas también tener, como podrían ser los ingresos que recibes como pago por anticipado. Sin no existe esta modalidad en la operación de tu empresa, basta con obtener la totalidad de ambas categorías y lograr así el monto final de todos los pasivos.
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Ingresar los montos en el capital y obtener la suma total
Hasta este momentos solo hemos contabilizado tanto las propiedades de la tu empresa, ya sea las tangibles como las intangibles junto con las deudas y las obligaciones que ésta tiene.
Ahora es momento de registrar el capital con el que opera la empresa, que serían todos esos recursos financieros que los accionistas han invertido en ella.
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Sumar el total de pasivos con el total del capital
Ya que se tiene el total del capital, hay que ingresar otro renglón para que se vea reflejada la sumatoria del total de pasivos más el total de capital. Este datos nos señala cuáles son los medios o los recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.
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Verificar de forma general
Por último, debemos verificar que la suma de pasivo más el capital sea igual al monto total de activos. A esto se le llama verificación y debe cuadrar por completo. Basta con comparar la suma de tu total de activos con la suma de tu total de pasivos más capital. Esta operación, que podría parecer sencilla pero en ocasiones no lo es, porque se han cometido errores técnicos en el proceso que un software ERP, debe dar un resultado de igualdad, pues solo así sabremos que el balance ha sido realizado de forma correcta y se ha aplicado bien la ecuación de contabilidad.
Como puedes ver, el balance general es uno de los principales estados financieros. Es realmente útil cuando se quiere entender la situación financiera de la organización en un periodo específico de tiempo.
Cuando hablamos que una empresa consigue como resultado de un ejercicio un balance general fuerte, generalmente nos referimos a que esa empresa cuenta con activos, un nivel eficiente de efectivo, deudas manejables y un monto que en conjunto se vuelve un paquete atractivo para los inversionistas.
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