Por donde lo veamos, el cierre contable es el requisito básico para tener una gestión económica sana y clara en nuestra empresa o negocio –por grande o chica que sea- que nos permita luego tomar las mejores decisiones.
Es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de resultados y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance permitiéndonos conocer el resultado económico del periodo y cuantificar así las ganancias o las pérdidas que haya sumado nuestra empresa o negocio. Por eso, el cierre contable es una de las tareas primordiales e imprescindibles para conocer el resultado final de nuestra actividad.
Por eso, es necesario comprender que la primera clave para tener una gestión financiera inteligente y siempre al día es la elaboración del cierre contable mensual.
¿Por qué necesitamos un cierre contable?
Al montar un nuevo negocio o hacer crecer una empresa, siempre nos lleva a la misma premisa: si contamos con el capital necesario o los recursos suficientes, podemos lograrlo. Eso suena muy bien: podría ser relativamente fácil conseguir estos recursos cuando uno tiene el empuje de consolidar una nueva idea y transformarla en negocio. Lo pesado vendrá después, pues una vez que despegamos nuestro negocio con capital propio o no (préstamo, arrendamiento, crédito bancario) tendremos que hacer todo tipo de malabar para sostenerlo.
El cierre contable resulta ser una serie de procesos y metodologías que nos permiten conocer la evolución de nuestro negocio. En resumidas cuentas, es la forma real y práctica –no por ello será una tarea fácil- de ver si nuestro negocio nos está dejando ganancias o está vaciando nuestros bolsillos. Si se hace como se debe, evitaremos sorpresas negativas que puedan conducir al fin del mismo negocio o a problemas serios que tiene que resolver la empresa si quiere seguir manteniéndose activa.
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¿En qué consiste un cierre contable?
Como dijimos, se trata de un aglomerado de procedimientos, fórmulas, datos y metodologías que lleva a cabo el departamento financiero de la empresa (administradores o contadores, principalmente). En hojas de cálculo se recogen la totalidad de las operaciones del mes, como pueden ser:
- Las ventas (entradas)
- Los gastos correspondientes (salidas)
- La nómina
- La amortización
- La variación del stock o inventario (almacén)
- Responsabilidades financieras adquiridas durante el período (préstamos, créditos)
Los datos que arrojan las operaciones anteriores (que pueden llegar a ser más) nos permiten tener una idea muy cercana y fiable al resultado del periodo, cosa que se agradece cuando buscamos estar siempre al día con nuestra situación financiera.
Así, el cierre contable nos permite ver en una misma hoja (o en una misma pantalla) los puntos rojos que ha registrado la operación de nuestra empresa o negocio. Al mirar el resultado final podremos ver si durante el periodo obtuvimos beneficios o registramos pérdidas. Y todo esto nos ayudará a tomar decisiones, como recorte de gastos de tal o cual partida, incremento de tal o cual producto de stock (porque es el más vendido y ha reportado gran demanda y ventas altas) o definitivamente cambiar el rumbo de la estrategia financiera del negocio o la empresa. Por todo esto podemos asegurar que el objetivo final del cierre contable es tomar las mejores decisiones a tiempo gracias a la información completa y objetiva que podemos tener entre manos.
Hay que aclarar algo. El cierre contable –sea mensual, trimestral o anual- se recomienda para toda clase de empresa (medianas o grandes) pues es una condición para lograr su crecimiento y ulterior expansión o para evolucionar conforme evoluciona el ecosistema empresarial exterior.
5 consejos para el cierre contable de tu empresa
Al haber recalcado la necesidad del cierre contable y para que no tengas que lidiar con él, vemos ahora algunos consejos prácticos para que esta actividad registre el menor número de problemas debido a errores previos en los registros de movimientos como la aparición de valores equivocados, los errores tan humanos de “dedo”, cifras omitidas o colocación de gastos e ingresos en cuentas erróneas, por citas algunos de los errores que más se suelen cometer, especialmente cuando quien lo elabora no cuenta con un programa o un sistema de apoyo.
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Consejo 1: Cerrar las cuentas
Podría parecer una obviedad, pero las cuentas de resultado deben cerrar al término del periodo para determinar cómo fue el resultado del ejercicio. Para que exista utilidad en el periodo, es necesario que los ingresos superen a los costos y gastos. Si sucede lo contrario, desgraciadamente se están presentando pérdidas en la empresa y es lo que nadie quisiera experimentar.
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Consejo 2: Revisar bien las cuentas
Al momento de hacer el cierre contable hay que revisar muy bien las cuentas de resultados: ingresos, gastos, costos de venta, costos de producción, cuentas de activos, cuentas de pasivos y patrimonio. Lo errores humanos se pueden entender, pero en esta tarea deberían de existir los menos si queremos información fiable.
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Consejo 3: La Cuenta de Patrimonio, la primordial en el balance
El resultado final de la cancelación de las cuentas se debe llevar a la cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida, lógicamente el patrimonio se verá afectado y disminuirá. Si sucede lo contrario, es decir si el resultado final es utilidad, la cuenta de patrimonio experimentará un incremento. Y eso es lo que todos buscamos y lo que hace que una empresa esté sana.
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Consejo 4: No olvidarse de realizar los ajustes necesarios en el cierre contable
¿De qué ajustes hablamos? Suelen ser la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios al stock o inventario. Es necesario que estos ajustes se hagan antes de cancelar las cuentas de resultado.
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Consejo 5: Elabora un cierre contable con el mínimo de errores
Todo mundo lo sabe: contar con una herramienta electrónica de gestión financiera como un ERP que sea el adecuado para tu empresa te puede ayudar a cometer un menor número de errores al elaborar tu cierre contable y vas a evitar dolores de cabeza y problemas a futuro con las autoridades fiscales, que ya sabemos andan muy activas en los últimos tiempos.
Sistema ERP, la mejor opción para tu cierre contable
Un sistema ERP cloud integra toda la información que tu departamento contable necesita para elaborar el cierre contable del periodo en una sola plataforma, haciéndolo de forma automática y concentrándolo toda en el mismo lugar (la nube) desde donde se puede conocer y procesar a cualquier hora y desde cualquier lugar. Este sistema evita los errores de captura, la pérdida de tiempo que lleva identificarlos primero y corregirlos después y minimiza el margen de error exponencialmente.
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